Software gestione commesse: perché non sai quanto hai guadagnato su un lavoro chiuso sei mesi fa

La commessa è chiusa da cinque mesi. Il cliente ha pagato, il collaudo è andato bene, e in azienda tutti la ricordano come un buon lavoro. Poi il commercialista chiude il bilancio, il margine dell'anno è la metà di quello previsto, e nessuno sa dire quale delle undici commesse dell'anno l'abbia mangiato. Il sospetto cade sempre sulla stessa, quella che è andata lunga, ma è solo un sospetto: i numeri per dimostrarlo non ci sono.

Se la tua azienda lavora su commessa, questa scena la conosci. In questo articolo trovi il conto vero di quanto ti costa non sapere il margine mentre il lavoro è ancora aperto, i quattro numeri che un software gestione commesse deve darti e in quanto tempo, il punto preciso in cui questi progetti falliscono, le fasce di prezzo reali fra un prodotto in abbonamento e un gestionale su misura, e la soglia in euro oltre cui la matematica cambia.

Scrivo software da ventisei anni e buona parte di questo tempo l'ho passata dentro aziende che lavorano a progetto: carpenterie, impiantisti, aziende di automazione, produttori di macchine speciali, studi tecnici. Ho visto aziende da otto milioni di fatturato consuntivare le commesse su un foglio di calcolo che apriva una persona sola, e ho visto aziende da due milioni comprare una piattaforma di project management da trentamila euro l'anno per usarla come elenco di attività.

La cosa che ho imparato, e che nessun fornitore ti dirà durante la dimostrazione, è questa: in un software di commessa il numero che vale non è il consuntivo, è il margine a finire: quanto guadagnerai su questo lavoro se da qui alla fine va come sta andando adesso. Il consuntivo è un'autopsia. Ti dice di che cosa è morto il paziente, e arriva sempre troppo tardi perché tu possa fare qualcosa. Se un sistema non ti dà il margine a finire mentre la commessa è aperta, hai comprato un archivio.

Che cos'è un software di gestione commesse, e perché il gestionale che hai non te lo dà

Un software di gestione commesse è il sistema che tiene insieme quattro cose: il preventivo che hai venduto, i costi che stai consumando per farlo, l'avanzamento reale del lavoro, e il collegamento con la fatturazione. Serve a rispondere a una domanda sola, ma continuamente: su questa commessa, oggi, sto guadagnando o sto perdendo?

Lo trovi sul mercato con nomi diversi, e la confusione aiuta a vendere. Il termine tecnico internazionale è job costing, cioè attribuzione dei costi alla commessa. In Italia lo chiamano contabilità industriale, contabilità analitica, controllo di gestione per commessa, gestione lavori, gestione cantieri. C'è poi una categoria vicina che è tutt'altra cosa, quella del project management, che organizza le attività e le persone ma non sa nulla dei soldi.

La differenza fra sapere quanto hai fatturato e sapere quanto hai guadagnato

Il gestionale amministrativo che usi per fatture, ordini e contabilità ragiona per documenti e per periodi. Sa dirti quanto hai fatturato a giugno, a chi, e con che scadenze. È bravissimo in questo e non ha nessuna intenzione di fare altro.

Non sa rispondere a nessuna di queste domande: quanto è costata finora la commessa 2026-014, comprese le ore dell'ufficio tecnico; quante ore avevi venduto su quella commessa e quante ne hai già consumate; quanto materiale è stato acquistato per quel lavoro e non per un altro; quale margine ti resta se il montaggio dura le tre settimane che mancano invece delle due preventivate.

Non è un difetto del tuo gestionale ed è inutile chiedergli un modulo. È una differenza di soggetto: la contabilità generale ragiona per esercizio, la contabilità di commessa ragiona per oggetto, e l'oggetto vive a cavallo di due bilanci. Una commessa aperta a novembre e chiusa a marzo non compare mai per intero in nessuno dei due esercizi, ed è esattamente il caso in cui il margine sparisce senza che nessuno se ne accorga.

Le tre categorie di aziende che lo cercano, e cercano cose diverse

Chi produce su misura. Carpenterie, costruttori di macchine speciali, aziende di automazione, lavorazioni meccaniche su disegno del cliente. Qui il problema principale sono le ore di officina e le ore dell'ufficio tecnico, che sono la voce di costo più grande e la meno misurata. Il preventivo si fa su una stima di ore, la fattura si emette sul prezzo concordato, e in mezzo nessuno confronta le due cose finché non è tardi.

Chi installa e monta in cantiere. Impiantisti elettrici e meccanici, edilizia specializzata, montaggi industriali. Qui il problema sono le trasferte, i materiali che partono dal magazzino e non tornano indietro, e soprattutto le varianti: il cliente chiede una modifica sul posto, il capocantiere dice va bene, e quella modifica non entra in nessun documento finché non si litiga a fine lavoro.

