Configuratore di prodotto: l'offerta che arriva dopo undici giorni l'ha già firmata un concorrente

Il direttore commerciale aveva otto venditori, una ventina di agenti e un ufficio tecnico di sei persone che, oltre a progettare, preparava le offerte per le linee di nastri trasportatori che l'azienda costruiva sulle misure dei clienti. Un'offerta impiegava in media undici giorni lavorativi a uscire. Quando per la prima volta abbiamo messo in fila le offerte di un anno, è saltato fuori che sei su dieci passavano dal tavolo di un tecnico, ma solo una su sette conteneva davvero qualcosa di mai costruito prima: il resto erano varianti di larghezza, lunghezza e motorizzazione già fatte decine di volte. E i clienti che ricevevano l'offerta entro cinque giorni firmavano quasi il doppio degli altri. È il problema che un configuratore di prodotto dovrebbe risolvere, ed è anche quello che nessun configuratore risolve da solo.

Se la scena la riconosci, in questo articolo trovi il conto vero di quanto ti costa preparare le offerte a mano, il numero unico che ti dice se un configuratore ti farà vendere di più o ti farà solo vedere il prodotto in tre dimensioni, come si scrivono le regole che trasformano una scelta del cliente in un prezzo e in una distinta base, fino a che punto regge il foglio Excel con le macro, le tre cose diverse che i fornitori vendono tutte con lo stesso nome, le fasce di prezzo reali fra il modulo del gestionale che hai già, un prodotto in abbonamento e un sistema su misura, e la soglia in euro oltre cui la matematica cambia.

Scrivo software dal 1999 e di offerte tecniche ne ho viste nascere in molti modi: costruttori di macchine che rispondono a un capitolato di quaranta pagine, produttori di serramenti e arredi con migliaia di combinazioni di misure e finiture, aziende di quadri elettrici e impianti dove ogni offerta è un piccolo progetto, distributori tecnici con una rete di agenti che vorrebbe fare il prezzo dal tablet davanti al cliente. Ho anche costruito e venduto un prodotto software usato da molte aziende, e so che cosa vuol dire tradurre in regole il modo di lavorare di qualcuno che quelle regole non le ha mai scritte.

La cosa che ho imparato, e che nessun fornitore dice durante la dimostrazione, è questa: il numero che decide non è quante combinazioni il configuratore sa mostrare, è quante delle tue offerte oggi hanno bisogno di un tecnico per essere fatte. Il modello tridimensionale che ruota sullo schermo è la parte che si vende meglio e quella che fa guadagnare meno: fa bella figura in fiera, ma non accorcia di un giorno il tempo di risposta. I soldi stanno nelle offerte che un commerciale potrebbe fare da solo e che invece aspettano in coda sul tavolo dell'ufficio tecnico.

Che cos'è un configuratore di prodotto, e che cosa non è

Un configuratore di prodotto è il sistema che guida chi prepara l'offerta attraverso le scelte possibili di un prodotto variabile, impedisce le combinazioni che non si possono costruire e alla fine restituisce tre cose insieme: il prezzo, il documento d'offerta e la distinta base con cui la produzione costruirà davvero quello che è stato venduto. Serve a rispondere a una domanda sola, ma per ogni richiesta: quello che il cliente chiede si può fare, quanto costa e come si costruisce, senza che tre persone diverse debbano rispondere ognuna per la sua parte.

Sul mercato lo trovi con nomi diversi, e la confusione fa comodo a chi vende. Configuratore commerciale, configuratore tecnico, preventivatore, configuratore 3D, configuratore online, CPQ, che viene dall'inglese configure, price, quote. Sono cose che si sovrappongono solo in parte, costano cifre molto diverse e risolvono problemi diversi. Un visualizzatore che mostra il colore del rivestimento non sa niente di quale motore serve, e un foglio che calcola il prezzo non sa se quella combinazione esce dall'officina.

La differenza fra mostrare un prodotto e sapere se si può costruire

Quasi tutte le aziende che mi scrivono hanno già una parte del problema coperta. Hanno un listino, quasi sempre in Excel, con i prezzi dei componenti e dei ricarichi. Hanno il gestionale con le distinte degli articoli standard. Hanno il CAD dell'ufficio tecnico con i modelli delle macchine già fatte. E hanno una persona brava, a volte due, che conosce il prodotto a memoria, sa quali combinazioni funzionano e quali no, e ogni settimana risponde a decine di domande che cominciano con "si può fare se".

Il punto è che questi pezzi rispondono a domande diverse dalla tua. Il listino risponde a quanto costa il componente. Il gestionale risponde a come si costruisce un articolo già codificato. Il CAD risponde a com'è fatta una macchina già disegnata. La tua domanda è un'altra: questa combinazione, che nessuno ha mai ordinato esattamente così, si può costruire, a che prezzo e con quale margine, e come arriva in produzione senza che qualcuno la riscriva. Nessuno dei tre pezzi la vede, perché la risposta sta nelle regole che legano le scelte fra loro, e quelle regole oggi stanno nella testa della persona brava.

C'è poi il tempo, come sempre. La richiesta arriva il lunedì al commerciale, che il martedì la gira all'ufficio tecnico. Il tecnico la guarda il giovedì, perché mercoledì aveva un collaudo, e trova due informazioni che mancano. Il commerciale le chiede al cliente, il cliente risponde la settimana dopo, il prezzo lo conferma l'amministrazione perché l'acciaio è aumentato. Undici giorni. Nel frattempo il cliente ha chiesto altre due offerte, e la prima arrivata ha fissato il prezzo di riferimento con cui la tua verrà confrontata.

Le tre famiglie di aziende che lo cercano, e cercano cose diverse

Chi vende prodotti configurabili a catalogo. Serramenti, arredi, pompe, macchine modulari, quadri e armadi standard, componenti industriali con codici parlanti. Le varianti sono finite ma sono tante, a volte milioni di combinazioni. Il valore sta nella velocità di risposta, nell'eliminare le combinazioni sbagliate e nel dare autonomia alla rete vendita. Qui un configuratore ben fatto porta la quota di offerte che passano dal tecnico vicino a zero.

