Software gestione flotta aziendale: 92 litri in un serbatoio da 70, e nessuno sa chi guidava quel giorno

La responsabile amministrativa di un'azienda di impianti termoidraulici e manutenzioni in provincia di Padova, centoquaranta dipendenti e ottantasei mezzi, mi ha mostrato la cartella che apre il cinque di ogni mese. Dentro ci sono le fatture di due società di noleggio a lungo termine, il file delle carte carburante, l'estratto dei pedaggi, tre o quattro verbali con la scadenza dei sessanta giorni già a metà e un foglio di calcolo con ottantasei righe, una per targa, che lei aggiorna a mano. Quel mese, fra le righe del file carburante, c'era un rifornimento da novantadue litri su un furgone con il serbatoio da settanta. Nessuno sapeva dire chi lo guidasse quel giorno, perché il furgone era passato da un tecnico all'altro la settimana prima e il passaggio non era scritto da nessuna parte.

Se la scena ti è familiare, in questo articolo trovi il conto vero di quanto ti costa oggi una flotta gestita a fatture e fogli di calcolo, il numero unico che ti dice se un software gestione flotta aziendale ti restituirà margine o soltanto un archivio più ordinato, perché il cuore del progetto non è il localizzatore satellitare ma l'anagrafica del mezzo, che cosa la legge italiana ti lascia fare con la geolocalizzazione dei dipendenti e che cosa no, come cambia il problema se i mezzi sono tuoi, in leasing o a noleggio, le fasce di prezzo reali fra il portale del noleggiatore, un prodotto in abbonamento e un sistema su misura, e il numero di mezzi oltre cui la matematica cambia.

Scrivo software dal 1999 e di sistemi che seguono mezzi, persone e costi ne ho visti e costruiti parecchi: aziende di installazione con cinquanta furgoni che ogni mattina escono pieni di materiale, società di servizi con centinaia di auto assegnate, distributori con la flotta propria, imprese edili dove lo stesso escavatore cambia cantiere tre volte al mese. Ho anche costruito e venduto un prodotto software usato da molte aziende, e dal lato di chi vende ho imparato la cosa che vale anche qui: il software per le flotte si vende mostrando la mappa con i pallini che si muovono, e si usa o si abbandona per via di una tabella noiosa che durante la dimostrazione non compare mai, quella che dice chi aveva quale mezzo in quale giorno.

La cosa che ho imparato, e che spiega perché tante aziende installano le scatole nere su tutti i mezzi e dopo un anno non sanno ancora quanto costa davvero ciascun furgone, è questa: il numero che decide non è quanti mezzi riesci a vedere sulla mappa, è quanta parte della spesa della flotta non sai attribuire a un mezzo, a un conducente e a un periodo. Ogni euro che non sai attribuire è un euro su cui nessuno può decidere niente: non lo puoi contestare, non lo puoi ridurre, non lo puoi ribaltare su una commessa. Se quella quota è alta, un buon sistema te la abbassa in pochi mesi e si paga da solo. Se è già bassa, quello che stai comprando è comodità, e va comprata con un budget diverso.

Che cos'è un software gestione flotta aziendale, e che cosa non è

Un software di gestione della flotta aziendale è il sistema che tiene insieme, per ogni mezzo, quattro cose che oggi vivono in quattro posti diversi: che cosa è quel mezzo e con quale contratto lo hai, chi lo ha usato e quando, quanto è costato giorno per giorno, e che cosa gli deve succedere nei prossimi mesi. Se una di queste quattro manca, non hai un sistema di gestione della flotta: hai un elenco di targhe.

La differenza con un localizzatore non è di grado, è di natura. Un localizzatore registra un fatto fisico: alle 10:14 il furgone targato GH 214 KL era in via Venezia a Padova, fermo da dodici minuti. Un sistema di gestione della flotta trasforma quel fatto e mille altri in decisioni economiche: quel furgone costa cinquantotto centesimi al chilometro contro i quarantuno della media, il suo contratto di noleggio finirà con undicimila chilometri in eccesso, il suo conducente ha tre verbali nell'ultimo trimestre, e fra ventidue giorni scade la revisione. Il localizzatore lo compri, la seconda cosa no: dipende da dati che hai già, sparsi, e che nessuno ha mai messo in relazione.

Telematica, gestione flotta e gestione trasporti: tre cose diverse

Qui la confusione costa cara, perché si finisce a comprare lo strumento di un altro problema. La telematica è la scatola nera o il collegamento con i dati del costruttore: posizione, chilometri, consumi, stile di guida, codici di errore del motore. Risolve la raccolta dei dati di movimento e non tocca i costi. Il software gestione flotta aziendale in senso proprio è il sistema che tiene l'anagrafica dei mezzi, dei contratti e delle assegnazioni, raccoglie tutte le voci di spesa e le attribuisce: è quello che ti serve se il tuo problema è sapere quanto costa ogni mezzo e perché. Il software di gestione dei trasporti è un'altra cosa ancora: pianifica consegne, viaggi e percorsi, e serve a chi il trasporto lo vende o lo fa per distribuire la propria merce. Ne ho scritto in software gestione trasporti, e se i tuoi mezzi servono a consegnare merce il punto di partenza è quello, non questo.