Chi vende progetti e ore. Studi tecnici, società di ingegneria, agenzie, software house. Qui il costo è quasi solo personale, quindi il margine è una funzione diretta delle ore, e la commessa a corpo venduta a prezzo fisso è il posto dove si perdono i soldi. La domanda vera non è quante ore abbiamo fatto, è a quanto stiamo vendendo l'ora su quel contratto rispetto a quanto costa.

Fin dove regge il foglio di calcolo, e dove si rompe

Il foglio di calcolo non è il nemico, e chi ti dice che devi buttarlo subito ti sta vendendo qualcosa. Regge benissimo fino a un certo punto, e quel punto si riconosce da tre segnali precisi.

Il primo: il file lo aggiorna una persona sola, e quando quella persona è in ferie i numeri si fermano. Il secondo: i dati che ci entrano vengono ricopiati da qualche altra parte, cioè dai fogli ore, dalle bolle e dalle fatture fornitore, e la ricopiatura richiede più di mezza giornata a settimana. Il terzo, il più importante: quando qualcuno chiede come sta andando la commessa, la risposta arriva il giorno dopo.

Se hai due di questi tre segnali, il foglio di calcolo non ti sta più dando informazione, ti sta dando lavoro. Sotto le venti commesse aperte contemporaneamente e con un ufficio tecnico di due persone, spesso conviene ancora tenerlo e sistemare il metodo invece del software. Sopra, no.

Il conto vero: quanto ti costa oggi non sapere il margine mentre la commessa è aperta

Prima di guardare qualunque prodotto, fai questo conto. Serve a due cose: a capire se il problema vale la spesa, e a rispondere al fornitore quando ti chiederà quale budget hai in mente. Sono cinque voci e le puoi stimare in un pomeriggio con la tua amministrazione.

Le cinque voci che stanno fuori bilancio

Le ore che non arrivano mai sulla commessa giusta. Nelle aziende che raccolgono i fogli ore su carta o a fine mese, fra il cinque e il dodici per cento delle ore lavorate finisce su una commessa sbagliata, su una voce generica tipo lavori vari, oppure non viene attribuita affatto. Su venti persone in produzione a un costo aziendale di trenta euro l'ora, il cinque per cento sono circa cinquantamila euro l'anno di costo che c'è ma che nessuna commessa porta. Il danno non è il costo, che comunque lo paghi: è che tutti i tuoi margini per commessa sono sbagliati per eccesso, e quindi i preventivi dell'anno prossimo li farai su numeri gonfiati.

Le varianti che non diventano fattura. È la voce più dolorosa perché è margine puro. Il cliente chiede una modifica, qualcuno la esegue, e la richiesta resta in una telefonata o in un messaggio. Nelle aziende senza un registro delle varianti agganciato alla commessa, fra il tre e il sei per cento del valore dei lavori viene eseguito e mai fatturato. Su due milioni di euro di commesse sono da sessanta a centoventimila euro, e non c'è nessun costo da sottrarre perché il lavoro l'hai già fatto.

Gli acquisti che finiscono nel calderone. Materiale ordinato per la commessa 14 e usato sulla 17, fatture fornitore registrate in contabilità generale senza commessa, noleggi e trasferte imputati al centro di costo generico. Su un'azienda che compra il quaranta per cento del suo fatturato, anche solo il tre per cento di acquisti non imputati correttamente sposta il margine di una commessa media di due o tre punti, che spesso è tutto il margine.

I preventivi tarati su una media che non esiste. Questa non si vede mai e costa più di tutte. Se non sai il margine reale per tipo di lavoro, prezzi tutto con la stessa percentuale. Il risultato è che i lavori facili li vendi troppo poco e li vinci sempre, e quelli difficili li vendi troppo poco e li vinci lo stesso: il tuo portafoglio si riempie da solo di lavori che non rendono. Ho visto aziende scoprire, la prima volta che hanno misurato per davvero, che una linea di prodotto che consideravano trainante aveva un margine negativo da tre anni.

Le commesse in perdita scoperte alla fine. Una commessa che va male dà segnali entro il primo terzo del lavoro, quasi sempre. Se il sistema te lo dice a quel punto puoi fare qualcosa: rinegoziare, cambiare il metodo di montaggio, fermare le lavorazioni fuori contratto, o semplicemente decidere di perderci di meno. Se lo scopri alla fine non puoi fare niente. La differenza fra intervenire al trenta per cento e scoprirlo al cento è tipicamente fra un terzo e la metà della perdita.