Chi costruisce su commessa partendo da una base che si ripete. Impianti, macchine speciali, linee di produzione, carpenterie. Ogni offerta ha una parte nuova, ma quasi sempre il settanta o l'ottanta per cento è fatto di moduli già costruiti. Il valore sta nel separare la parte che si ripete da quella nuova, così il tecnico lavora solo su quella nuova, e nel far arrivare la commessa in produzione con una distinta di partenza già giusta. Il legame con il costo vero della commessa è diretto, e l'ho trattato in software gestione commesse.

Chi vende attraverso rivenditori o direttamente online. Produttori con una rete di rivenditori, oppure clienti finali che configurano il prodotto da soli. Qui non c'è un commerciale che fa da filtro, quindi il valore sta negli ordini che arrivano già corretti, nelle telefonate che spariscono e, questa volta sì, nell'esperienza visiva, perché il rivenditore deve vendere davanti al suo cliente. È l'unico caso in cui il modello tridimensionale conta davvero.

Le tre famiglie comprano prodotti che si chiamano allo stesso modo e ne usano pezzi diversi. Prima di guardare qualsiasi dimostrazione decidi in quale stai. Gran parte di quello che segue vale per le prime due, dove l'offerta la prepara qualcuno della tua azienda; per la terza il numero che decide non è la quota tecnica ma la quota di ordini dei rivenditori che vanno corretti prima di entrare in produzione, e te lo segnalo dove cambia.

Il conto vero: quanto ti costa preparare le offerte a mano

Questo è il conto che quasi nessuno fa, perché nessuna di queste voci ha una riga nel bilancio: sono ordini che non arrivano, ore di tecnici e margine che se ne vanno dentro una media. Prendo come riferimento un costruttore da quattordici milioni di fatturato, settanta dipendenti, otto commerciali interni, venti agenti, un ufficio tecnico di sei persone, circa millecento offerte l'anno con un tasso di chiusura del venticinque per cento e un valore medio dell'ordine intorno ai cinquantamila euro. È una taglia molto comune fra chi mi scrive, e i numeri si scalano con buona approssimazione sul numero di offerte.

Un'avvertenza sul margine, perché tutto il conto dipende da lì. Quando si ragiona sugli ordini persi, non conta il fatturato: conta il margine di contribuzione, cioè quello che resta dopo materiali, lavorazioni esterne e ore dirette. Nelle aziende di questo tipo sta fra il venti e il trentacinque per cento. Uso il venticinque, per non gonfiare niente.

Le offerte perse perché sono arrivate tardi

È la voce più grossa e la meno visibile, perché un ordine perso non lascia traccia: il cliente semplicemente non richiama. Su millecento offerte, ogni punto di tasso di chiusura vale undici ordini, cioè cinquecentocinquantamila euro di fatturato e circa centoquarantamila euro di margine. Nella mia esperienza, portare il tempo di risposta da due settimane a due o tre giorni fa guadagnare fra uno e tre punti, e ne conto uno solo.

Non tutti gli ordini persi dipendono dalla velocità, e chi ti promette di raddoppiare le vendite con un configuratore non conosce il mestiere. Ci sono clienti che comprano solo sul prezzo, gare dove il tempo non conta, capitolati dove vince chi ha già un rapporto. Ma quasi sempre c'è una parte di clienti che sceglie il primo fornitore credibile che risponde, e quella parte la perdi ogni volta che l'offerta aspetta in coda.

L'ufficio tecnico che fa offerte invece di progettare

Nell'azienda di riferimento i sei tecnici passano circa il quaranta per cento del tempo sulle offerte: verificare fattibilità, dimensionare, scegliere componenti, rispondere al commerciale. Sono circa tremilaottocento ore l'anno, che a un costo pieno di quarantacinque euro l'ora fanno centosettantamila euro. Almeno metà di quel lavoro riguarda combinazioni già costruite, e un configuratore con le regole giuste lo toglie dal loro tavolo: fino a novantamila euro l'anno.

Il costo vero però non è l'ora del tecnico, è quello che il tecnico non fa mentre prepara offerte. Le commesse già vendute che partono in ritardo perché il progetto esecutivo aspetta, i miglioramenti di prodotto rimandati da due anni, il collaudo fatto di corsa. Nessuno lo mette nel conto, e sposta le consegne di tutta l'azienda.

Gli errori di configurazione che arrivano in produzione

Il motore scelto non regge il carico e lo si scopre al collaudo. L'opzione venduta non è compatibile con il telaio e lo si scopre in montaggio. La larghezza è stata trascritta dall'offerta all'ordine con uno zero in meno. Nell'azienda di riferimento succede su un ordine ogni venticinque, circa undici all'anno, e ognuno costa in media seimila euro fra materiale rifatto, ore di officina, trasferte e sconti concessi per scusarsi: fino a settantamila euro l'anno.

Questa è la voce che si abbatte con più certezza, perché la causa è sempre la stessa: la configurazione passa di mano in mano e viene riscritta a ogni passaggio. Quando le regole di compatibilità stanno nel sistema e la distinta esce dalla configurazione senza essere ribattuta, gli errori di questo tipo quasi spariscono. Restano quelli di progetto, che sono un'altra cosa.

Prezzi e sconti diversi per la stessa cosa

Due commerciali preparano un'offerta per la stessa configurazione a distanza di un mese e i prezzi differiscono dell'otto per cento. Un agente usa il listino di marzo, prima dell'aumento dell'acciaio. Un altro applica lo sconto massimo a tutti, perché è l'unico modo che conosce per chiudere. Nessuno lo fa per cattiveria: il listino è un file, le regole di sconto sono una mail di due anni fa, e il margine vero di ogni offerta non lo vede nessuno prima della firma. Mezzo punto di margine perso su quattordici milioni vale settantamila euro; ne conto fino a sessantamila.

C'è un effetto collaterale che vale più dei soldi: i clienti parlano fra loro. Il cliente che scopre di aver pagato più di un concorrente per la stessa macchina non lo dimentica, e la trattativa successiva comincia da lì.