La maggior parte delle piccole e medie imprese italiane con una flotta di servizio ha bisogno del secondo, si fa vendere il primo perché la mappa impressiona e costa poco al mese, e ogni tanto si fa vendere il terzo perché il fornitore di telematica ha anche un modulo di pianificazione. Prima di guardare qualunque dimostrazione, scrivi una riga sola: che cosa voglio che smetta di succedere. Se la risposta è "voglio smettere di pagare fatture che non so a chi attribuire", stai cercando il secondo, e le domande da fare al fornitore cambiano completamente.

Le quattro flotte che lo cercano, e cercano cose diverse

La prima famiglia sono le flotte tecniche: installatori, manutentori, assistenza tecnica, pulizie industriali. Furgoni pieni di materiale che escono ogni mattina, un conducente abituale per mezzo, chilometraggi alti. Il problema numero uno è che il furgone fermo ferma anche il tecnico, quindi la voce grossa non è il carburante ma il fermo. La seconda sono le auto assegnate ai commerciali e ai dirigenti in uso promiscuo: poche decisioni operative, molta amministrazione, il fringe benefit in busta paga, i verbali che arrivano all'azienda e vanno girati al conducente. La terza sono i parchi auto in condivisione, le auto di cortesia degli uffici e dei reparti: nessun conducente abituale, quindi nessuno che se ne prenda cura, e il problema numero uno è che non sai quanto vengono usate. La quarta sono i mezzi da cantiere e le attrezzature targate, dai camion con gru agli escavatori: qui il mezzo cambia luogo più spesso che conducente, e il costo va attribuito al cantiere prima che alla persona.

Le quattro famiglie cercano su Google la stessa cosa e trovano gli stessi dieci risultati, ma comprano bene solo se hanno capito in quale famiglia stanno. Quasi tutte le aziende ne hanno due o tre insieme: l'azienda di riferimento di questo articolo ha cinquantadue furgoni tecnici, ventidue auto assegnate e dodici auto in condivisione. Un prodotto pensato per le auto assegnate gestisce benissimo il fringe benefit e non sa che cosa farsene di un furgone che deve rientrare in officina senza lasciare scoperta una zona per due giorni. Un prodotto nato dalla telematica vede ogni chilometro e non sa che il contratto di noleggio di quel mezzo finisce a marzo.

Il conto vero: quanto ti costa oggi una flotta gestita a fatture e fogli di calcolo

Prendo l'azienda di riferimento, quella del rifornimento da novantadue litri, e la tengo per tutto l'articolo così i numeri restano confrontabili. Ottantasei mezzi: cinquantadue furgoni tecnici, di cui quaranta a noleggio lungo termine e dodici di proprietà; ventidue auto assegnate in uso promiscuo, tutte a noleggio; dodici auto in condivisione, otto a noleggio e quattro di proprietà. Due società di noleggio, due emittenti di carte carburante, un contratto per i pedaggi. I furgoni fanno in media trentacinquemila chilometri l'anno, le auto assegnate trentamila, quelle in condivisione dodicimila.

La spesa della flotta, sommando tutto, è di circa un milione e centomila euro l'anno: poco più di mezzo milione di canoni di noleggio, trecentottantamila euro di carburante, cinquantacinquemila di pedaggi, settantamila fra assicurazioni dei mezzi di proprietà, franchigie e danni, quarantacinquemila di manutenzioni e pneumatici fuori contratto, e il resto fra verbali, bolli e voci minori. Per un'azienda da ventidue milioni di fatturato è la terza voce di costo dopo il personale e i materiali. Le cinque voci che seguono non compaiono come righe del bilancio: sono dentro quel milione, mescolate alle spese giuste, e nessun fornitore te le segnalerà mai, perché ciascuno fattura correttamente la sua parte.

I furgoni fermi quando servivano

È la voce grossa e quella che quasi nessuno mette nel conto della flotta, perché non arriva come fattura: arriva come intervento non fatto. Un furgone tecnico che resta fermo un giorno e mezzo senza un sostitutivo non costa il furgone, costa il tecnico che non esce, gli interventi che slittano e, nelle aziende con contratti di assistenza, le penali sui tempi di intervento. Le cause sono quasi sempre banali e quasi sempre prevedibili: la revisione scaduta scoperta a un controllo su strada, il tagliando rimandato finché la spia non costringe a fermarsi, le gomme invernali montate a novembre inoltrato, il mezzo mandato in officina il lunedì mattina perché nessuno aveva guardato lo scadenziario il venerdì.

Nell'azienda di riferimento i furgoni avevano in media due fermi e mezzo non pianificati l'anno, ciascuno da un giorno e mezzo. Su cinquantadue furgoni fanno quasi duecento giornate di tecnico perse, che a cinquecento euro di margine per giornata fanno fino a novantacinquemila euro l'anno. Non tutti i fermi sono evitabili, perché i guasti esistono. Ma quando si va a vedere il motivo di ciascuno, due terzi hanno una data scritta da qualche parte: su un libretto, su un contratto, su una circolare del noleggiatore che nessuno ha letto.