Come si fa il conto sulla tua azienda

Prendi le tre commesse più grandi dell'anno scorso, quelle chiuse. Per ognuna metti su un foglio quattro numeri: il prezzo venduto, il costo che avevi previsto, il costo che l'amministrazione riesce a ricostruire oggi, e le ore che le persone ricordano di averci passato. Poi chiedi al responsabile di produzione, senza il foglio davanti, quanto pensa sia stato il margine di ognuna.

La distanza fra la sua risposta e il numero ricostruito è il tuo problema, misurato in euro. Nelle aziende in cui ho fatto questo esercizio la distanza sta quasi sempre fra i sei e i quindici punti di margine. In un'azienda da due o tre milioni che lavora su commessa, il totale delle cinque voci sta di regola fra i quaranta e i centoventimila euro l'anno. È il numero che devi tenere in mano quando qualcuno ti farà un preventivo.

I quattro numeri che un software di commessa deve darti, e quando te li deve dare

Le dimostrazioni dei prodotti durano un'ora e mostrano trenta funzioni. Quelle che decidono se il sistema ti cambierà la vita sono quattro, e in dimostrazione sono le meno spettacolari perché sono tabelle di numeri.

1. Il margine a finire, aggiornato ogni settimana

È il numero centrale e quasi nessuno lo chiede in fase di scelta. Il margine a finire si calcola così: prendi il ricavo previsto totale della commessa, comprese le varianti approvate, e sottrai i costi già sostenuti più i costi che stimi da qui alla fine. Non è il consuntivo parziale, che è una fotografia del passato: è una previsione che si aggiorna quando cambia qualcosa.

La domanda da fare al fornitore è precisa: come si aggiorna la stima dei costi a finire, chi la aggiorna e con che frequenza. Se la risposta è che il sistema la calcola da solo proporzionalmente all'avanzamento, il numero è inutile: significa assumere che il pezzo che manca costerà quanto quello già fatto, che è falso quasi sempre, perché le sorprese stanno nel montaggio e nel collaudo, cioè alla fine.

La risposta buona è che c'è un posto dove il responsabile di commessa, una volta a settimana, in cinque minuti, rivede le stime residue delle poche voci che contano, e il sistema ricalcola. Cinque minuti a settimana per commessa sono sostenibili. Un'ora al mese no, perché nessuno la trova.

2. Ore vendute contro ore consumate, divise per fase

Il totale delle ore non serve a niente: quando è fuori scala è troppo tardi. Serve la divisione per fase, e le fasi devono essere poche, da quattro a sette. Per una macchina speciale sono per esempio progettazione, approvvigionamento, costruzione meccanica, cablaggio, software, collaudo interno, avviamento dal cliente.

Con questa divisione i problemi si vedono presto e si vedono per che cosa sono. Progettazione che sfora del quaranta per cento significa che il preventivo era ottimistico o che il cliente ha cambiato idea, e sono due mestieri diversi. Avviamento che sfora significa che il collaudo interno è stato fatto male, e quella è la lezione più costosa che un'azienda su commessa possa imparare: ogni ora risparmiata sul collaudo interno ne costa da tre a cinque in trasferta.

3. Avanzamento fisico contro avanzamento economico

Sono due numeri diversi che quasi tutti confondono, e la loro distanza è il segnale di allarme più affidabile che esista. L'avanzamento economico è quanto hai speso rispetto al budget. L'avanzamento fisico è quanto lavoro hai effettivamente finito, misurato in modo grezzo ma onesto: quanti disegni consegnati su quanti previsti, quanti quadri cablati su quanti totali, quanti metri di linea montati.

Se hai speso il sessanta per cento del budget e hai finito il sessanta per cento del lavoro, sei in linea. Se hai speso il sessanta e hai finito il quaranta, la commessa è già persa e mancano ancora mesi. Non serve un sistema sofisticato per misurare l'avanzamento fisico: serve che qualcuno metta una percentuale onesta una volta a settimana, e che quella percentuale non sia usata per giudicare le persone, altrimenti diventa sempre novanta per cento.

4. La cassa della commessa

Il quarto numero è quello che i titolari guardano per primi quando finalmente ce l'hanno: quanto ho incassato su questa commessa e quanto ho già pagato per farla. Una commessa può avere un margine ottimo e affossarti lo stesso, se paghi i fornitori a trenta giorni e incassi gli stati di avanzamento a novanta.

Il sistema deve legare la commessa ai suoi stati di avanzamento, alle fatture emesse e a quelle dei fornitori. Non serve un tesoreria completa: serve sapere, per le commesse aperte, quanto capitale ci hai dentro. Nelle aziende su commessa questo numero è spesso più grande dell'utile dell'anno, e nessuno lo sa.

