Gestionale immobiliare: l'incarico scade, il contatto aspetta e il canone non si adegua

Il titolare di un'agenzia immobiliare del Nord-Est, venticinque addetti e tre milioni di fatturato fra provvigioni e commissioni di gestione, ha un rito che conoscono tutti: alle otto e mezza del lunedì apre tre cose, una dopo l'altra. Il foglio degli incarichi, dove una colonna in rosso dice quali scadono entro il mese. La casella che raccoglie i contatti dei portali, con quarantasette messaggi arrivati nel fine settimana. E il gruppo WhatsApp degli agenti, dove qualcuno ha scritto "il signor Ferrari vuole vedere la casa di via Mazzini, chi ce l'ha?". Tre incarichi sono scaduti giovedì. Diciannove contatti non hanno ricevuto risposta. Nessuno sa se la casa di via Mazzini sia ancora in vendita, perché sul secondo portale il prezzo è ancora quello vecchio.

Un gestionale immobiliare serve a togliere questo lunedì mattina, ma non tutti ne hanno bisogno, e chi ne ha bisogno spesso compra la cosa sbagliata. Trovi che cosa significa davvero questa parola e che cosa non è, i due numeri che dicono se ti serve o se basta un foglio condiviso tenuto meglio, il conto di quanto costa ogni anno gestire a mano annunci, contatti e scadenze, i controlli che non costano nulla, la differenza di prezzo fra prodotto, modulo e pezzo su misura, e la soglia oltre cui conviene costruire. Il caso che segue è un caso tipo, ricostruito da situazioni che ho visto in agenzie e in studi che gestiscono patrimoni di terzi, con i numeri arrotondati.

Una premessa onesta: ho costruito e venduto LegalDesk, un programma per studi legali dove una scadenza persa non è un fastidio ma un danno, e in ventisei anni di mestiere ho imparato che il problema di un'agenzia è lo stesso di uno studio. Non è l'attività che manca. È il filo che tiene insieme le scadenze, e che oggi sta nella testa di chi c'è quel giorno.

Che cos'è un gestionale immobiliare, e che cosa non è

Un gestionale immobiliare è un programma che tiene in un solo posto gli immobili, gli incarichi, i contatti, le visite, le proposte e i contratti di un'agenzia o di chi gestisce patrimoni di terzi, e ricorda a ciascuno che cosa deve fare e entro quando. Non è un portale di annunci, non è la contabilità e non è un semplice archivio di schede.

La ricerca raccoglie strumenti molto diversi, e chi sceglie quello sbagliato se ne accorge dopo sei mesi, quando in agenzia continuano a usare il foglio. Conviene separarli subito, perché ciascuno risolve un pezzo e ne lascia scoperti altri.

Il primo è il CRM immobiliare, il programma che organizza gli immobili in carico, i contatti dei clienti e le visite. Fa bene l'anagrafica, l'abbinamento fra chi cerca e chi vende e la pubblicazione degli annunci sui portali. Il punto di vista di chi vende e deve richiamare è lo stesso del gestionale CRM di cui ho scritto in generale: il valore sta nel non lasciare un contatto senza un prossimo passo.

Il secondo è il programma di pubblicazione sui portali, che manda gli annunci a più siti da un unico inserimento. È utile e spesso incluso nel CRM, ma risolve un problema solo: i dati uguali dappertutto. Non sa che l'incarico scade fra dieci giorni.

Il terzo è il gestionale delle locazioni e dell'amministrazione: contratti, canoni, incassi, registrazioni, rendicontazione ai proprietari. Serve a chi gestisce immobili di altri, e lì le scadenze sono fiscali e contrattuali, con le conseguenze che sanno tutti. Un archivio di contratti scritto bene somiglia a quello descritto nell'articolo sul gestionale dei contratti, con date, rinnovi e avvisi prima che sia tardi.

Il quarto è il programma per l'amministrazione condominiale, che è un altro mestiere, con le sue assemblee, i riparti e i bilanci. Se fai l'amministratore di condominio, la ricerca giusta è un'altra. Qui parliamo di agenzie e di chi gestisce patrimoni in locazione.

Il quinto, e quello che interessa a chi legge, è l'insieme di regole e di memoria che sta fra il momento in cui entra un immobile e quello in cui si chiude la pratica: chi lo segue, quando scade l'incarico, chi risponde ai contatti, che cosa è stato detto al cliente, quale prezzo è pubblicato dove, quando va adeguato il canone. Questo non è un modulo. È un processo, e ha un tempo, un costo e un tasso di errore che si possono misurare.

Incarico, annuncio, contatto, proposta, contratto: cinque oggetti, non uno

Nel parlare comune "la pratica" è tutto. Nel sistema conviene distinguere. L'incarico è il mandato del proprietario, con una durata, un prezzo e un'eventuale esclusiva. L'annuncio è la vetrina, che vive su più portali. Il contatto è una persona che chiede informazioni. La proposta è l'offerta scritta di un acquirente, con una scadenza di pochi giorni. Il contratto è l'affitto in gestione, con le sue date. Ognuno ha scadenze proprie, e quasi tutti i guai nascono quando si confondono in una sola riga di un foglio.