I codici nuovi per varianti che esistevano già

Ogni offerta chiusa diventa un articolo nuovo nel gestionale, con una distinta copiata da un'altra simile e corretta a mano. Dopo dieci anni ci sono migliaia di codici che differiscono per una misura, distinte che nessuno sa più quale sia quella giusta, e un magazzino che tiene lo stesso componente sotto tre codici diversi. Nell'azienda di riferimento nascono circa trecento codici l'anno per combinazioni già costruite, e fra tempo di codifica, errori di prelievo e scorte doppie si arriva fino a trentacinquemila euro l'anno. Il collegamento con quello che hai a scaffale è diretto, e l'ho descritto in software gestione magazzino.

Il totale, per un'azienda con millecento offerte, sta fra i novanta e i trecentonovantacinquemila euro l'anno, e nessuna azienda prende tutte e cinque le voci al massimo. La forchetta è larga perché la variabile vera non è il numero di offerte: è quante di queste passano da un tecnico. Chi vende pochi prodotti con poche varianti sta in basso, chi vende macchine con centinaia di opzioni e un tecnico che risponde "dipende" sta in alto. Fai il conto con i tuoi numeri, anche a occhio, su un foglio solo. Se il tuo totale sta sotto i trentamila euro l'anno, il software non è il tuo problema più urgente, e più avanti ti dico qual è.

La quota di offerte che passa dall'ufficio tecnico: il numero che decide

Se dovessi tenere un solo numero di tutto l'articolo, terrei questo: quante delle offerte emesse negli ultimi dodici mesi hanno avuto bisogno di un intervento dell'ufficio tecnico per essere preparate. Lo chiamo semplicemente la quota tecnica. Decide tutto, perché ogni funzione di un configuratore di prodotto, dalle regole di compatibilità al calcolo del prezzo alla distinta generata, lavora per ridurre quel numero, e se non sai da dove parti non puoi sapere se il sistema che compri lo sta riducendo.

La ragione per cui questo numero conta più del numero di combinazioni, del modello tridimensionale e della grafica dell'offerta è che mette insieme in una cifra sola tutti i problemi di cui abbiamo parlato: il tempo di risposta, perché ogni passaggio al tecnico aggiunge giorni; le ore sottratte alla progettazione; gli errori, perché ogni passaggio di mano è un'occasione per riscrivere male. Ed è un numero difficile da truccare, perché un'offerta o è passata da un tecnico o non ci è passata.

Come si misura, in una giornata

Servono due cose. La prima è l'elenco delle offerte con data della richiesta, data di invio, famiglia di prodotto ed esito, che quasi certamente sta nel gestionale o nel sistema di gestione dei clienti. La seconda è la traccia dei passaggi all'ufficio tecnico, ed è quella che di solito manca: si ricostruisce dalle richieste interne, dalle mail con un oggetto riconoscibile, dal registro ore dei tecnici se lo tengono. Nel peggiore dei casi, si chiede ai tecnici di segnare a mano sull'elenco degli ultimi tre mesi quali offerte hanno toccato: lo sanno, e ci mettono un pomeriggio.

Se i dati stanno già in un database, la misura è una query. Questa è la forma che uso su SQL Server. I nomi delle tabelle nel tuo sistema saranno diversi, la sostanza no:

-- Quota di offerte con un passaggio dall'ufficio tecnico, per famiglia di prodotto
-- e giorni medi fra richiesta del cliente e invio dell'offerta, ultimi dodici mesi
SELECT o.FamigliaProdotto,
       COUNT(*) AS Offerte,
       SUM(CASE WHEN rt.IdOfferta IS NOT NULL THEN 1 ELSE 0 END) AS ConPassaggioTecnico,
       SUM(CASE WHEN rt.IdOfferta IS NOT NULL THEN 1 ELSE 0 END) * 100.0
         / COUNT(*) AS QuotaTecnicaPercento,
       AVG(DATEDIFF(DAY, o.DataRichiesta, o.DataInvio) * 1.0) AS GiorniMediRisposta
FROM Offerte AS o
LEFT JOIN (SELECT DISTINCT IdOfferta FROM RichiesteTecniche) AS rt
       ON rt.IdOfferta = o.IdOfferta
WHERE o.DataRichiesta >= DATEADD(MONTH, -12, CAST(GETDATE() AS date))
GROUP BY o.FamigliaProdotto
ORDER BY QuotaTecnicaPercento DESC;

Poi fai il secondo passaggio, ed è quello che dice la verità: per ogni offerta passata da un tecnico, chiediti se conteneva qualcosa di mai costruito prima. Chiamo i primi passaggi necessari, i secondi passaggi di abitudine. Un'offerta per una macchina con una larghezza già fatta cento volte, che passa dal tecnico perché il commerciale non si fida del foglio, è un passaggio di abitudine. La differenza fra la quota tecnica totale e la quota dei passaggi necessari è esattamente la parte che un configuratore può recuperare. Nell'azienda dei nastri trasportatori era sessantadue per cento contro quindici, e da sola valeva più del costo di qualunque software.

E c'è un terzo conto, il più convincente quando devi spiegare il progetto a un socio: dividi le offerte per fasce di tempo di risposta, da zero a tre giorni, da quattro a sette, da otto a quindici e oltre, e calcola il tasso di chiusura di ciascuna fascia. Se il tasso scende con i giorni, e quasi sempre scende, hai la prova che il tempo di risposta ti costa ordini, con i tuoi numeri e non con quelli di un fornitore.

Tre precisazioni, perché la misura è facile da falsare senza volerlo. Non escludere le offerte grandi perché sono speciali: sono proprio quelle dove un modulo ripetuto viene riprogettato da capo. Non contare solo le offerte registrate nel gestionale, perché gli agenti ne fanno una parte su un foglio proprio e la mandano per messaggio, e quelle sono spesso le più sbagliate. E misura per famiglia di prodotto, non in totale: quasi sempre c'è una famiglia configurabile al novanta per cento che trascina la media verso l'alto e una fatta tutta su progetto che la trascina verso il basso.

Nelle aziende che vendono prodotti variabili e non l'hanno mai misurata, il risultato sta spesso fra il quaranta e il settanta per cento. Per chi vende attraverso rivenditori la misura cambia forma ma non sostanza: il numero che decide è la quota di ordini arrivati dai rivenditori che vanno corretti o completati dall'ufficio interno prima di entrare in produzione, e lo scarto fra quella quota e zero fa il lavoro che qui fa la quota tecnica.