Quello che ti venderanno e che quasi certamente non userai

Diagrammi di Gantt con dipendenze fra centinaia di attività: si aggiornano per due mesi e poi restano fermi, perché nessuno in un'azienda di trenta persone ha il tempo di manutenere un piano di quel dettaglio. Pianificazione automatica delle risorse con algoritmi di ottimizzazione: funziona in una fabbrica con cicli ripetitivi, non dove ogni commessa è diversa. Portale clienti con accesso in tempo reale all'avanzamento: se il tuo avanzamento non è preciso, aprirlo al cliente ti crea problemi invece di risolverne. Analisi predittive sui margini: non hai ancora tre anni di dati puliti, e senza quelli sono numeri casuali.

Tutte queste funzioni possono avere senso, ma dopo. Metterle nel primo rilascio allunga l'avviamento di mesi e sposta l'attenzione dall'unica cosa che deve funzionare subito, cioè la raccolta pulita di ore e costi. È la stessa dinamica che ho descritto parlando di software per la gestione della manutenzione, dove il pezzo che decide tutto è il rapportino compilato in cantiere e non la pianificazione.

Il pezzo che decide tutto: come entrano le ore e i costi

Puoi avere il cruscotto più bello del mercato: se i dati che ci entrano arrivano il quindici del mese dopo e sono inventati, il cruscotto mente con grande eleganza. Nei progetti di gestione commesse che ho visto fallire, il punto di rottura è sempre stato qui, e mai nella parte di analisi.

Perché il foglio ore arriva sempre tardi e sempre sbagliato

Perché è progettato per l'amministrazione e compilato dalla produzione. L'amministrazione vuole le ore divise per commessa, fase e tipo di attività, con la causale. L'operaio, alle diciassette, vuole andare a casa. Fra queste due esigenze vince sempre la seconda, e il modo in cui vince è la compilazione a memoria: il venerdì si ricostruisce la settimana, e nella ricostruzione le ore vanno tutte sulla commessa più grande, che è quella che uno ricorda.

Il risultato non è un dato mancante, che sarebbe onesto e visibile. È un dato falso che sembra vero, e su cui poi costruisci i preventivi. Quando misuro l'entrata dei dati nelle aziende, il segnale che guardo è uno: quanti giorni passano in media fra il lavoro fatto e la sua registrazione. Sopra i tre giorni, il dato è ricostruito a memoria. Sopra i sette, è una narrazione.

Le sei condizioni perché la registrazione venga fatta davvero

Si fa dove si lavora, non dove c'è il computer. In officina un terminale con badge o un tablet a parete, in cantiere il telefono che il tecnico ha già in tasca. Se per registrare bisogna passare dall'ufficio, si registra a memoria.

Si fa lo stesso giorno, e il sistema lo rende evidente. Un semplice indicatore che mostra chi non ha ancora registrato ieri vale più di qualunque richiamo, purché lo guardi il capo officina e non l'amministrazione.

Si sceglie da un elenco corto. Il tecnico deve vedere le tre o quattro commesse su cui sta lavorando in questo periodo, non l'elenco di tutte le commesse aperte. Se l'elenco è lungo, si sceglie la prima.

Le fasi sono poche e hanno nomi che si usano in azienda. Non centri di costo contabili: le parole che la gente dice davvero. Se in officina si dice cablaggio, la voce si chiama cablaggio, non attività elettromeccaniche indirette.

Funziona senza rete. In cantiere e in molte officine il segnale non c'è. L'applicazione deve funzionare uguale e sincronizzare dopo, senza che l'utente debba pensarci.

Chiudere la giornata richiede meno di un minuto. Cronometrato, non stimato. Se ci vogliono tre minuti per persona, su venti persone sono venti ore l'anno di puro attrito, e l'attrito produce sempre lo stesso risultato: si compila a memoria il venerdì.

Il test che vale più di dieci dimostrazioni

Prendi la persona in produzione che protesta di più, dagli il sistema in mano senza spiegazioni e cronometra tre giornate reali. Non una dimostrazione: tre giornate vere, con le loro interruzioni e i loro imprevisti. Poi guarda cosa ha registrato e confronta con quello che ha effettivamente fatto.

Se in tre giorni ha registrato senza aiuto e i dati corrispondono, il sistema funzionerà. Se ha dovuto chiamare qualcuno, o se ha messo tutto su una commessa sola, hai appena risparmiato quarantamila euro. Questo test costa mezza giornata e nessun fornitore lo propone spontaneamente: proponilo tu, e il modo in cui reagisce alla proposta è già metà della risposta.

Preventivo, budget, varianti: la catena si spezza sempre nello stesso punto

C'è una catena che dovrebbe essere continua e che nella maggior parte delle aziende è fatta di tre pezzi separati che parlano lingue diverse. Il preventivo lo fa il commerciale con l'ufficio tecnico, spesso su un foglio di calcolo suo. Il budget di commessa, quando esiste, lo rifà qualcun altro con altre voci. Il consuntivo lo ricostruisce l'amministrazione con le voci della contabilità. Tre modi diversi di dividere gli stessi soldi, e quindi tre numeri che non si possono confrontare.