Che cosa deve saper fare, in una riga per funzione

Un sistema utile tiene insieme sei cose: la scheda unica dell'immobile, l'incarico con la sua data, la coda dei contatti con una regola di richiamo, la pubblicazione sui portali da quell'unica scheda, lo scadenziario dei contratti e il registro di chi ha detto che cosa a chi. Ogni prodotto del mercato fa bene due o tre di queste cose. Quasi nessuno le tiene tutte e sei nello stesso posto, e per la parte di gestione delle locazioni spesso si ferma alla contabilità.

Perché incarichi, contatti e contratti si perdono senza che nessuno sbagli

Nell'agenzia di cui parlo nessuno lavorava male. I quattordici agenti conoscevano le zone, i proprietari si fidavano e la segreteria rispondeva al telefono alla seconda squillo. Ogni singolo gesto era corretto. Quello che non funzionava era il numero di posti diversi in cui lo stesso immobile doveva essere ricordato.

Lo abbiamo seguito su un anno di dati. In portafoglio c'erano 400 immobili: 250 con un incarico attivo di vendita o di locazione e 150 contratti di locazione che l'agenzia gestiva per conto dei proprietari. Gli incarichi vivevano in un foglio condiviso, ma ogni agente teneva anche il suo, con le note vere. Gli annunci erano su cinque canali: tre portali, il sito dell'agenzia e una pagina sui social. I contatti arrivavano in due caselle, sul telefono dell'ufficio e sui telefoni degli agenti. I contratti avevano uno scadenziario in un file, aggiornato da una collega che a giugno era andata in maternità.

Ogni passaggio è una piccola scommessa sulla memoria. Un incarico che scade è una riga che diventa rossa solo se qualcuno guarda quel foglio il giorno giusto. Un prezzo ribassato è una modifica da rifare cinque volte, e al quarto portale ci si dimentica. Un contatto del sabato sera è un messaggio che resta lì fino al lunedì, quando un altro agente lo vede e pensa che ci abbia già pensato il collega.

I tre punti in cui il filo si spezza

Il primo è la scadenza che nessuno possiede. Un incarico ha una data, ma non ha un responsabile con un compito scritto: "richiamare il proprietario sessanta giorni prima, proporre il rinnovo, aggiornare il prezzo". Se il compito non esiste, lo fa chi se ne ricorda. Nel caso, il 18 per cento delle scadenze di incarico passava senza una telefonata prima della data, e quasi sempre l'immobile ricompariva presso un'altra agenzia.

Il secondo è il dato che vive in cinque copie. Il prezzo, i metri quadri, lo stato, la classe energetica, la disponibilità: ogni portale li ha per conto suo. Basta una modifica fatta su quattro portali per avere un immobile che costa 235.000 euro in un posto e 245.000 in un altro. E quando l'immobile è venduto, l'annuncio resta online finché qualcuno non gira per i cinque pannelli. In quei giorni l'agenzia riceve telefonate per una casa che non c'è più, e una persona dedicata spiega che è già stata venduta.

Il terzo è il contatto che nessuno richiama in tempo. Chi cerca casa scrive a tre agenzie nello stesso quarto d'ora. Risponde per primo chi richiama per primo, e non vince il prezzo. Nel caso il tempo mediano di primo richiamo era di 3 ore e 40 minuti, e solo il 31 per cento dei contatti riceveva una risposta entro l'ora.

Tutti e tre i punti si vedono in un giorno, se i dati stanno in un solo posto, e si vedono in un anno se stanno nella testa di venticinque persone. È questa la differenza che deve produrre un gestionale immobiliare: non far lavorare più in fretta gli agenti, ma far sì che l'immobile abbia una scheda sola, che ogni scadenza abbia un nome e che il filo non dipenda da chi c'è quel giorno.

Quanto costa ogni anno gestire annunci, contatti e scadenze a mano?

Nel caso dell'agenzia, la gestione a mano di annunci, contatti e scadenze costava circa 140.000 euro l'anno, il 4,7 per cento del fatturato. Il conto ha cinque voci, e conviene rifarlo con i propri numeri prima di parlare di software, perché i soldi sono quelli e la parte più grande non si vede in nessun bilancio.

Le premesse sono poche. L'agenzia aveva 25 addetti: 14 agenti, quattro persone per la gestione delle locazioni e l'amministrazione, tre di segreteria operativa e annunci, due titolari e due addetti all'accoglienza. Un'ora di lavoro costava in media 32 euro, tutto compreso. Una vendita portava in media 5.700 euro all'agenzia, dopo la quota dell'agente. I contatti dei portali erano 6.000 l'anno.

Gli incarichi lasciati scadere. Le scadenze di incarico erano circa 360 l'anno, perché i 250 incarichi attivi duravano in media poco più di otto mesi. Il 18 per cento, 65 incarichi, passava la data senza che nessuno richiamasse. Di questi, circa quattro su dieci, cioè 26, erano ancora rinnovabili: il proprietario voleva ancora vendere e avrebbe firmato. Un incarico rinnovato porta a una chiusura in un caso su quattro, e una chiusura vale 5.700 euro: circa 1.400 euro di valore atteso per incarico. Ventisei per 1.400 fanno 36.400 euro l'anno.