Il carburante che non torna con i chilometri

È la voce che tutti sospettano e che quasi nessuno misura, perché misurarla richiede di mettere accanto due file che non si parlano: le transazioni delle carte carburante e i chilometri percorsi. Dentro lo scarto c'è di tutto: il rifornimento fatto con la carta del furgone sull'auto di famiglia, che è raro ma esiste; il carburante di qualità superiore che costa quindici centesimi in più al litro e non serve a niente su un furgone diesel; il motore lasciato acceso al minimo per tenere il riscaldamento durante la pausa; lo stile di guida che su certi conducenti vale il venti per cento dei consumi; e il semplice errore di una carta associata al mezzo sbagliato, che sposta il problema da un furgone all'altro e lo rende invisibile.

Nelle flotte in cui nessuno confronta litri e chilometri lo scarto sta di solito fra il sei e il dodici per cento della spesa di carburante. Per l'azienda di riferimento, con trecentottantamila euro, sono fino a quarantaseimila euro l'anno. La parte dolosa è la minore, e conviene dirlo subito perché cambia il tono del progetto: quasi tutto lo scarto nasce da abitudini e da errori di associazione, non da furti. Trattarlo come una caccia al ladro fa soltanto sparire i dati.

I mezzi che nessuno usa

Le auto in condivisione sono quasi sempre di più di quelle che servono, e il motivo è comprensibile: se manca un'auto il giorno sbagliato qualcuno si lamenta, se ne avanza una non si lamenta nessuno. Così il parco cresce di un'auto alla volta, ciascuna giustificata da un episodio, e nessuno lo misura mai perché non esiste un registro delle prenotazioni: le chiavi stanno in un cassetto della reception.

Nell'azienda di riferimento le dodici auto in condivisione erano usate in media il trentuno per cento dei giorni lavorativi, e nel giorno di picco dell'anno ne erano uscite sette. Cinque auto si potevano restituire alla prima scadenza senza che nessuno se ne accorgesse, e altre due si potevano sostituire con un noleggio a breve per le settimane delle fiere. Fra canoni, assicurazione dei mezzi di proprietà e manutenzioni sono fino a cinquantottomila euro l'anno. Lo stesso ragionamento vale per i furgoni sostitutivi tenuti "per sicurezza", che hanno senso solo se sai quanti fermi hai davvero.

Il noleggio che si paga alla riconsegna

Il noleggio a lungo termine è una scelta ragionevole per molte aziende e non è questo il punto. Il punto è che il contratto ha due voci che si scoprono solo alla fine: il conguaglio dei chilometri e i danni alla riconsegna. Il contratto viene firmato con un chilometraggio stimato, di solito uguale per tutti i mezzi della stessa categoria, e poi i mezzi vivono vite diverse: un furgone che copre la zona montana fa cinquantamila chilometri l'anno, il suo gemello in città ne fa venticinquemila. Alla riconsegna il primo paga ogni chilometro in eccesso a una tariffa piena, il secondo si vede rimborsare quelli non fatti a una tariffa molto più bassa, quando è previsto.

Poi c'è la perizia di riconsegna, che valuta graffi, ammaccature e interni: senza foto all'assegnazione e senza segnalazioni dei danni durante il contratto, si discute con le mani vuote. L'azienda di riferimento riconsegnava diciassette mezzi l'anno e pagava in media milleseicento euro di conguagli chilometrici e milleduecento di danni per mezzo: fino a quarantottomila euro l'anno. Una parte si evita con una mossa che non costa niente, e ci torno più avanti: scambiare i mezzi fra i conducenti a metà contratto per bilanciare i chilometri.

Verbali, pedaggi e l'ufficio che rincorre le fatture

L'ultima voce la sopporta l'amministrazione, e per questo non la misura nessuno. Ogni verbale che arriva all'azienda proprietaria o, peggio, alla società di noleggio che lo rinotifica con una spesa amministrativa, apre una piccola indagine: chi guidava quel mezzo quel giorno a quell'ora. Il codice della strada dà sessanta giorni per comunicare i dati del conducente, e se l'azienda non lo fa si aggiunge una sanzione che supera spesso l'importo del verbale stesso. Poi ci sono i pedaggi da riconciliare con i dispositivi, che passano da un mezzo all'altro senza che nessuno lo scriva, e le fatture dei noleggiatori da controllare riga per riga contro i contratti.

Nell'azienda di riferimento la responsabile amministrativa ci passava circa sette decimi del suo tempo, e l'azienda pagava ogni anno qualche migliaio di euro di spese di rinotifica e di sanzioni per mancata comunicazione. In tutto fino a quarantaduemila euro l'anno. Le cinque voci ai loro massimi fanno duecentottantanovemila euro, ma non capitano mai tutte al massimo nello stesso anno: misurate una per una sull'azienda di riferimento sono state circa centosessantottomila euro l'anno, il quindici per cento della spesa della flotta. Guarda però dove sta il peso: le due voci più grandi, il fermo e il carburante, dipendono entrambe dalla stessa cosa, cioè dal fatto che nessuno sa con certezza quale mezzo aveva chi, e che cosa doveva succedergli.