Il preventivo che non diventa budget

La regola è semplice e la si rispetta raramente: le voci con cui preventivi devono essere le stesse con cui consuntivi. Se il preventivo dice trecento ore di progettazione e il consuntivo ti dà le ore per centro di costo, non saprai mai se hai sbagliato la stima o se hai lavorato male, che sono due problemi con due rimedi opposti.

Quando accompagno un'azienda in questo lavoro, la prima cosa che facciamo non è scegliere un software: è mettere sullo stesso tavolo il preventivo dell'ultima commessa importante e il suo consuntivo, e provare a incolonnarli. Nove volte su dieci non si riesce. Quel giorno lì, senza avere comprato niente, l'azienda ha già capito qual è il suo problema.

La variante che nessuno registra

La variante è dove il margine muore in silenzio. Il meccanismo è sempre lo stesso: il cliente chiede una modifica a voce, in cantiere o al telefono; chi la riceve è un tecnico, non un commerciale; il tecnico non ha nessuno strumento per registrarla in trenta secondi; la modifica viene eseguita perché bisogna andare avanti; a fine lavoro si tenta di farla pagare e il cliente dice che non era stata quantificata.

La soluzione non è organizzativa, è di attrito. Non funziona dire ai tecnici che devono compilare un modulo, perché non lo faranno mai in cantiere. Funziona dare loro un modo per far partire una richiesta di variante in trenta secondi, con una foto e due righe, da chi la riceve; e poi in ufficio qualcuno la quantifica e la manda al cliente. Il valore sta tutto nella prima parte, quella dei trenta secondi. Le aziende che introducono solo questo, senza altro, recuperano di regola metà delle varianti non fatturate entro sei mesi.

Come si chiude il cerchio

Il cerchio si chiude quando il consuntivo torna indietro nel preventivo. Cioè quando chi preventiva la prossima macchina simile parte dalle ore vere dell'ultima, e non da quelle che aveva stimato l'altra volta. È il vero ritorno dell'investimento di un sistema di commessa, e arriva al secondo anno, non al primo: il primo anno serve a raccogliere dati puliti, il secondo a preventivare meglio.

Vale la pena dirlo con chiarezza perché cambia le aspettative da mettere nel piano: nel primo anno un software di commessa ti fa risparmiare sui recuperi, cioè varianti fatturate e commesse fermate in tempo. Dal secondo ti fa guadagnare sui preventivi, e questo secondo effetto è più grande del primo.

Prodotto in abbonamento o gestionale su misura: dove sta la soglia

Parto dalla conclusione, che è controintuitiva detta da chi costruisce software su misura: per la maggior parte delle aziende su commessa il prodotto in abbonamento è la scelta giusta. Se il tuo modo di gestire le commesse assomiglia a quello degli altri del tuo settore, pagare qualcuno per ricostruirlo da zero è spreco.

Che cosa ti dà davvero il prodotto

Ti dà il tempo. Un prodotto configurato bene è in aria in sei-dieci settimane, contro i quattro-sei mesi di un progetto su misura, e in quelle settimane cominci già a raccogliere i dati puliti che sono il vero valore. Ti dà anche il fatto che qualcun altro ha già sbagliato prima di te: le schermate di registrazione delle ore dei prodotti maturi sono state riscritte quattro volte in dieci anni sulla base delle proteste di migliaia di operai, e questo è un patrimonio che il tuo fornitore su misura non ha.

Quello che il prodotto non ti dà è la parte che ti distingue. Se la tua azienda ha un modo particolare di suddividere le commesse, o un legame stretto con macchinari e sistemi che già hai, lì il prodotto ti chiederà di cambiare il tuo modo di lavorare, oppure ti venderà uno sviluppo su richiesta a giornata che, sommato negli anni, supera il costo del su misura senza darti la proprietà di niente.

Il conto della soglia, riga per riga

Il conto va fatto sulla spesa complessiva annua, non sul canone. Le righe sono quattro: i canoni, e qui la domanda decisiva è chi conta come utente, perché se contano anche gli operai che timbrano il numero raddoppia; l'avviamento spalmato sugli anni di vita previsti; gli sviluppi su richiesta che ti servono ogni anno, ed è la riga che tutti dimenticano; le ore che continui a spendere a mano perché il sistema non copre un pezzo.