I contatti richiamati tardi. Su 6.000 contatti, il 69 per cento, cioè 4.140, riceveva risposta dopo più di un'ora. Chi viene richiamato entro l'ora fissa una visita nel 10 per cento dei casi, gli altri nel 6. Quattro punti su 4.140 sono 166 visite in meno. Ogni cento visite si chiudono circa tre operazioni: cinque operazioni, a 5.700 euro, fanno 28.500 euro l'anno.

Gli annunci aggiornati a mano. Su 250 immobili pubblicati, si facevano in media sei variazioni l'anno: prezzo, foto, descrizione, stato, trattativa, disponibilità. Sono 1.500 variazioni, ciascuna da rifare su cinque canali, a sei minuti l'una: 750 ore. Con una scheda unica ne servono circa 270, quindi 480 ore sono evitabili. A queste si aggiungono 120 ore l'anno di telefonate e spiegazioni per annunci con dati diversi o già venduti. Seicento ore a 32 euro fanno 19.200 euro l'anno.

Le scadenze dei contratti. Per 150 contratti in gestione, lo scadenziario in un file costava circa 450 ore l'anno fra controlli, ricerche di documenti e calcoli degli adeguamenti, e 300 sono evitabili: 9.600 euro. Poi c'è il prezzo vero, quello dei proprietari che se ne vanno. In un anno sette hanno tolto la gestione, citando un adeguamento dimenticato, una disdetta fuori termine o una registrazione in ritardo. Un mandato di gestione vale circa 550 euro l'anno di commissione e dura in media altri sei anni: 3.300 euro, per sette fanno 23.100. Il totale è 32.700 euro l'anno.

Il tempo perso a cercare. Sedici persone perdevano un'ora a settimana a cercare l'ultima versione di un incarico, chi avesse fatto una proposta, quale visita fosse già stata fissata. Un'ora per 46 settimane per sedici persone sono 736 ore: 23.600 euro.

Il totale è di circa 140.400 euro l'anno, il 4,7 per cento di 3 milioni. Due avvertenze oneste. La prima: 88.000 euro sono mancati guadagni, non spese, e il resto, 52.400, sono ore, che si recuperano solo se qualcuno le impiega per fare altro. La seconda: le voci si sovrappongono un poco, perché un contatto perso è spesso anche un tempo di ricerca. Se rifatto con i tuoi numeri il totale sta sotto l'1,5 per cento del fatturato, un gestionale immobiliare non è una priorità. Se supera il 3, quasi certamente lo è.

Come si rifà il conto in un pomeriggio

Servono cinque dati. Le scadenze di incarico dell'ultimo anno e quante sono passate senza richiamo, che si ricostruiscono dal foglio. I contatti dei portali, con l'ora di arrivo e l'ora della risposta, che i portali stessi conservano. Il numero di variazioni di annuncio, che si stima in un pomeriggio con le agenti di segreteria. Gli adeguamenti e le scadenze mancate sui contratti. E il margine medio di una vendita, che sa il commercialista. Il tempo vero è quasi sempre il doppio di quello che si pensa, e i contatti persi sono più di quelli ricordati, perché si ricordano solo quelli finiti presso un concorrente.

Qual è il numero che decide se serve un gestionale immobiliare?

Il numero che decide non è quanti immobili hai né quanti agenti, ma la quota di impegni con una data che vivono fuori da un sistema condiviso: richiami, scadenze di incarico, proposte in attesa, contratti da adeguare o disdire. Più è alta, più l'agenzia dipende dalla memoria di chi c'è quel giorno.

Si misura in mezz'ora. Un giorno qualunque prendi tutti gli impegni aperti con una data: gli incarichi che scadono nei prossimi sessanta giorni, i contatti da richiamare, le proposte in attesa, i contratti con un adeguamento o una disdetta in arrivo. Per ciascuno chiedi: dove si vede che esiste? Se la risposta è "nel sistema, con un nome e una data", conta come tracciato. Se è "nel mio foglio", "su WhatsApp", "lo so io", è a memoria. Nel caso, su 60 impegni aperti un giorno di settembre, 43 erano a memoria: il 72 per cento.

Le soglie che uso sono quattro. Sotto il 25 per cento la situazione è sotto controllo: ti basta un foglio condiviso, con una persona che lo guarda ogni mattina, e un calendario comune. Fra il 25 e il 50 il problema è di metodo: prima di scrivere codice serve decidere chi possiede ogni scadenza e dove si scrive. Fra il 50 e il 75 un sistema si ripaga, perché il ritardo è strutturale e nessuna disciplina lo elimina. Oltre il 75 l'agenzia vive di memoria: il lavoro più prezioso, quello di persone che conoscono i proprietari, è ricordare date.

Il secondo numero: il primo richiamo entro l'ora

Il secondo numero lo vede il cliente prima di ogni altro: la percentuale di contatti dei portali richiamati entro un'ora in orario di lavoro. Sopra il 70 per cento si lavora bene. Fra il 40 e il 70 il metodo si può migliorare con regole semplici di turno e di sostituzione. Sotto il 40 si perdono visite ogni giorno. Nel caso era il 31 per cento, con un tempo mediano di 3 ore e 40 minuti: qui il problema non era la volontà degli agenti, ma il fatto che nessuno sapesse a chi toccasse quel contatto.