Le quattro soglie, e che cosa puoi fare a ciascuna

Sotto il venti per cento: il prodotto è già configurabile. Sei in minoranza, e hai già fatto il lavoro più difficile, anche se forse non lo sai: il tuo prodotto è modulare e le regole sono abbastanza chiare da stare in un foglio. Qui un configuratore ripaga soprattutto con la velocità di risposta, con gli errori di trascrizione che spariscono e con l'autonomia degli agenti. Puoi saltare buona parte di quello che segue e andare dritto alla scelta.

Dal venti al cinquanta per cento: le regole stanno nella testa dei tecnici. È la fascia più comune. Il prodotto è in gran parte modulare, ma le regole che dicono che cosa va con che cosa, e quando serve un motore più grande, non sono mai state scritte: le sa l'ufficio tecnico, e quindi ogni dubbio del commerciale diventa un passaggio. Scritte le regole, e messe in un sistema che le applica, la quota scende di solito al quindici o venticinque per cento entro un anno.

Oltre il cinquanta per cento: il problema è il prodotto, non il software. Con una quota così alta nessun configuratore fa miracoli, perché se ogni offerta è davvero un progetto non c'è niente da configurare. Il lavoro è un altro: sedersi con l'ufficio tecnico, prendere le ultime cento commesse e cercare i moduli che si ripetono, anche se ogni volta sono stati disegnati da capo. Quasi sempre ci sono, e il lavoro di modularizzare il prodotto vale più di qualunque sistema. Il software arriva dopo, e costa meno.

Mai misurato: non lo sai. È il caso più comune di tutti, e non è una colpa: le offerte stanno nel gestionale, i passaggi al tecnico stanno nella posta di qualcuno, e nessuno ha mai avuto il compito di metterli insieme. Il primo lavoro non è comprare un configuratore, è fare questa misura una volta, su dodici mesi o almeno su tre. Basta una giornata di una persona che conosca i dati, e il risultato cambia la conversazione con qualunque fornitore.

La regola pratica è una sola: prima di comprare un sistema che configura il tuo prodotto, procurati il numero che quel sistema dovrà far scendere, perché senza un punto di partenza nessuno potrà dirti se ha funzionato. I fornitori seri te lo chiedono loro. Quelli che non te lo chiedono ti venderanno il modello tridimensionale.

Le regole: dove il configuratore guadagna e dove non basta

Qui sta il cuore del mestiere, ed è la parte dove le dimostrazioni sono più ingannevoli. Nella dimostrazione il fornitore configura una bicicletta o una sedia: tre misure, cinque colori, due regole di compatibilità, e in un minuto esce un'offerta impaginata con la fotografia. È tutto vero. Poi il configuratore arriva al tuo ufficio tecnico, e il tecnico ti spiega che il motore dipende dalla larghezza, dalla lunghezza, dal carico e dall'inclinazione, che nel settore alimentare il telaio deve essere inox ma solo nelle parti a contatto, che oltre una certa lunghezza servono due motori e un quadro diverso, e che per la risposta a metà delle domande la parola giusta è "dipende".

La differenza fra un configuratore che mostra combinazioni e uno che produce offerte costruibili sta tutta nelle regole, e le regole sono il vero patrimonio della tua azienda, quello che oggi sta nella testa dell'ufficio tecnico e nelle formule di un foglio Excel. Un configuratore vale esattamente quanto le regole che conosce.

Le regole che un configuratore deve conoscere, altrimenti vende cose impossibili

La compatibilità fra le opzioni. Che cosa esclude che cosa, e che cosa richiede che cosa. Il rivestimento alimentare vuole il telaio inox, la versione per esterni esclude un certo tipo di motore, il comando remoto richiede il quadro con il modulo di rete. È il tipo di regola più semplice e quello che i configuratori gestiscono tutti; il problema è che raramente è scritto da qualche parte.

Il dimensionamento. Una scelta impone un'altra, spesso attraverso un calcolo. La larghezza e il carico decidono la potenza del motore, il peso decide la struttura, la portata decide la sezione dei tubi. Qui molti prodotti in abbonamento cominciano a faticare, perché le regole non sono più tabelle di compatibilità ma formule, e le formule dell'ufficio tecnico hanno eccezioni che nessuno ricorda finché non sbaglia.

I limiti costruttivi e normativi. Misure minime e massime, combinazioni che l'officina non sa fare, certificazioni che cambiano la costruzione, come le versioni per atmosfere esplosive o per il contatto con gli alimenti, e i requisiti per la marcatura CE. Un'offerta che promette una macchina fuori norma non è un'offerta aggressiva, è un problema che arriva dopo la firma.

Il prezzo. Listino per componente, ricarichi per famiglia, sconti per canale e per cliente, arrotondamenti, validità dell'offerta, adeguamenti alle materie prime. È la parte che tutti pensano di avere già nel foglio, e quella dove il foglio è più fragile, perché ogni aumento di un fornitore va riportato a mano in venti celle.

La distinta e il ciclo. Quali codici, in quali quantità e con quali lavorazioni escono da una configurazione. È la regola che trasforma un'offerta in qualcosa che la produzione può costruire, e quella che separa un preventivatore da un configuratore vero.

I documenti. L'offerta con le condizioni giuste, la scheda tecnica, un disegno di massima, la data di consegna. La data in particolare: un'offerta che promette sei settimane quando la produzione ne ha dieci di coda non è un errore del configuratore, ma il configuratore è il posto giusto per non farlo, come ho spiegato in software gestione produzione.