La soglia pratica sta intorno ai trentamila euro l'anno di spesa complessiva: sotto, il prodotto in abbonamento vince quasi sempre; sopra, il su misura comincia a ripagarsi entro tre o quattro anni. Viene da un fatto aritmetico: trentamila euro l'anno per cinque anni sono centocinquantamila euro, cioè più di quanto costi costruire su misura un sistema di commessa ben delimitato, comprese le sue evoluzioni e la sua manutenzione.

Il ragionamento generale su questa scelta, valido per qualunque gestionale, l'ho scritto in gestionale aziendale in pacchetto o su misura. Nella gestione commesse c'è però una differenza importante: la parte che si personalizza di più è la struttura delle fasi e delle voci di costo, ed è proprio quella che i prodotti standard rendono meno modificabile, perché è il loro cuore.

I tre casi in cui il su misura conviene anche sotto la soglia

Quando il tuo modo di gestire le commesse è il motivo per cui i clienti ti scelgono. Se vinci gare perché sai dare tempi e prezzi che gli altri non sanno dare, quel meccanismo è il tuo vantaggio competitivo e non va messo dentro uno strumento che hanno tutti.

Quando devi collegarti a qualcosa di tuo. Macchine che producono dati, un configuratore di prodotto sviluppato in casa, un sistema di supervisione di impianto. I prodotti chiusi arrivano fino a un'interfaccia standard e si fermano, e da lì in poi paghi sviluppi su richiesta a prezzi da fornitore unico. Ne ho scritto parlando di sistemi che leggono i dati dalle macchine, ed è lo stesso schema.

Quando hai molte persone che usano poco il sistema. Il canone per utente è pensato per aziende con pochi utenti intensivi. Se hai quaranta operai che registrano due minuti al giorno, pagarli come utenti pieni ti fa superare la soglia in fretta, e la trattativa su questo punto è la più importante di tutta la negoziazione.

Quanto costa un software di gestione commesse: le fasce vere

Do numeri di ordine di grandezza per il mercato italiano, riferiti ad aziende fra le quindici e le cento persone. Servono per capire se una proposta è dentro o fuori scala, non per fare un budget.

Il prodotto in abbonamento

I gestionali di commessa venduti a canone stanno tipicamente fra i quaranta e i centoventi euro per utente al mese, con una forte differenza fra utente pieno e utente che solo registra ore, dove il secondo costa una frazione. L'avviamento sta fra i cinquemila e i venticinquemila euro una tantum, e comprende configurazione, caricamento delle anagrafiche, riporto dello storico se lo vuoi, e formazione.

La domanda da fare al primo incontro, prima di ogni altra, è chi conta come utente e come cambia il conto se domani assumi dieci persone in produzione. La seconda è se esiste un tetto contrattuale agli aumenti annuali del canone. Senza queste due risposte per iscritto, il preventivo che hai in mano non è un preventivo.

Il su misura, fascia di ingresso: dai venti ai quarantacinquemila euro

Registrazione ore da officina e da cantiere, anagrafica commesse con fasi e budget, imputazione degli acquisti, margine a finire, quattro o cinque prospetti per la direzione, esportazione verso la contabilità. Da tre a cinque mesi. È il perimetro che risolve l'ottanta per cento del problema nella maggior parte delle aziende, e la mia raccomandazione è quasi sempre di fermarsi qui nel primo rilascio.

Fascia media: dai quarantacinque ai novantamila euro

Si aggiungono il preventivatore collegato al budget, il registro delle varianti con l'approvazione del cliente, la pianificazione delle risorse a livello grezzo, il magazzino di commessa, gli stati di avanzamento lavori e l'integrazione bidirezionale con il gestionale. Da sei a dieci mesi. Ci si arriva bene per passi successivi, mettendo in produzione la fascia di ingresso e crescendo sopra quello che già funziona.

Fascia alta: oltre i novantamila euro

Più sedi o più società, configuratore di prodotto collegato al preventivo, raccolta dati direttamente dalle macchine, portale per il cliente, previsioni sui margini basate sullo storico. Qui si è oltre il software di commessa e si sta costruendo il sistema operativo dell'azienda, ed è una decisione che ha senso solo quando i dati puliti ci sono già da un paio d'anni.

Che cosa sposta il prezzo dentro ogni fascia

Il numero di integrazioni. Ogni collegamento con un sistema esistente vale da tre a quindici giornate: un gestionale moderno con interfacce documentate sta in basso, un gestionale di vent'anni fa da cui si leggono direttamente le tabelle sta in alto. È la voce che più spesso fa sforare i preventivi, e ne ho scritto in dettaglio parlando di che cosa si rompe davvero quando due sistemi devono parlarsi.

Quanto storico vuoi portarti dietro. Riportare tre anni di commesse chiuse da un foglio di calcolo con voci non omogenee costa più di quanto chiunque preventivi, perché non è un lavoro tecnico ma di riconciliazione. Nella maggior parte dei casi conviene partire da zero sulle commesse aperte e tenere lo storico dove sta, consultabile.