Il terzo numero: gli incarichi che scadono senza una telefonata

Il terzo si ricava dall'archivio: la quota di incarichi in scadenza che non hanno ricevuto un richiamo almeno trenta giorni prima. Sotto il 5 per cento va bene. Sopra il 15 l'agenzia sta regalando incarichi ai concorrenti, e nel caso era il 18. Questi tre numeri sono semplici da leggere e dicono più di qualsiasi demo di un programma: se il primo è sotto il 25 e gli altri due sono buoni, il tuo problema non è il software.

Perché non basta contare gli immobili

Un'agenzia con 400 immobili ben organizzata sta meglio di una con 120 tenuti in un cassetto. La dimensione conta soltanto perché moltiplica gli impegni, e con loro le occasioni di dimenticarne uno. Il numero giusto non è la grandezza, è la quota di impegni a memoria.

Come si evita che un incarico in esclusiva scada senza che nessuno richiami?

Si evita dando a ogni incarico una data, un responsabile e una sequenza di compiti che partono da soli: richiamare il proprietario sessanta giorni prima, portare un'analisi dei contatti e delle visite trenta giorni prima, proporre il rinnovo con un prezzo rivisto. Se il compito esiste nel sistema, non dipende più da chi se ne ricorda.

L'incarico in esclusiva è il bene più prezioso di un'agenzia, perché è l'unico momento in cui il proprietario ha detto "vendi tu". Quando scade senza una telefonata, il proprietario fa quello che farebbe chiunque: chiede a un'altra agenzia come mai nessuno si è fatto sentire, e spesso firma altrove. Nel caso, i 26 incarichi persi in un anno valevano 36.400 euro, ma il danno è maggiore, perché con l'incarico si perde anche l'immobile e il passaparola del proprietario.

Una sequenza semplice funziona meglio di una complessa. Sessanta giorni prima della scadenza compare un compito per l'agente: telefonare al proprietario, riassumere cosa è successo in questi mesi. Trenta giorni prima, se non c'è stata la telefonata, il compito sale al responsabile di zona. Quindici giorni prima, al titolare. Non è un sistema di controllo dei dipendenti, è la stessa regola con cui un buon ufficio tiene i termini: chi ha l'impegno lo vede, e se non lo fa lo vede qualcuno che può aiutarlo.

Che cosa deve contenere la scheda dell'incarico

La scheda dell'incarico non è un contratto scansionato. Contiene la data di inizio e di fine, il tipo di incarico, esclusiva o no, il prezzo concordato e la data in cui è stato rivisto l'ultima volta, la percentuale di provvigione, chi lo segue e chi lo sostituisce se è assente. Contiene anche il numero di contatti, di visite e di proposte ricevute in questo periodo, perché è con quei numeri che si va dal proprietario. Dire "in tre mesi abbiamo avuto 41 contatti e 6 visite, e il prezzo va rivisto" fa rinnovare un incarico. Dire "ha scaduto, lo rinnoviamo?" no.

Le proposte d'acquisto: una scadenza breve che pesa

Una proposta ha una validità di pochi giorni, spesso sette o quindici. In quel tempo il proprietario deve rispondere, l'agente deve richiamarlo e l'acquirente deve sapere se è andata. Quando la proposta resta in un messaggio, la scadenza passa, l'acquirente si raffredda e l'affare si spegne senza che nessuno abbia detto no. La logica è la stessa dei preventivi, di cui ho parlato nell'articolo sul software di gestione dei preventivi: un documento con una data di validità e un compito di sollecito è molto più utile di un documento solo.

Il rinnovo come conversazione, non come formalità

Il sistema porta il compito, non scrive la conversazione. Quello che dice il proprietario, "non voglio ribassare", "ho cambiato idea", "mi serve vendere entro Natale", va scritto in due righe nella scheda, perché è l'informazione che l'agente successivo non può indovinare.

Come si richiama un contatto del portale entro un'ora, ogni volta?

Si richiama entro un'ora dando a ogni contatto, appena arriva, un proprietario e una scadenza: la persona di turno nella zona, con un sostituto se non risponde entro venti minuti. La regola conta più dello strumento. Senza una regola scritta, ogni contatto è del collega che sembra più vicino, cioè di nessuno.

Un contatto da portale costa all'agenzia fra 8 e 25 euro, fra abbonamento e costo per annuncio, e vale pochi minuti di attenzione di una persona che sta scrivendo a tre agenzie. Nel caso, i contatti arrivavano in due caselle di posta, sui telefoni di cinque agenti e al centralino. Quando uno di loro era in visita, il messaggio restava dov'era. Il lunedì mattina il titolare vedeva diciannove contatti senza risposta e non sapeva a chi chiedere.

La prima cosa da costruire è un elenco unico dei contatti, con l'ora di arrivo, il portale, l'immobile richiesto e la persona a cui è assegnato. Non è un programma sofisticato: è la stessa lista in cui un agente apre la mattina e un altro la sera. La seconda è una regola di assegnazione. Per zona, per turno, per tipo di immobile: ognuna funziona se è scritta e se qualcuno sa chi la cambia. La terza è il tempo: un compito che compare in rosso dopo trenta minuti, e sale al responsabile dopo un'ora.