La quota di spesa non attribuita: il numero che decide

La definizione esatta, perché è quella che rende il numero utile invece che suggestivo: su cento euro spesi per la flotta nell'ultimo trimestre, quanti non riesci ad attribuire contemporaneamente a una targa, a un conducente e a un giorno. Non basta la targa: un rifornimento attribuito a un furgone che quel giorno era passato di mano non ti dice niente su chi lo ha fatto. Non basta il conducente: un verbale attribuito a una persona su un mezzo che non risulta assegnato a lei è una discussione, non un fatto. Servono tutte e tre le cose insieme, ed è esattamente quello che vuoi sapere prima di comprare qualunque sistema.

Come si misura, in una giornata

Se hai già un gestionale che tiene le assegnazioni dei mezzi, anche rudimentale, la misura è una query. Ti servono due tabelle: le voci di spesa con targa e data, che si importano dai file delle carte carburante, dei pedaggi e delle fatture dei noleggiatori, e lo storico delle assegnazioni con la data di inizio e di fine. Questa è la forma che uso su SQL Server, su tre mesi, perché un mese solo può essere quello delle ferie:

-- Quota di spesa non attribuita: su cento euro spesi per la flotta,
-- quanti non hanno insieme una targa riconosciuta, un conducente e un giorno
WITH spese AS (
    SELECT s.IdSpesa,
           s.Fonte,              -- 'Carburante', 'Pedaggio', 'Noleggio', 'Verbale', 'Officina'
           s.Importo,
           m.IdMezzo,
           a.IdConducente
    FROM SpesaFlotta s
    LEFT JOIN Mezzo m
           ON m.Targa = s.Targa
    LEFT JOIN Assegnazione a
           ON a.IdMezzo = m.IdMezzo
          AND s.DataSpesa >= a.Dal
          AND (a.Al IS NULL OR s.DataSpesa < a.Al)
    WHERE s.DataSpesa >= DATEADD(MONTH, -3, CAST(GETDATE() AS date))
)
SELECT Fonte,
       SUM(Importo) AS Spesa,
       SUM(CASE WHEN IdMezzo IS NULL OR IdConducente IS NULL
                THEN Importo ELSE 0 END) AS NonAttribuita,
       SUM(CASE WHEN IdMezzo IS NULL OR IdConducente IS NULL
                THEN Importo ELSE 0 END) * 100.0 / NULLIF(SUM(Importo), 0) AS QuotaNonAttribuita
FROM spese
GROUP BY Fonte
ORDER BY QuotaNonAttribuita DESC;

Due dettagli che sembrano pignoleria e non lo sono. La condizione sulla data di fine è aperta a destra, cioè il giorno in cui il furgone passa di mano appartiene al nuovo conducente, e va deciso una volta per tutte: altrimenti lo stesso rifornimento finisce a due persone o a nessuna. E la query restituisce la quota per fonte, non un numero solo, perché le cause sono diverse: le fatture dei noleggiatori sono quasi sempre attribuibili al mezzo e quasi mai al conducente, i verbali il contrario.

Se le assegnazioni non sono scritte da nessuna parte, come nell'azienda di riferimento, non serve informatizzare niente per fare la prima misura. Si prende l'estratto delle carte carburante di tre mesi, si chiede a ciascun responsabile di squadra chi aveva quale mezzo settimana per settimana, e si segna accanto a ogni riga se la risposta è certa, probabile o sconosciuta. In due persone è una giornata. La colonna delle incertezze è già un risultato: ti dice quali mezzi passano di mano senza che nessuno lo scriva.

Che cosa dice ciascuna soglia

Sotto il cinque per cento la tua flotta è già governata: sai chi ha cosa e le spese arrivano a destinazione. Un software nuovo ti porterà comodità, continuità quando la persona che segue i mezzi cambia lavoro e qualche risparmio sul carburante, ma non ti restituirà molto margine. Fra il cinque e il quindici il problema quasi sempre non è l'anagrafica ma il processo: le assegnazioni esistono ma non vengono aggiornate quando un mezzo passa di mano, le carte sono legate alla persona invece che al mezzo o viceversa, i dispositivi dei pedaggi girano. Si risolve con poche regole e in un paio di mesi il numero scende. Oltre il quindici per cento, che era il caso dell'azienda di riferimento con il suo diciannove, il problema è che la flotta non ha una memoria: nessuno sa con certezza chi aveva quale mezzo in un certo giorno, e senza quel dato nessuna delle altre voci si può ridurre. Se sei qui e installi la telematica prima di aver sistemato l'anagrafica, fra un anno avrai una mappa bellissima e le stesse fatture senza padrone.

Poi guarda dove si concentra. Nell'azienda di riferimento il settanta per cento della spesa non attribuita veniva da due soli gruppi: le dodici auto in condivisione, che non avevano un registro delle uscite, e i dieci furgoni usati come sostitutivi, che cambiavano conducente ogni volta che qualcuno andava in officina. Ventidue mezzi su ottantasei generavano due terzi del problema, ed è il perimetro giusto del primo rilascio.