Quante persone devono cambiare abitudine. È il moltiplicatore vero e non compare mai nei preventivi. Un sistema che tocca tre persone in ufficio si avvia in poche settimane. Un sistema che tocca quaranta persone in produzione richiede un piano di adozione, e quel piano vale dal quindici al venticinque per cento del progetto.

Il metodo per farsi fare preventivi confrontabili, con le clausole da mettere nel contratto e i modi per non finire prigioniero di un fornitore, l'ho descritto in sviluppo software su misura. Se invece il problema che hai davanti è un sistema vecchio che regge male e che stai valutando se sostituire o ammodernare, la strada è quella che ho descritto in modernizzazione del software legacy.

L'integrazione con la contabilità: dove passa il confine

Questa è la domanda che ricevo più spesso e che di solito è posta male. Non è se integrare, ma dove passa il confine e in che direzione vanno i dati. Sbagliare il confine è il modo più efficace per spendere il doppio.

I tre punti di contatto, e chi comanda in ognuno

Le anagrafiche. Clienti, fornitori e articoli devono avere una sola casa, e quella casa è il gestionale amministrativo, perché è lì che nascono per obbligo fiscale. Il sistema di commessa li legge e non li scrive. Ogni volta che ho visto due anagrafiche clienti mantenute in parallelo, dopo un anno erano diverse e nessuno sapeva quale fosse quella giusta.

Gli acquisti. L'ordine e la fattura fornitore stanno nel gestionale, ma la commessa a cui appartengono deve essere scelta quando si ordina, non quando si registra la fattura. È una differenza banale e cambia tutto: se la commessa la mette l'amministrazione due mesi dopo leggendo una descrizione, il dato è una supposizione. Il campo commessa deve stare sull'ordine di acquisto, e chi ordina lo compila perché sa perché sta ordinando.

I ricavi. Gli stati di avanzamento e le fatture attive nascono dalla commessa e finiscono nel gestionale, non il contrario. Il sistema di commessa propone che cosa è maturato, una persona lo controlla, e il gestionale emette. Questa direzione è quasi sempre l'opposto di come la propongono i fornitori di gestionali, che vogliono restare il centro di tutto.

Il ponte in una direzione sola, e perché basta quasi sempre

Non serve un'integrazione completa e bidirezionale in tempo reale, che è la soluzione più costosa e la più fragile che esista. Serve un ponte che una volta al giorno porti le anagrafiche in una direzione e i movimenti nell'altra, con un registro degli scarti che qualcuno guarda ogni mattina. Costa una frazione, si fa in poche giornate e copre quasi tutto il valore.

Questo modo di affrontare le integrazioni, per pezzi che funzionano da soli invece che con un unico grande collegamento, è lo stesso che uso quando devo far parlare fra loro sistemi che non erano nati per farlo. Ha anche un effetto collaterale utile: se il fornitore del gestionale cambia versione o se decidi di cambiare gestionale, un ponte in una direzione sola si riscrive in giorni, un'integrazione bidirezionale in mesi.

La domanda da fare, che nessuno fa

Chiedi al fornitore: se fra tre anni decidessi di cambiare questo sistema, che cosa mi porto via e in che formato. La risposta buona descrive un'esportazione completa che comprende le ore riga per riga, i costi imputati, gli allegati e le foto delle varianti. La risposta cattiva è certo, i dati sono suoi, senza altro. Le foto e gli allegati sono la clausola che salta più spesso: escono le tabelle e restano dentro i documenti, che è il modo elegante di tenerti legato.

Come scegliere in due settimane senza chiamare cinque fornitori

Chiamare cinque fornitori è il modo più sicuro di perdere due mesi e di ritrovarsi con cinque proposte non confrontabili. Il lavoro utile si fa prima, e si fa in casa.

Settimana uno: guarda come lavori davvero

Fai il conto delle cinque voci, quello descritto sopra, sulle tre commesse più grandi dell'anno scorso. Ti serve un numero, non una sensazione.

Passa una giornata intera in officina o in cantiere, senza il quaderno degli appunti aperto in modo evidente, guardando come le persone registrano oggi quello che fanno. Chi non lo ha mai fatto scopre in mezza giornata cose che le riunioni non producono in un anno.

Chiedi a chi ricostruisce i consuntivi quali informazioni gli mancano sempre. Quella lista è la tua specifica scritta gratis, e vale più di qualunque capitolato.

Scrivi una pagina sola, non trenta, su che cosa deve succedere dal momento in cui vinci una commessa al momento in cui la fatturi. Se non riesci a scriverla in una pagina, il problema non è il software: è che il processo non è chiaro nemmeno a te, e nessun sistema lo chiarirà al posto tuo.