Che cosa si scrive dopo la telefonata

Il contatto richiamato non è un contatto chiuso. Dopo la telefonata compare un esito: visita fissata, cerca altro, non risponde, non interessato. Con due righe di nota. Il valore sta nel fatto che il contatto di marzo, "cerca un trilocale con terrazzo, budget 280.000, vuole aspettare la vendita della sua casa", compare tre mesi dopo quando entra un trilocale con terrazzo. Quasi tutte le agenzie hanno questi dati nelle teste degli agenti, e quando l'agente se ne va, se ne vanno con lui.

Il caso del contatto che scrive a tre agenti

Capita che lo stesso acquirente scriva a due colleghi su due annunci diversi. Se non c'è un elenco unico, richiamano entrambi, e il cliente si fa un'idea poco professionale dell'agenzia. Un controllo sul numero di telefono o sull'email segnala il doppione e lo assegna al primo che ha risposto.

Le regole minime che bastano in un mese

Un elenco unico. Un turno scritto. Un tempo massimo di venti minuti prima che il contatto passi al sostituto. Un esito obbligatorio dopo ogni chiamata. Il resto, i punteggi dei contatti, le campagne automatiche, i messaggi in serie, viene dopo, e solo se i numeri dei primi richiami sono già buoni. Un messaggio automatico di conferma "abbiamo ricevuto la richiesta" non sostituisce la telefonata, e il cliente lo capisce subito.

Come si pubblica un immobile una volta sola su cinque portali?

Si pubblica una volta sola tenendo i dati dell'immobile in un'unica scheda e facendo partire da lì gli annunci verso ogni portale, che li riceve in un formato concordato. Le correzioni si fanno nella scheda, una volta, e arrivano dappertutto. Il prezzo non può più essere diverso da un portale all'altro.

I portali immobiliari accettano gli annunci in due modi: l'inserimento a mano sul pannello e il caricamento automatico da un programma gestionale, con un flusso di dati in un formato condiviso. Quasi tutti i portali principali offrono il secondo, e quasi tutti i programmi di gestione per agenzie lo usano. Se la tua agenzia inserisce ancora a mano su tre o quattro pannelli, la prima cosa da fare è chiedere a ciascun portale come si collega un programma, e quanto costa. Spesso è già incluso nell'abbonamento.

La scheda dell'immobile deve avere i dati che i portali chiedono, e qualcuno in più che serve all'agenzia. Tra i primi ci sono tipologia, superficie, locali, piano, stato, prezzo, indirizzo con il grado di precisione che il proprietario ha accettato, le foto e, per legge, i dati dell'attestato di prestazione energetica: la classe e l'indice devono comparire nell'annuncio. Tra i secondi, l'incarico con le sue date, il proprietario, le note riservate, la storia dei prezzi. Una scheda che mescola i due livelli è pericolosa: le note riservate non devono mai arrivare sul portale.

Che cosa succede quando l'immobile si vende

Il momento più delicato non è la pubblicazione, è il ritiro. Quando un immobile passa a "venduto" o "in trattativa", l'annuncio deve sparire o cambiare stato su tutti i portali nella stessa ora. Con cinque pannelli diversi, il ritiro completo richiede in media una giornata, e in quella giornata arrivano contatti per una casa che non c'è. Nel caso erano circa 85 contatti l'anno, ciascuno con una telefonata di spiegazione.

Le foto, le descrizioni e il tempo dei back office

Le foto e le descrizioni sono la parte più lunga. Nell'agenzia tre persone di back office preparavano gli annunci, e il lavoro non era l'inserimento sul portale ma il ritaglio delle foto, la scrittura dei testi e l'adeguamento ai formati diversi dei canali. Con una scheda unica le foto si caricano una volta, in un formato, e un programma le adatta a ciascun portale.

Dati puliti: il problema che il programma non risolve

Prima di collegare i portali, i dati devono essere puliti. Se la superficie è calcolata in tre modi diversi, se le classi energetiche non sono aggiornate, se i prezzi sono quelli di sei mesi fa, il programma li pubblica ugualmente, e più in fretta. Nel caso, per ripulire 250 schede ci sono voluti due giorni di lavoro di una persona di segreteria e un pomeriggio con ciascun agente per i casi dubbi. È la fatica che si fa una volta e che nessun software fa al posto tuo.

Come si tengono sotto controllo le scadenze dei contratti di locazione?

Si tengono sotto controllo con uno scadenziario che per ogni contratto calcola da solo le date che contano, registrazione, annualità, adeguamento del canone, disdetta e fine, e manda un avviso sessanta e trenta giorni prima a chi ha il compito. La verifica delle regole la fa il commercialista, ma la data non deve più dipendere dalla memoria di una collega.

Chi gestisce immobili di altri vive di scadenze, e ogni scadenza ha un costo preciso quando si manca. Le regole in generale sono queste, da verificare caso per caso con un commercialista o un consulente fiscale, perché cambiano nel tempo e dipendono dal tipo di contratto. Un contratto di locazione si registra entro trenta giorni dalla stipula. Se non si opta per la cedolare secca, l'imposta di registro di ogni annualità si paga entro trenta giorni dalla scadenza dell'annualità. Con la cedolare secca l'imposta annuale non si paga, ma il locatore rinuncia agli aggiornamenti del canone, compreso quello legato all'inflazione, e deve comunicare l'opzione al conduttore con una lettera. L'adeguamento ISTAT, dove il contratto lo prevede, va chiesto: non scatta da solo, e vale dal momento della richiesta.