Il cuore del progetto non è il localizzatore, è l'anagrafica del mezzo

Questa è la parte che manda fuori tempo la maggior parte dei progetti, ed è anche quella che nessun fornitore di telematica ha interesse a sollevare, perché non vende scatole nere. La scatola nera è la punta: si installa in un'ora per mezzo e fa una cosa sola. Il progetto vero è il modello dei dati, e il modello dei dati di una flotta, per quanto sembri semplice, ha una trappola che quasi tutti i fogli di calcolo e molti prodotti sbagliano: il tempo.

Le cinque tabelle, e quella che tutti dimenticano

Le tabelle sono cinque, e si descrivono in una pagina. Il mezzo: targa, telaio, categoria, alimentazione, capacità del serbatoio, data di immatricolazione, proprietà o noleggio. Il contratto: fornitore, durata, canone, chilometri contrattuali, tariffa per i chilometri in eccesso e in difetto, franchigie, servizi inclusi. L'assegnazione: quale mezzo a quale conducente, o a quale cantiere, dal giorno tale al giorno tale. La spesa: data, targa, fonte, importo, litri, chilometri dichiarati. L'evento: scadenze, tagliandi, sinistri, verbali, riconsegne, con la loro data.

Quella che tutti dimenticano è la terza, o meglio la dimenticano nella forma giusta. Nel foglio di calcolo tipico il conducente è una colonna accanto alla targa: una sola, sovrascritta ogni volta che il mezzo cambia mano. Funziona finché non arriva un verbale di due mesi fa, e a quel punto la colonna dice chi ha il mezzo oggi, non chi lo aveva quel giorno. L'assegnazione è una storia, non un attributo, e va tenuta come una tabella con le date di inizio e di fine, senza sovrapposizioni e senza buchi. Un vincolo nel database che impedisce due assegnazioni sovrapposte sullo stesso mezzo vale più di qualunque cruscotto, perché rende impossibile l'errore che genera metà della spesa non attribuita.

Il controllo del carburante in venti righe

Una volta che mezzo, assegnazione e spesa stanno nello stesso posto, i controlli che oggi nessuno fa diventano banali. Questo è il nucleo di quello che uso per le transazioni delle carte carburante. Tre regole sole, volutamente semplici, perché una regola che il responsabile della flotta capisce viene usata e una regola statistica sofisticata viene ignorata:

public record Rifornimento(string Targa, DateTime Quando, decimal Litri, int KmDichiarati);
public record DatiMezzo(decimal CapacitaSerbatoio, decimal ConsumoAtteso); // litri ogni 100 km

public IEnumerable<string> Anomalie(Rifornimento attuale, Rifornimento? precedente, DatiMezzo mezzo)
{
    // 1. Più litri di quanti ne entrino nel serbatoio, con un margine del cinque per cento
    if (attuale.Litri > mezzo.CapacitaSerbatoio * 1.05m)
        yield return $"Litri oltre il serbatoio: {attuale.Litri} su {mezzo.CapacitaSerbatoio}";

    if (precedente is null)
        yield break;

    // 2. Due rifornimenti troppo vicini per un mezzo che fa un turno al giorno
    if (attuale.Quando - precedente.Quando < TimeSpan.FromHours(6))
        yield return "Due rifornimenti a meno di sei ore di distanza";

    // 3. Consumo fuori dalla forchetta attesa, calcolato fra un pieno e l'altro
    var km = attuale.KmDichiarati - precedente.KmDichiarati;
    if (km <= 0)
    {
        yield return "Chilometri dichiarati non crescenti";
        yield break;
    }

    var consumo = attuale.Litri * 100m / km;
    if (consumo > mezzo.ConsumoAtteso * 1.3m)
        yield return $"Consumo di {consumo:0.0} l/100 km contro {mezzo.ConsumoAtteso:0.0} attesi";
}

Il punto non è il codice, che è elementare. Il punto è che senza il mezzo con la sua capacità del serbatoio e senza l'assegnazione che dice di chi era il rifornimento, queste tre regole non si possono scrivere, e con quei dati le scrive chiunque. Nell'azienda di riferimento, applicate a posteriori su un anno di transazioni, hanno segnalato duecentoquaranta rifornimenti su undicimila. Guardati uno per uno, centonovanta erano errori di associazione fra carta e mezzo, trentadue erano chilometri dichiarati a caso alla pompa, e diciotto meritavano una conversazione. Il numero che conta è il primo: centonovanta rifornimenti attribuiti al mezzo sbagliato significano centonovanta punti in cui ogni analisi dei consumi era falsa.

Perché il prodotto standard "non va bene", e quasi sempre non è colpa del prodotto

Mi capita spesso di sentire che un prodotto per le flotte è stato provato e non andava bene. Quando vado a vedere, la storia è quasi sempre la stessa: il prodotto era ragionevole, ma è stato avviato caricando l'elenco delle targhe e l'elenco dei conducenti, senza lo storico delle assegnazioni e senza le regole su chi paga cosa. Dopo tre mesi i report dicevano cose che nessuno riconosceva, e la conclusione è stata che il software era sbagliato.