Decidi le fasi. Da quattro a sette, con i nomi che si usano in azienda. Questa è la decisione più importante di tutto il progetto e la puoi prendere adesso, gratis, con un foglio bianco.

Settimana due: metti alla prova, non guardare le dimostrazioni

Due candidati, non cinque. Uno in abbonamento e, se il conto ti mette sopra la soglia, uno su misura, così confronti due strade e non due prodotti quasi uguali.

Fai il test delle tre giornate reali con la persona più scettica della produzione, cronometro alla mano. È il test descritto sopra ed è quello che decide.

Chiedi di caricare una tua commessa vera, con il suo preventivo e i suoi costi effettivi, e di mostrarti il margine a finire. Non una commessa di esempio: la tua, con i suoi casini. La differenza fra le due cose è tutta la verità sul prodotto.

Chiedi il nome di un cliente del tuo stesso settore e della tua stessa dimensione, e telefonagli. Cinque domande: quanto è durato davvero l'avviamento, quante persone hanno smesso di usarlo, che cosa hanno dovuto cambiare nel loro modo di lavorare, quanto pagano oggi rispetto al primo anno, che cosa rifarebbero diversamente.

Chiedi che cosa succede se cambi la struttura delle fasi fra un anno, perché lo farai. Se la risposta è che serve un intervento a pagamento del fornitore, mettilo nel conto della soglia.

Le tre cose da sistemare prima di comprare qualsiasi cosa

Ci sono tre lavori che costano zero euro di licenze e che, se non li fai, rendono inutile qualunque software. Li elenco in ordine di importanza.

Decidere le fasi e usarle ovunque. Le stesse quattro-sette fasi devono comparire nel preventivo, nel budget, nella registrazione delle ore e nel consuntivo. Finché il commerciale preventiva a corpo, la produzione registra per reparto e l'amministrazione consuntiva per centro di costo, nessun sistema potrà confrontare quei numeri, perché non sono confrontabili nemmeno in teoria.

Stabilire il costo orario vero, e uno solo. Non il costo del contratto: il costo aziendale pieno, che comprende contributi, ferie, formazione, attrezzatura e la quota di struttura. Nelle aziende che misurano per la prima volta il costo orario reale è di regola fra il quaranta e il settanta per cento più alto di quello che il titolare aveva in testa. Un margine calcolato sul costo sbagliato è un margine sbagliato, per quanto bello sia il cruscotto che lo mostra.

Stabilire chi è il responsabile di commessa e che cosa può decidere. Un sistema di commessa produce numeri per qualcuno. Se quel qualcuno non esiste, o se esiste ma non può fermare una lavorazione né chiamare il cliente per una variante, i numeri li guarderà solo il titolare, una volta al mese, per arrabbiarsi. Il valore di questi sistemi si realizza quando una persona con un nome e un mandato può cambiare qualcosa entro la settimana.

Queste tre cose si fanno in due o tre settimane di lavoro interno e si fanno bene con un foglio di carta. Sono anche il modo migliore di capire se ti serve davvero un software: alcune aziende, dopo averle sistemate, scoprono che il foglio di calcolo tenuto per bene basta ancora per un anno. È un ottimo risultato, e nessun fornitore te lo dirà.

Da dove si comincia

Un sistema di gestione commesse non è un progetto informatico, è un progetto di misurazione, e i progetti di misurazione riescono quando partono piccoli e onesti. Il primo rilascio che funziona quasi sempre è questo: le commesse con le loro fasi, le ore registrate lo stesso giorno da chi le fa, gli acquisti imputati quando si ordina, e un prospetto solo, il margine a finire, che il responsabile di commessa aggiorna cinque minuti a settimana. Nient'altro.

Con quel perimetro sei in produzione in poche settimane se prendi un prodotto, in tre o quattro mesi se costruisci su misura, e da quel momento raccogli dati veri. Tutto il resto, il preventivatore collegato, le varianti con l'approvazione del cliente, la pianificazione, gli stati di avanzamento, si costruisce sopra a dati che esistono, e costa meno perché a quel punto sai che cosa ti serve davvero.

Se stai facendo questo conto adesso e vuoi capire da che parte della soglia sei prima di spendere qualcosa, mandami due pagine: come nasce e come si chiude una commessa da te oggi, e il numero che è uscito dal conto delle cinque voci. In mezz'ora ti dico se il tuo è un problema di prodotto, di su misura o di metodo, e nei casi in cui è di metodo te lo dico lo stesso, perché un cliente che compra la cosa sbagliata torna arrabbiato. Puoi chiedere una consulenza per fare quel conto insieme, oppure guardare come lavoriamo sul software gestionale su misura.