Poi ci sono i termini di preavviso. In molti contratti abitativi la disdetta alla prima scadenza va comunicata sei mesi prima, in molti contratti per uso commerciale dodici. Se il termine passa, il contratto si rinnova, e il proprietario che voleva vendere l'immobile libero lo ritrova affittato per altri anni. Nel caso, sette proprietari hanno tolto la gestione citando proprio una di queste date mancate.

Che cosa deve calcolare lo scadenziario

Per ogni contratto il sistema tiene la data di decorrenza, la durata e il tipo, l'opzione sulla cedolare, il canone e la data dell'ultimo adeguamento, il termine di disdetta e il conduttore. Da qui calcola le date e crea i compiti: "richiedere l'adeguamento ISTAT al conduttore entro il 15 marzo", "pagare l'annualità entro il 30 aprile", "proporre al proprietario la scelta sulla disdetta entro il 31 maggio". Il calcolo non è difficile, ma è fatto di eccezioni, e per questo conviene scriverlo una volta e fargli fare il lavoro ogni giorno.

Il legame con la contabilità

Il programma contabile, quello che emette ricevute, registra gli incassi e rendiconta ai proprietari, resta dov'è. Non si sostituisce, si affianca. Lo scadenziario gli passa le date e gli importi aggiornati, e riceve gli incassi per sapere chi è in ritardo. Un contratto che ha uno scadenziario, un archivio dei documenti e la contabilità che parlano fra loro è quello descritto nell'articolo sul gestionale dei contratti, applicato alle locazioni.

Una lezione da uno studio legale

In LegalDesk, il programma per studi legali che ho costruito, la regola era che nessuna scadenza poteva esistere senza un responsabile, e che il responsabile veniva avvisato prima e di nuovo prima ancora che fosse urgente. La stessa logica vale per un contratto di locazione. Il giorno in cui scatta la scadenza non è il giorno in cui si lavora: si lavora quaranta giorni prima, e il sistema serve a farlo comparire sullo schermo di qualcuno.

Quanto costa un gestionale immobiliare: prodotto, modulo o su misura?

Un gestionale immobiliare costa da 3.000 a 30.000 euro l'anno se è un prodotto già pronto, da 4.000 a 15.000 euro se è il modulo di un gestionale che hai già, e da 30.000 a 65.000 euro più la manutenzione se è un pezzo su misura. Il prezzo dipende da quante persone lo usano e da quante regole tue deve conoscere.

Il prodotto già pronto, cioè un programma per agenzie che si paga a canone per utente, costa di solito fra 60 e 100 euro al mese per persona. Per venticinque utenti sono circa 25.000 euro l'anno, con un avviamento fra 1.000 e 8.000 euro. È la strada giusta per le piccole agenzie, perché ha già l'elenco dei contatti, la scheda dell'immobile e il collegamento ai portali. I limiti sono due: le regole che sono solo tue, come la sequenza di richiamo di un incarico o le scadenze di gestione, si adattano male; e l'archivio dei dati sta da un'altra parte, con le condizioni di chi vende il prodotto.

Il modulo del gestionale che hai già, se il tuo programma di contabilità e di gestione delle locazioni ne ha uno per gli immobili, costa fra 4.000 e 15.000 euro fra licenza e configurazione. Fa bene le locazioni e la contabilità, meno bene la parte commerciale: contatti, richiami, incarichi in vendita. Spesso è il punto di partenza per la parte di gestione dei contratti.

Il pezzo su misura si affianca a quello che c'è: tiene la scheda unica, l'elenco dei contatti con le regole di richiamo, lo scadenziario degli incarichi e dei contratti, e passa i dati puliti ai portali e alla contabilità. Nel caso costava 45.000 euro, più il 15 per cento l'anno di manutenzione. Un sistema completo costruito da zero, con portali, amministrazione e portale per i proprietari, sta fra 110.000 e 200.000 euro e ha senso per gruppi di una certa dimensione, non per un'agenzia da venticinque persone.

La soglia, con i numeri

Il pezzo su misura costava 45.000 euro e 6.750 l'anno di manutenzione: in cinque anni, 78.750 euro. Il risparmio dipende da quanto si recupera. Contando soltanto le 52.400 euro di ore, e ammettendo che la metà diventi valore reale, il risparmio era di 26.200 euro l'anno, cioè 65 euro per immobile. In cinque anni, il pezzo si ripaga oltre i 240 immobili. Aggiungendo il 40 per cento dei mancati guadagni recuperati, 35.200 euro, il risparmio sale a 61.400 euro l'anno, 153 per immobile, e la soglia scende a circa 100 immobili. Con 400 immobili, il pezzo si ripaga in circa quindici mesi.

Sotto i cento immobili, o sotto gli otto o dieci addetti, la soglia non si raggiunge: bastano un prodotto o, prima ancora, un foglio condiviso con una regola e una persona che lo guarda. Le ipotesi sono prudenti ma sono ipotesi, e vanno rifatte con i tuoi numeri. Chi sta valutando se prendere un pacchetto o far costruire qualcosa su misura trova il ragionamento più ampio nell'articolo sul gestionale aziendale, pacchetto o su misura.