Il collaudo che smaschera il problema costa una giornata, e lo consiglio prima di firmare qualunque contratto. Prendi tre mesi di dati già passati, cioè le transazioni delle carte, le fatture del noleggio e i verbali, scegli i venti mezzi più complicati, quelli che sono passati di mano o sono andati in officina, e chiedi al fornitore di caricarli e di mostrarti, per ciascuno, il costo al chilometro e il conducente di ogni spesa. Se il sistema ricostruisce il novanta per cento hai trovato il prodotto giusto. Se ne ricostruisce il sessanta, ti mancano le assegnazioni, e nessun prodotto te le inventerà.

La geolocalizzazione dei mezzi e la legge italiana: che cosa puoi fare e che cosa no

Qui molti progetti si fermano per settimane, e quasi sempre per un motivo evitabile: la scatola nera viene comprata prima di aver deciso che cosa se ne farà. In Italia la geolocalizzazione di un mezzo guidato da un dipendente è un dato sul dipendente, e la domanda da farsi non è se sia lecita in astratto ma per che cosa la usi.

L'articolo 4 dello Statuto dei Lavoratori e la circolare sui sistemi di localizzazione

L'articolo 4 dello Statuto dei Lavoratori, nella versione riscritta nel 2015, distingue due mondi. Da una parte gli strumenti da cui può derivare un controllo a distanza dell'attività e che si installano per esigenze organizzative e produttive, di sicurezza del lavoro o di tutela del patrimonio: questi richiedono un accordo con le rappresentanze sindacali o, in mancanza, l'autorizzazione dell'Ispettorato del lavoro. Dall'altra gli strumenti che il lavoratore usa per rendere la prestazione, che non richiedono né l'uno né l'altra.

La tentazione è mettere la scatola nera nel secondo mondo, perché il furgone è davvero uno strumento di lavoro. L'Ispettorato nazionale del lavoro, con la circolare numero 2 del 2016 dedicata proprio ai sistemi di geolocalizzazione, ha chiarito che di regola non è così: il localizzatore su un mezzo aziendale serve normalmente a esigenze organizzative, di sicurezza o di tutela del patrimonio, e quindi ricade nel primo mondo. Può rientrare nel secondo solo quando è davvero indispensabile per rendere la prestazione, o quando lo impone una norma specifica, come avviene in alcuni trasporti particolari. Tradotto: per una flotta tecnica o commerciale ordinaria, prima di attivare la localizzazione serve l'accordo o l'autorizzazione, e serve comunque un'informativa chiara ai conducenti.

Che cosa cambia nel progetto, in concreto

Il Garante per la protezione dei dati personali, in più provvedimenti, ha insistito sugli stessi principi: il trattamento deve essere proporzionato allo scopo dichiarato, i dati non devono diventare uno strumento di sorveglianza continua della persona, e chi guida deve sapere quando il sistema lo sta localizzando. Nella progettazione questo si traduce in scelte precise, che conviene fare prima di scegliere il fornitore e non dopo. Raccogliere i chilometri e i consumi per mezzo, senza posizione, è la cosa meno invasiva ed è sufficiente per metà delle voci di costo. La posizione rilevata agli eventi, cioè all'accensione, allo spegnimento e al rifornimento, basta per verificare i rifornimenti e ricostruire i chilometri. Il tracciamento continuo va giustificato da uno scopo che non si raggiunge in altro modo, per esempio la sicurezza di chi lavora da solo in zone isolate o l'assegnazione dell'intervento urgente al tecnico più vicino. E la mappa in tempo reale aperta sul monitor del responsabile, con lo storico di ogni sosta di ogni persona, è quella che crea problemi e che quasi nessuna azienda usa davvero dopo il primo mese.

Per le auto in uso promiscuo c'è un dettaglio in più: fuori dall'orario di lavoro il mezzo è usato per la vita privata, e il sistema deve permettere di sospendere la localizzazione o comunque di non trattare quei dati. Un pulsante per la modalità privata non è un vezzo: è il modo per tenere il sistema dentro lo scopo dichiarato. Le stesse regole sul confine fra strumenti di lavoro e strumenti di controllo le ho descritte, per la timbratura con il telefono, in software rilevazione presenze. Prima di firmare, fai verificare le scelte al tuo consulente del lavoro: la parte tecnica è semplice, quella di inquadramento no.

Fringe benefit e verbali: le due regole che il software deve conoscere

Sulle auto assegnate in uso promiscuo il valore del benefit che entra in busta paga si calcola sulle tariffe chilometriche pubblicate dall'ACI per una percorrenza convenzionale di quindicimila chilometri l'anno, e dal 2025 la percentuale dipende dall'alimentazione: la legge di bilancio l'ha fissata al cinquanta per cento per le auto termiche, al venti per le ibride ricaricabili e al dieci per le elettriche, per i veicoli assegnati da quell'anno, con regole transitorie per quelli ordinati prima. Il software non deve fare il consulente fiscale, ma deve sapere per ogni assegnazione quale auto, con quale alimentazione, da quale data, perché il dato che arriva alle paghe dipende da queste tre cose. Chiedi conferma a chi elabora le buste paga, perché le regole transitorie sono il punto in cui si sbaglia.