La distinta generata, e perché conta più del prezzo

Il prezzo si vede, e per questo tutti ci lavorano. La distinta non si vede, ed è lì che si perdono i soldi, perché una distinta sbagliata produce un'offerta con il prezzo giusto per una macchina diversa da quella che verrà costruita. Vale la pena vedere come funziona una regola scritta, perché rende evidente dove entra la decisione. Questo è un esempio in C# che compila e gira: verifica una configurazione di un nastro trasportatore, genera la distinta e calcola il prezzo con il ricarico.

using System;
using System.Collections.Generic;
using System.Linq;

public sealed record Configurazione(int LarghezzaMm, int LunghezzaMm, decimal PotenzaKw, bool Alimentare, bool TelaioInox);

public sealed record RigaDistinta(string Codice, string Descrizione, decimal Quantita, decimal CostoUnitario);

public static class ConfiguratoreNastro
{
    // Le regole di compatibilità e di dimensionamento: una violazione blocca l'offerta
    public static IReadOnlyList<string> Verifica(Configurazione c)
    {
        var errori = new List<string>();

        if (c.Alimentare && !c.TelaioInox)
        {
            errori.Add("Nel settore alimentare il telaio deve essere inox");
        }

        if (c.LarghezzaMm > 1200 && c.PotenzaKw < 2.2m)
        {
            errori.Add("Oltre 1200 mm di larghezza serve un motore da almeno 2,2 kW");
        }

        if (c.LunghezzaMm < 1000 || c.LunghezzaMm > 12000)
        {
            errori.Add("La lunghezza va da 1000 a 12000 mm");
        }

        return errori;
    }

    // La distinta esce dalla configurazione, senza essere ribattuta
    public static IReadOnlyList<RigaDistinta> Distinta(Configurazione c)
    {
        var metri = c.LunghezzaMm / 1000m;

        return new List<RigaDistinta>
        {
            new(c.TelaioInox ? "TEL-INOX" : "TEL-VERN", "Telaio al metro", metri, c.TelaioInox ? 410m : 180m),
            new("NAS-" + c.LarghezzaMm, "Nastro al metro", metri * 2m + 0.6m, c.LarghezzaMm * 0.09m),
            new("MOT-" + c.PotenzaKw.ToString("0.0"), "Motoriduttore", 1m, 350m + c.PotenzaKw * 240m)
        };
    }

    public static decimal Prezzo(IEnumerable<RigaDistinta> righe, decimal ricarico) =>
        Math.Round(righe.Sum(r => r.Quantita * r.CostoUnitario) * (1m + ricarico), 0);
}

Il punto interessante non è il codice, che è banale: è dove stanno le regole. In questo esempio stanno nel codice, e quindi le può cambiare solo uno sviluppatore. Va bene per spiegare, va male per lavorare: il giorno in cui l'ufficio tecnico decide che il limite non è più milleduecento millimetri ma millecento, deve aprire una richiesta e aspettare. Nei sistemi che funzionano le regole stanno in tabelle che l'ufficio tecnico modifica da solo, con una prova automatica che controlla che le offerte già fatte continuino a dare lo stesso risultato. Quando un fornitore ti dice che il suo prodotto gestisce regole complesse, le domande da fare sono tre: chi modifica una regola, quanto ci mette, e come si dimostra che la modifica non ha rotto le configurazioni già vendute.

E c'è un controllo che costa una giornata e che consiglio sempre: prendi gli ultimi cinquanta ordini prodotti, riconfigurali con il configuratore e confronta prezzo e distinta con quello che è stato costruito davvero. Se più di cinque ordini su cinquanta danno un risultato diverso, le regole sono sbagliate o incomplete, e ogni offerta che ne deriva è sbagliata con loro. È lo stesso principio della riconciliazione fra analitica e bilancio che ho descritto in software controllo di gestione, applicato alle offerte.

Fino a che punto regge il foglio Excel con le macro

Quasi tutte le aziende tecniche italiane hanno il file. È un foglio Excel con le macro, costruito in dieci anni da un tecnico che nel frattempo è andato in pensione o dal figlio del titolare durante l'università, con un foglio per il listino, uno per le opzioni e uno che stampa l'offerta. Non è un difetto: è uno strumento che costa niente, che l'azienda ha cucito addosso al suo prodotto e che spesso contiene più conoscenza di qualunque documento. Ho visto aziende che preparavano offerte meglio con quel file che altre con un sistema da centomila euro. Il punto non è se il file basti, ma quando smette di bastare, perché smette in modo silenzioso: non si rompe, comincia a costare qualcosa in più ogni mese, e nessuno se ne accorge.

Le cinque condizioni che lo fanno crollare

Quante persone preparano offerte. Fino a tre o quattro persone nella stessa stanza, il file regge: si parlano, si passano la versione giusta, si correggono a vicenda. Oltre le sei o otto, e soprattutto con agenti esterni che lavorano dal loro portatile, ognuno ha la sua copia e le offerte cominciano a divergere.

Il listino che cambia. Finché i prezzi cambiano una volta l'anno, aggiornare il file è un pomeriggio. Quando cambiano due o tre volte l'anno, come è successo a quasi tutti con acciaio, rame ed energia, ogni aggiornamento è un rischio, e l'offerta sbagliata di solito è quella al cliente più grande.

La persona che sa usarlo. Se il file lo sa modificare una persona sola, quella persona è il sistema. Il giorno in cui è in ferie nessuno aggiunge la nuova opzione, e se se ne va porta via le regole del tuo prodotto, perché stanno nelle sue formule e non in un documento.

Il passaggio in produzione. Finché l'offerta firmata diventa un ordine con due righe, riscriverla è poco lavoro. Quando diventa una distinta con quaranta codici da ribattere nel gestionale, ogni ordine è un'occasione di errore, ed è lì che nascono gli undici ordini sbagliati all'anno dell'azienda di riferimento.

Le versioni in giro. L'agente che usa ancora la versione di marzo, il commerciale che ha corretto una formula per un cliente e non l'ha detto a nessuno, la copia salvata sul desktop con il nome "definitivo nuovo". Quando per sapere qual è il file giusto bisogna chiedere, il file ha già smesso di funzionare.

La mia regola pratica: se soddisfi due di queste cinque condizioni, sei al limite e hai tempo per organizzarti. Se ne soddisfi tre o più, il file ti sta già costando più di un sistema, solo che il costo lo paghi in ordini persi, errori e ore di tecnici invece che in fatture. E aggiungo una cosa che nessun fornitore ti dirà: se le condizioni sono zero o una, resta dove sei, fai la misura della quota tecnica, scrivi le regole in un documento e rimanda la spesa di un anno.