Le domande da fare a chi ti propone un prodotto

Chiedi se i dati sono tuoi e come si esportano in un formato leggibile. Chiedi quali portali sono collegati e con quale tipo di aggiornamento, e quanto costa ciascun collegamento. Chiedi se le sequenze di richiamo e gli avvisi sui contratti si configurano o richiedono un intervento a pagamento. Chiedi come si fa a uscire, e quanto tempo ci vuole. E chiedi di vedere, nella demo, il tuo caso peggiore: l'incarico che scade, il contatto del sabato sera, il contratto con la cedolare.

Dove l'intelligenza artificiale aiuta in un gestionale immobiliare, e dove no

L'intelligenza artificiale aiuta a preparare: scrivere la bozza di un annuncio dalle caratteristiche dell'immobile, riassumere una telefonata, proporre gli immobili adatti a un contatto, segnalare un contratto con una clausola insolita. Non deve decidere prezzi, condizioni o promesse. Prepara, e una persona controlla e firma.

Il primo uso utile è il testo dell'annuncio. Dalla scheda, con superficie, locali, piano, stato e punti di forza, un modello scrive una bozza in italiano corretto, nel tono dell'agenzia. L'agente la legge, toglie ciò che non è vero e la pubblica. Nel caso, il lavoro dei tre addetti di back office sui testi si è dimezzato. La regola è semplice: il modello non inventa caratteristiche che non ci sono. Se la scheda non dice "balcone", l'annuncio non lo dice.

Il secondo è l'abbinamento fra chi cerca e cosa c'è. Un contatto che scrive "cerco un trilocale vicino alla stazione, massimo 250.000" ha un profilo che il sistema confronta con il portafoglio, e propone all'agente tre immobili da mostrare. Il terzo è il riassunto delle conversazioni: una chiamata di dieci minuti diventa due righe nella scheda, che l'agente corregge. Il quarto è la lettura di documenti: un contratto di locazione scansionato, da cui il modello estrae date, canone e clausole, che una persona verifica prima che vadano nello scadenziario.

Dove non deve decidere

Il prezzo di un immobile è una stima professionale, con conoscenza della zona, e in alcuni casi richiede una perizia: un modello può dare un'indicazione dai dati, ma non è una valutazione. Una promessa a un cliente, un'offerta al proprietario, una risposta a una contestazione: restano di una persona. E il calcolo di una scadenza non lo fa un modello che stima. Lo fa una regola scritta, controllata e provata, perché una data verosimile ma sbagliata è peggio di nessuna data.

I dati delle persone

I contatti sono dati personali, e il trattamento ha regole precise: chi ha scritto per chiedere informazioni su un immobile non ha autorizzato di ricevere messaggi di marketing, e i dati non vanno mandati a servizi esterni senza sapere dove vanno a finire. Quando si usa un modello, si sceglie un servizio con un contratto che escluda l'uso dei dati per l'addestramento e si manda solo ciò che serve. Non è un freno, è la stessa attenzione che chiedi a un collaboratore.

Il criterio per distinguere

Se l'errore si vede subito e costa poco, come un testo da correggere, il modello va bene. Se l'errore si vede tardi e costa molto, come una data o un prezzo, decide una regola e controlla una persona.

Quali errori evitare quando si cambia il modo di lavorare di un'agenzia?

I cinque errori più costosi sono: scegliere il programma prima del metodo, caricare dati sporchi, non coinvolgere gli agenti, voler sostituire tutto in una volta e non misurare prima. Si evitano decidendo prima chi possiede ogni scadenza e partendo dal pezzo che fa perdere più soldi.

Il primo è scegliere il prodotto prima del metodo. Si guardano tre demo, si sceglie quella con i colori più belli e solo dopo ci si chiede chi richiama i contatti. Il prodotto non cambia il metodo: lo rende più veloce, buono o cattivo che sia. Il secondo è caricare dati sporchi: 400 schede con superfici calcolate in tre modi, proprietari con tre numeri di telefono, contratti senza la data dell'ultimo adeguamento. Il programma funzionerà, e mostrerà cose sbagliate con un'aria autorevole.

Il terzo è non coinvolgere gli agenti. Gli agenti lavorano a provvigione, il loro tempo è denaro, e un sistema che chiede di scrivere cinque campi in più, senza dare nulla in cambio, non verrà usato. La prova di un buon sistema è che l'agente apre il programma perché gli serve: vede i contatti da richiamare, gli abbinamenti, le scadenze dei suoi proprietari. Se lo apre solo perché glielo chiede il titolare, dopo un mese è tornato al suo foglio.

Il quarto è voler fare tutto subito: portali, contratti, contabilità, portale per i proprietari. Più il progetto è grande, più tempo passa prima che qualcuno ne veda l'effetto, e più è facile che l'entusiasmo si spenga. Il quinto è non misurare prima. Senza i tre numeri di partenza non si sa se il sistema ha funzionato, e il primo che dice "non serviva" avrà ragione, perché nessuno potrà dimostrare il contrario.

Il passaggio dal vecchio al nuovo

Per un mese si lavora in doppio: il foglio resta, ma ogni novità si scrive anche nel sistema. Quando i numeri combaciano, il foglio si archivia. Non si cancella nulla: la storia di un incarico o di un proprietario è un bene dell'agenzia, e vale più di quanto sembri quando un agente se ne va.