Sui verbali la regola è una sola ed è quella che costa: quando la violazione comporta la decurtazione dei punti e il conducente non è stato identificato al momento, l'azienda proprietaria o locataria ha sessanta giorni per comunicare chi guidava, e se non lo fa paga una sanzione in più. Con lo storico delle assegnazioni la risposta è una ricerca che dura dieci secondi. Senza, è una telefonata a tre responsabili di squadra, e ogni tanto la risposta non arriva in tempo.

Proprietà, leasing o noleggio lungo termine: che cosa cambia per il software

La scelta fra comprare, prendere in leasing o noleggiare è una scelta finanziaria e fiscale, e non è il tema di questo articolo. Ma cambia molto il software che ti serve, e quasi nessuno ci pensa al momento di scegliere.

Con i mezzi di proprietà o in leasing tutto il ciclo di vita è tuo: le scadenze, i tagliandi, le gomme, le officine, i sinistri. Il software deve tenere lo scadenziario completo e raccogliere le fatture delle officine, e la voce che conta è il fermo. Con il noleggio a lungo termine la manutenzione è dentro il canone e la gestisce il noleggiatore, e sembra che il problema sparisca. Non sparisce: si sposta. I dati degli interventi stanno nel portale del noleggiatore, non da te, e ti servono lo stesso per sapere quanto è rimasto fermo ogni furgone. E compaiono le due voci che si pagano alla fine, il conguaglio dei chilometri e i danni alla riconsegna, che con i mezzi di proprietà non esistono.

La mossa che non costa niente: bilanciare i chilometri prima della riconsegna

È il risparmio più facile di tutto l'articolo e lo vedo fare pochissimo. Se hai più mezzi dello stesso tipo con lo stesso contratto, a metà durata guardi i chilometri di ciascuno contro quelli previsti alla data. Il furgone della zona montana che è già al settanta per cento del chilometraggio a metà contratto lo scambi con il gemello della città che è al trenta. Alla fine entrambi arrivano vicini al chilometraggio previsto e non paghi né l'eccesso a tariffa piena né il difetto rimborsato a tariffa ridotta. La proiezione si scrive in poche righe:

-- Proiezione dei chilometri a fine contratto, per decidere quali mezzi scambiare
SELECT m.Targa,
       c.KmContrattuali,
       k.KmAttuali,
       DATEDIFF(DAY, c.Inizio, CAST(GETDATE() AS date)) * 1.0
           / NULLIF(DATEDIFF(DAY, c.Inizio, c.Fine), 0) AS QuotaTempo,
       k.KmAttuali * 1.0
           / NULLIF(DATEDIFF(DAY, c.Inizio, CAST(GETDATE() AS date)), 0)
           * DATEDIFF(DAY, c.Inizio, c.Fine) AS KmProiettati,
       (k.KmAttuali * 1.0
           / NULLIF(DATEDIFF(DAY, c.Inizio, CAST(GETDATE() AS date)), 0)
           * DATEDIFF(DAY, c.Inizio, c.Fine) - c.KmContrattuali) * c.TariffaKmEccesso AS ConguaglioStimato
FROM Mezzo m
JOIN Contratto c ON c.IdMezzo = m.IdMezzo AND c.Fine > GETDATE()
JOIN UltimiKm k  ON k.IdMezzo = m.IdMezzo
ORDER BY ConguaglioStimato DESC;

Nell'azienda di riferimento la prima esecuzione ha mostrato sei furgoni destinati a pagare più di duemila euro di eccesso ciascuno, e otto destinati a restituire chilometri. Due scambi a metà contratto e una rinegoziazione del chilometraggio su tre mezzi, che quasi tutti i noleggiatori accettano se la chiedi prima e non alla fine, hanno tolto circa ventimila euro dal conto della riconsegna. Nessun software da comprare: solo i dati messi in fila. Per i danni alla riconsegna vale lo stesso principio: una serie di foto all'assegnazione e a ogni passaggio di mano, scattate dal telefono del conducente in due minuti, trasforma la perizia da una trattativa in un confronto.

Quanto costa: portale del noleggiatore, prodotto in abbonamento o su misura

Le strade sono tre, più una quarta che consiglio quasi sempre, e sbagliare strada costa più che sbagliare fornitore. Questi sono gli ordini di grandezza che vedo sul mercato italiano, riferiti a un'azienda come quella di riferimento.

Il portale del noleggiatore. Se buona parte della flotta è a noleggio lungo termine, il tuo noleggiatore ti dà già un portale con i contratti, le scadenze, gli interventi e spesso le multe rinotificate. Non costa niente ed è sottovalutato. Il limite è evidente: vede solo i suoi mezzi, e se ne hai due, o hai anche mezzi di proprietà, hai due o tre portali che non si parlano. E non attribuisce niente al conducente, perché non sa chi guida. Se hai un solo noleggiatore e meno di trenta mezzi, parti da qui e da un foglio delle assegnazioni fatto bene.