Che cosa si porta via e che cosa si butta

Quando si passa a un sistema, il file non si butta: è la specifica migliore che hai. Le regole di compatibilità stanno nelle convalide delle celle, il dimensionamento sta nelle formule, i ricarichi stanno nelle tabelle nascoste, le eccezioni stanno nelle macro. Il primo lavoro serio di un progetto di configuratore è sedersi con chi ha costruito il file, o con chi lo usa di più, e leggerlo insieme riga per riga, scrivendo in italiano che cosa fa ogni formula e perché. Si scoprono regole che nessuno ricordava di avere, e qualche regola sbagliata da anni.

Quello che si butta sono le formule di cui nessuno sa più il motivo, le eccezioni per clienti che non comprano più da cinque anni e le opzioni che nessuno vende. Ogni regola va messa alla prova con gli ordini veri: se è giusta, il sistema la confermerà; se non lo è, hai trovato un errore che ti costava soldi. Se il nuovo configuratore si limita a riprodurre il file con una grafica più bella, hai comprato un file più caro.

Configuratore visuale, CPQ e gestionale: tre cose diverse con lo stesso nome

Le tre famiglie di strumenti hanno tre prezzi e tre ritorni diversi, e l'ordine in cui le metti insieme decide se funzionano. Le metto in fila con quello che coprono davvero, perché nei preventivi arrivano mescolate e confrontare due offerte diventa impossibile.

Il configuratore visuale e tridimensionale risponde a come appare il prodotto. Forme, colori, finiture, accessori, un modello che si ruota e si ingrandisce, a volte la realtà aumentata per vedere la macchina nel capannone del cliente. È la parte che si mostra meglio in fiera e sul sito, e per chi vende attraverso rivenditori o online conta davvero. Da sola però non sa se una combinazione si può costruire e non produce una distinta: mostra il prodotto, non lo configura.

Il configuratore tecnico commerciale, cioè il CPQ vero, risponde a se quella combinazione si può fare e quanto costa. Regole di compatibilità e di dimensionamento, prezzo con ricarichi e sconti, documento d'offerta, approvazione degli sconti oltre soglia e, nei sistemi migliori, la distinta generata dalla configurazione. È la parte che produce il risultato, e l'unica che lavora sulla quota tecnica.

Il gestionale e il sistema di gestione dei dati di prodotto rispondono a come si costruisce. Distinte base, cicli di lavoro, codici articolo, magazzino, ordine di produzione, e dove c'è un PLM le revisioni dei disegni. Quasi sempre esiste già, e conosce benissimo gli articoli fatti; conosce male quelli da configurare, perché ragiona per codici e un prodotto configurabile è per definizione un codice che non esiste ancora.

La sequenza che funziona, e quella che si vede in giro

La sequenza che funziona è: regole scritte e distinta modulare, poi configurazione con prezzo e offerta, poi collegamento con il gestionale, e il tridimensionale per ultimo, se serve. La sequenza che si vede in giro parte dal tridimensionale, perché è quello che si vede, che piace al titolare e che il reparto marketing chiede da anni, e produce un risultato tipico: un modello bellissimo che ruota sul sito, mostrato con orgoglio in fiera, che non ha tolto una sola offerta dal tavolo dell'ufficio tecnico. Il fornitore ha consegnato quello che aveva promesso, e la domanda iniziale, perché le nostre offerte ci mettono due settimane, è ancora senza risposta.

C'è un'eccezione onesta, ed è quando vendi soprattutto attraverso rivenditori o direttamente al cliente finale, con un prodotto a catalogo e regole semplici. In quel caso partire dal visuale con regole di base e ordine diretto costa poco e produce un effetto immediato. Ma il risultato va misurato con la quota di ordini che arrivano già corretti e con il tempo fra richiesta e ordine, non con il numero di configurazioni fatte sul sito.

Quanto costa un configuratore di prodotto: modulo, prodotto o su misura

Le cifre che seguono sono quelle che vedo nei preventivi delle aziende italiane fra i cinque e i cento milioni di fatturato. Non sono listini: sono l'ordine di grandezza con cui confrontare quello che ti arriva, e servono soprattutto a riconoscere il preventivo che è basso perché è incompleto.

Il modulo configuratore del gestionale che hai già

Molti gestionali per la manifattura hanno un modulo di configurazione, a volte chiamato configuratore di varianti o di articoli. Attivarlo costa fra i dieci e i quarantamila euro, quasi tutti di configurazione. Ha un vantaggio che conta: la distinta nasce direttamente dove vive, senza collegamenti da costruire. È la strada da valutare per prima se il tuo prodotto è configurabile a catalogo, le regole sono soprattutto di compatibilità e chi prepara le offerte lavora dentro l'azienda.

Il limite è quasi sempre l'uso. I moduli dei gestionali sono pensati per chi codifica articoli, non per chi vende: le regole di prezzo e di sconto sono povere, il documento d'offerta è quello del gestionale, e per un agente con il tablet davanti al cliente l'interfaccia è un ostacolo. Se la tua quota tecnica è bassa e le offerte le fa l'ufficio interno, va benissimo. Se le offerte le fa una rete di agenti, il modulo registra le configurazioni con grande precisione e nessuno lo usa fuori dall'ufficio.

Il prodotto CPQ in abbonamento

Sono i configuratori specializzati venduti in abbonamento, con motore di regole, prezzo, documento d'offerta, approvazioni e spesso un modulo tridimensionale a parte. Le fasce che vedo stanno fra i sessanta e i centocinquanta euro per utente al mese, secondo i moduli e il numero di utenti. Per dodici utenti, fra ufficio commerciale e tecnico, siamo fra i quindici e i ventimila euro l'anno di canone. A questo si aggiunge un avviamento fra i venti e gli ottantamila euro, e qui sta il punto.

L'avviamento è quasi tutto modellazione delle regole, ed è la voce che i preventivi comprimono per sembrare competitivi e che poi cresce, per due ragioni che si ripetono sempre: le regole vere sono il doppio di quelle raccontate nella prima riunione, e la distinta generata va collegata al gestionale, con codifiche che non coincidono. C'è poi un costo che continua: ogni nuova famiglia, ogni nuova opzione, ogni cambio di regola è un lavoro sul modello, che si fa internamente se il prodotto lo consente o si paga al fornitore. Le due domande da fare sono sempre le stesse: chi modella le regole dopo l'avviamento, e che cosa succede alle mie regole se dopo tre anni smetto.