Chi comanda il dato

Per ogni informazione deve esserci un posto in cui si scrive e uno solo. Il prezzo di un immobile si cambia nella scheda, non sul portale. Un contratto si aggiorna nello scadenziario, non in un messaggio. Quando si accetta una correzione fatta altrove, il sistema ha già perso.

Il costo dei piccoli rinvii

Ogni mese in cui non si cambia, nel caso, costa circa 11.700 euro, cioè un dodicesimo dei 140.400. Non significa che bisogna correre. Significa che "ne parliamo il mese prossimo" ha un prezzo, e che conviene scegliere la data di partenza invece di aspettare che sia il lunedì mattina a deciderla.

Da dove si comincia: il primo rilascio in trenta giorni

Si comincia dal pezzo che costa di più e si finisce in un mese: la scheda unica con gli incarichi e le loro scadenze, e l'elenco dei contatti con la regola del primo richiamo. Sono le due voci più grandi, 64.900 euro su 140.400, e si vedono già alla fine della prima settimana.

La prima settimana serve a misurare e a ripulire. Si calcolano i tre numeri di partenza: la quota di impegni a memoria, il primo richiamo entro l'ora, gli incarichi scaduti senza telefonata. Si ripuliscono le 250 schede degli incarichi attivi, una persona di segreteria e un pomeriggio con ciascun agente. Si decide chi possiede ogni scadenza e chi sostituisce chi.

La seconda settimana si carica la scheda unica e si fa partire lo scadenziario degli incarichi con i tre avvisi a sessanta, trenta e quindici giorni. La terza si attiva l'elenco dei contatti con l'assegnazione per zona e per turno, e il compito che sale al responsabile dopo un'ora. La quarta settimana si lavora in doppio e si guardano i numeri: i contatti richiamati entro l'ora, gli incarichi con un compito aperto, le schede incomplete.

Che cosa si lascia per dopo

Si lasciano per dopo la pubblicazione automatica sui portali, se il prodotto che usi ha già un collegamento che funziona, e lo scadenziario dei contratti, che è un secondo rilascio di due o tre settimane. Si lasciano per dopo anche i punteggi, le campagne e i messaggi automatici. Non perché siano inutili, ma perché producono valore solo su un elenco che funziona.

Come si misura che ha funzionato

Dopo trenta giorni si rifanno i tre numeri. Se la quota a memoria è scesa sotto il 40, se i primi richiami entro l'ora superano il 60 e se nessun incarico è scaduto senza una telefonata, il primo rilascio ha funzionato, e gli altri si pianificano sapendo che cosa vale ciascuno. Se i numeri non si sono mossi, il problema è di metodo o di abitudine, e conviene saperlo prima di spendere di più.

Che cosa chiedere a chi lo costruisce

Chiedi di vedere un rilascio piccolo in un mese, non un piano di un anno. Chiedi che i dati restino tuoi, in un formato che puoi esportare. Chiedi chi risponde quando una data non scatta, e in quanto tempo. E chiedi che il sistema si possa spegnere senza perdere l'archivio, perché la fiducia nasce dal sapere che si può uscire.

E se il numero dice che non è il tuo problema?

Può darsi che, fatta la misura, la quota di impegni a memoria sia sotto il 25 per cento, che i contatti ricevano risposta entro l'ora nel 70 per cento dei casi e che nessun incarico scada senza una telefonata. È una buona notizia, e vale la pena dirlo chiaramente: in quel caso un gestionale immobiliare su misura non ti serve, e chi ti dice il contrario ti sta vendendo qualcosa.

In quel caso il collo di bottiglia, se c'è, è quasi sempre altrove. Se i contatti arrivano ma le visite non si trasformano in proposte, il problema è nel prezzo, nella selezione degli immobili o nel modo di condurre la visita, e un programma non lo risolve. Se gli incarichi si rinnovano ma gli immobili restano invenduti per un anno, il problema è la valutazione iniziale, spesso gonfiata per ottenere la firma. Se i contratti sono pochi e grandi, trenta o quaranta locali commerciali di valore, non serve un sistema: serve una persona che li segua uno per uno.

E c'è un caso in cui il software non è la risposta nemmeno con numeri brutti: quando i dati di partenza sono tali che nessun programma potrebbe usarli, con proprietari che non rispondono, immobili senza documenti e contratti mai registrati correttamente. Lì il problema è la regolarità, e un programma aiuta soltanto se prima l'hai sistemata, spesso con l'aiuto di un professionista.

Se sei arrivato fin qui, probabilmente hai in mente il tuo lunedì mattina. Prima di guardare qualunque dimostrazione, prendi gli ultimi sessanta impegni con una data che hai aperto e scrivi, per ciascuno, dove si vede che esiste. Poi guarda gli incarichi scaduti nell'ultimo anno e conta quanti hanno ricevuto una telefonata prima della scadenza. Se più di metà degli impegni sta fuori da un sistema condiviso, o se più di un incarico su dieci è scaduto in silenzio, hai già la risposta. Il resto è un progetto, non una scelta di prodotto.

Se vuoi un secondo sguardo sul tuo caso, la strada è la consulenza software, e quando la soluzione giusta è un pezzo costruito attorno al tuo modo di lavorare lo trovi spiegato nella pagina sul software su misura. Per il metodo con cui si legge il margine di un'azienda intera, dall'alto, c'è l'articolo sul software per il controllo di gestione.