Il su misura

Un configuratore costruito sul tuo prodotto parte dai quarantamila euro per una famiglia, cioè regole di compatibilità e dimensionamento in tabelle che l'ufficio tecnico modifica da solo, calcolo del prezzo con ricarichi e sconti, documento d'offerta e distinta inviata al gestionale. Arriva ai duecentomila con più famiglie, portale per i rivenditori, visualizzazione tridimensionale, collegamento con il CAD per generare i disegni di massima e calcoli di dimensionamento complessi. Va aggiunto il quindici o venti per cento l'anno di manutenzione, che tiene il sistema vivo quando cambi gestionale, quando entra una famiglia nuova o quando cambia una norma.

Ha senso in tre casi, e fuori da questi tre è quasi sempre uno spreco. Quando le regole del tuo prodotto sono il vantaggio competitivo, per esempio perché dimensioni le macchine con calcoli che nessun motore di regole in abbonamento esprime senza forzature. Quando la distinta generata deve entrare in un gestionale e in un CAD che nessun prodotto collega senza personalizzazioni che costano quanto costruire. E quando il gestionale che hai funziona e va tenuto, costruendogli intorno la parte che manca invece di sostituirlo, che è la situazione più frequente e la più sottovalutata.

La soglia, e la variabile che non è economica

La regola pratica che uso è questa: sotto i venticinquemila euro l'anno di spesa complessiva prevista, canoni e modellazione comprese, vince quasi sempre il prodotto o il modulo del gestionale. Sopra, il conto va rifatto, perché a quel livello il canone più la modellazione continua su cinque anni raggiunge il costo di costruire, e la differenza è tutta manutenzione, che paghi in entrambi i casi. Nel grafico, per una famiglia di prodotto e dodici utenti, il punto di pareggio cade fra il terzo e il quarto anno.

A quel punto conta una variabile che non è economica: quanto cambierà il tuo prodotto in cinque anni. Se prevedi di aggiungere famiglie, di aprire una rete di rivenditori, di entrare in un settore con norme diverse o di comprare un concorrente con il suo catalogo, la flessibilità di un sistema tuo vale il premio, perché ogni cambio in un prodotto è un lavoro di modellazione con i suoi tempi e i suoi limiti. Se il tuo catalogo è stabile da dieci anni, il prodotto è la scelta razionale e il su misura è un lusso.

Le domande da fare prima di firmare, e la prova delle dieci offerte

Le dimostrazioni dei configuratori di prodotto sono tutte convincenti, perché mostrano prodotti semplici con regole pulite e un'offerta impaginata in un minuto. Il modo per uscirne con informazioni vere è portare le tue offerte difficili e guardare come reagisce chi ti sta davanti. Sono tre settimane di lavoro, e valgono più di qualunque confronto fra schede tecniche.

Prima settimana: scegli le tue dieci offerte

Scegli una famiglia di prodotto, quella con più offerte, e prendi dieci offerte già chiuse dell'ultimo anno. Cinque ordinarie, di quelle che il commerciale sa fare quasi a memoria. Tre con una variante strana, che hanno richiesto una telefonata al tecnico. Una che è arrivata in produzione con un errore. E una che l'ufficio tecnico ha rifiutato perché non si poteva costruire. Per ciascuna tieni da parte il prezzo offerto, la distinta prodotta e, dove c'è stato, l'errore.

Queste dieci offerte hanno una proprietà utile: le prime cinque dicono se il configuratore fa il lavoro facile, le altre cinque dicono se conosce il tuo prodotto. Chi conosce il mestiere guarda quelle difficili per prime e ti fa domande. Chi conosce solo il suo prodotto configura le cinque facili e ti mostra il modello tridimensionale.

Seconda settimana: le domande uguali per tutti

Falle a tutti i fornitori nello stesso ordine, così le risposte si confrontano. Quanto costa in totale il terzo anno, con gli utenti e le famiglie che avrai fra tre anni. Chi modella le regole dopo l'avviamento, e quanto costa una giornata di modellazione. Come si esprime una regola di dimensionamento con un calcolo, non una tabella di compatibilità. Come arriva la distinta nel gestionale che ho, con nome e versione, e chi costruisce il collegamento. Come lavora un agente senza connessione, in un capannone dove il telefono non prende. Che cosa succede se dopo tre anni smetto, in che formato escono le mie regole e quanto costa l'estrazione. E se posso parlare con due aziende come la mia, senza il venditore presente.

Il momento più informativo è quando chiedi una cosa fuori copione e guardi come reagisce. Chi conosce il prodotto ti dice subito che quella regola non si esprime così e come si aggira. Chi non lo conosce promette, e poi manda una richiesta di sviluppo dopo la firma.

Terza settimana: la prova sulle offerte già fatte

Questa è la prova che consiglio sempre, e che quasi nessuno fa. Dai al fornitore le regole della famiglia, così come le racconta il tuo ufficio tecnico, e chiedigli di modellarla quanto basta per rifare le dieci offerte. Poi confronta prezzi e distinte con quelli veri, e fai verificare il risultato al tecnico che conosce meglio il prodotto: quante di quelle configurazioni si potevano davvero costruire così.

Non è una prova di funzionalità, è una prova di metodo: guardi quante domande ti fa prima di modellare, quali regole scopre che nessuno in azienda aveva mai scritto, e quanto ci mette. Chiedi anche che la modifica di una regola la faccia davanti a te una persona del tuo ufficio tecnico, non il fornitore. Se le dieci offerte tornano giuste e il tecnico riesce a cambiare una regola da solo, hai trovato il fornitore. Se non tornano, hai scoperto dove sta il problema prima di pagarlo, e il problema quasi mai è del motore di regole: è una regola che in azienda conosce una persona sola.

Le tre cose da sistemare prima di comprare qualsiasi cosa

Ci sono tre lavori che costano poco, si fanno in poche settimane e senza i quali qualunque configuratore di prodotto rende la metà: rendere modulare la distinta della famiglia di prodotto, scrivere le regole in una tabella, e scegliere i cinque numeri su cui si discute. Vanno fatti prima, non dopo, perché dopo il progetto è già partito e le regole le decide chi modella, cioè un consulente che il tuo prodotto non l'ha mai visto costruire.

La distinta modulare. Invece di un codice nuovo per ogni combinazione venduta, la famiglia di prodotto va descritta come un insieme di moduli e di varianti: il telaio in tre materiali, il nastro in otto larghezze, il motore in cinque potenze, il quadro in due versioni. Ogni offerta diventa una scelta di moduli, non un disegno. È il lavoro più impegnativo dei tre, richiede l'ufficio tecnico per qualche settimana, e produce da solo una parte del risultato, perché i codici duplicati smettono di nascere anche prima del configuratore.

Le regole scritte in una tabella. Compatibilità, dimensionamento, limiti e prezzo, scritti in italiano in un documento condiviso, una regola per riga, con l'esempio di un'offerta vera che la rispetta e una che la viola. L'ufficio tecnico le valida, il commerciale le legge, e a quel punto hai due cose: la specifica di qualunque configuratore, e un documento che da solo riduce i passaggi di abitudine, perché il commerciale smette di chiedere quello che adesso può leggere.

I cinque numeri su cui si discute. Scegli cinque indicatori e fermati lì per un anno. Nella maggior parte delle aziende che vendono prodotti variabili funzionano questi: quota tecnica per famiglia, giorni medi fra richiesta e offerta, tasso di chiusura per fascia di tempo di risposta, errori di configurazione ogni cento ordini, e scarto fra il margine offerto e quello consuntivato a fine commessa. Cinque numeri guardati ogni mese cambiano il modo di vendere; venti indicatori sul cruscotto non cambiano niente, e il secondo mese non li guarda nessuno.

Aggiungo un modo di partire che non è un lavoro ma una scelta: comincia da una famiglia sola, quella con più offerte e meno eccezioni, e falla girare per due mesi con l'ufficio commerciale interno prima di darla agli agenti. Le aziende che partono con tutto il catalogo e tutta la rete vendita insieme arrivano al terzo mese con gli agenti che sono tornati al file Excel e un ufficio tecnico che corregge le configurazioni del sistema. La seconda volta è molto più dura, perché a quel punto tutti sanno che quella cosa non ha funzionato.

Se il tuo totale delle cinque voci stava sotto i trentamila euro l'anno, ecco il tuo problema più urgente: sono questi tre lavori, non il software. Falli, rifai la misura della quota tecnica dopo sei mesi, e solo allora guarda i prodotti.

Da dove si comincia

Si comincia da un primo rilascio piccolo, perché un configuratore di prodotto non è un progetto informatico: è un progetto che sposta una decisione dall'ufficio tecnico all'ufficio commerciale, e le decisioni si spostano bene quando si spostano poche alla volta. Il primo rilascio che funziona quasi sempre è questo. Una famiglia di prodotto sola. Le regole di compatibilità e di dimensionamento in tabelle che l'ufficio tecnico modifica da solo. Il prezzo calcolato con i ricarichi e un limite di sconto oltre il quale serve un'approvazione. Il documento d'offerta. La distinta inviata al gestionale senza ribatterla. Un rapporto solo, il primo lunedì del mese, con la quota tecnica, i giorni medi di risposta e gli errori di configurazione del mese prima. Nient'altro.

Con quel perimetro sei operativo in qualche settimana con un prodotto, in due o tre mesi se costruisci su misura. Da quel momento la misura della quota tecnica la rifai ogni mese. Se scende, il progetto sta funzionando. Se non scende, il problema è nelle regole, nella distinta che non è ancora modulare o in un commerciale che non si fida del sistema, e nessuna funzione in più lo aggiusterà. Tutto il resto, gli agenti con il tablet, il portale per i rivenditori, il modello tridimensionale, i disegni generati dal CAD, si costruisce sopra regole di cui ti puoi fidare, e costa meno perché a quel punto sai che cosa ti serve davvero.

Il direttore commerciale dei nastri trasportatori, alla fine, non ha comprato niente per i primi due mesi. Ha fatto misurare la quota tecnica famiglia per famiglia, ha chiuso l'ufficio tecnico in una sala riunioni per tre pomeriggi a scrivere le regole dei nastri in una tabella, e ha fatto descrivere la distinta come moduli invece che come trecento codici. Il configuratore è arrivato dopo, costruito intorno al gestionale che l'azienda aveva già, per una famiglia sola e per l'ufficio commerciale interno. In sei mesi il tempo di risposta è sceso da undici giorni a due, e la quota tecnica dal sessantadue al ventuno per cento. Gli agenti l'hanno avuto al quarto mese. Il file Excel con le macro è ancora in una cartella condivisa, e nessuno lo apre.

Se stai facendo questo conto adesso e vuoi capire da che parte della soglia sei prima di spendere qualcosa, mandami due pagine: le tue famiglie di prodotto, chi prepara oggi le offerte e da quali sistemi escono prezzi, distinte e documenti, più i due numeri della prova, cioè la quota di offerte che negli ultimi dodici mesi è passata da un tecnico e i giorni medi fra richiesta e invio. In mezz'ora ti dico se il tuo è un problema di regole da scrivere, di distinta da rendere modulare, di prodotto in abbonamento, di modulo del gestionale che hai già o di su misura. Nei casi in cui il problema è il prodotto e non il software te lo dico lo stesso, perché un cliente che compra la cosa sbagliata torna arrabbiato. Puoi chiedere una consulenza per fare quel conto insieme, oppure guardare come lavoriamo sul software gestionale su misura.

Se invece stai ancora inquadrando il problema, tre letture che stanno intorno a questa. Quello che succede dopo la firma, cioè come la configurazione venduta diventa un piano di produzione con una data vera, sta in software gestione produzione. Il costo vero di ogni commessa, confrontato con il margine che avevi messo nell'offerta, sta in software gestione commesse. E se vuoi sapere quali famiglie di prodotto ti fanno guadagnare davvero prima di decidere da quale partire, la risposta è in software controllo di gestione.