Un prodotto in abbonamento per la gestione della flotta. Senza telematica costa fra i quattro e i dieci euro per mezzo al mese; con la telematica fra i quindici e i trenta euro, più la scatola nera installata, fra gli ottanta e i duecento euro per mezzo. Per ottantasei mezzi con telematica fanno fra i quindici e i trentunmila euro l'anno di canoni. Più un avviamento fra i cinque e i ventimila euro, che è quasi tutto caricamento dello storico, collegamento con le carte carburante e i noleggiatori, e ricostruzione delle assegnazioni. I prodotti buoni esistono e sono maturi, soprattutto sul lato telematico.

Un sistema su misura. Parte da trentacinquemila euro per anagrafica di mezzi, contratti e assegnazioni nel tempo, importazione delle carte carburante, dei pedaggi e delle fatture, scadenziario, gestione dei verbali con il conducente identificato e cruscotto del costo per mezzo e per conducente. Arriva a centodiecimila con l'applicazione per i conducenti, con le foto all'assegnazione e la segnalazione dei danni, la prenotazione delle auto in condivisione, il collegamento con i dati telematici e il ribaltamento dei costi su interventi e commesse. Più il quindici o venti per cento l'anno di manutenzione. La telematica, se la vuoi, la paghi comunque a parte, anche se meno, perché le scatole nere e il flusso dei dati restano un servizio di terzi.

La soglia. Il prodotto costa in proporzione ai mezzi, il su misura quasi no. Sul costo cumulato di cinque anni, con la telematica in entrambi i casi, le due linee si incrociano intorno ai centoquaranta mezzi, cioè quando i canoni del prodotto superano i trentacinquemila euro l'anno. Sotto quella soglia vince quasi sempre il prodotto, e l'azienda di riferimento, con ottantasei mezzi, sta sotto: centotrentunmila euro in cinque anni contro centosessantottomila. Sopra, la matematica cambia, e cambia in fretta, perché ogni mezzo in più costa al prodotto un canone intero e al su misura quasi niente.

Esiste però una quarta strada, ed è quella che consiglio nella maggior parte dei casi: prodotto per la telematica e per la parte standard, pezzo su misura per la cosa che ti distingue. Nell'azienda di riferimento quel pezzo era il ribaltamento del costo di ogni furgone sugli interventi che aveva servito, perché i contratti di manutenzione si rinnovavano a prezzo fisso e nessuno sapeva quali clienti li rendevano in perdita. Il tema del costo dell'intervento l'ho trattato in software gestione assistenza tecnica, e quello del costo per commessa in software gestione commesse. Il pezzo su misura costa fra i dodici e i quarantamila euro, si aggancia al prodotto attraverso le sue interfacce e non ti obbliga a mantenere la parte che il mercato fa già bene. Le ragioni per cui questa via ibrida funziona quasi sempre meglio delle due pure le trovi nella pagina sul software gestionale su misura.

Da dove si comincia: il primo rilascio in novanta giorni

Il primo rilascio non deve essere completo, deve essere utile a qualcuno entro tre mesi. Questo è l'ordine che uso, e i primi tre passi costano poco e valgono molto perché avvengono prima del software.

Prima settimana: misura. Calcola la quota di spesa non attribuita sugli ultimi tre mesi, per fonte, e annota quali mezzi generano le incertezze. Alla fine della settimana devi avere un numero, la fonte che pesa di più e il gruppo di mezzi che genera la maggior parte del problema. Con quel numero in mano tutte le discussioni successive, comprese quelle con i fornitori, diventano concrete.

Seconda e terza settimana: l'anagrafica e lo storico delle assegnazioni. Un elenco dei mezzi con i dati veri, capacità del serbatoio compresa, i contratti con i chilometri e le tariffe, e lo storico di chi ha avuto cosa almeno negli ultimi dodici mesi, ricostruito con i responsabili di squadra. È la parte più noiosa del progetto ed è quella che ne determina metà. Nello stesso momento si scrive una regola sola, che vale più di tutto il resto: nessun mezzo cambia mano senza che il passaggio venga registrato, con la data e due foto.

Quarta settimana: i flussi dei dati. Chiedi agli emittenti delle carte carburante, al gestore dei pedaggi e ai noleggiatori il formato dei file che ti possono dare e con quale frequenza. Una settimana, quasi tutta di attesa, e ti evita la sorpresa peggiore del progetto: scoprire al terzo mese che uno dei fornitori manda solo PDF.

Dal secondo mese: il primo rilascio, sul gruppo peggiore. Non sulle auto assegnate, che sono la parte già abbastanza in ordine: sui mezzi che generano la spesa non attribuita. Nell'azienda di riferimento erano le auto in condivisione e i furgoni sostitutivi, ventidue mezzi. Tre cose sole: registro delle uscite dal telefono, attribuzione automatica delle spese, scadenziario con avviso a quindici giorni. Niente mappa, niente cruscotti, niente telematica.

Terzo mese: i verbali e la proiezione dei chilometri. Il flusso dei verbali con il conducente identificato in automatico e la proiezione dei conguagli a fine contratto, con la prima decisione di scambio dei mezzi. La telematica arriva dopo, quando sai che cosa ci farai e hai l'accordo o l'autorizzazione che serve.

Un ultimo consiglio su che cosa non fare per primo. La classifica dello stile di guida dei conducenti è la funzione che si vende meglio e che serve per ultima: se i dati di assegnazione non sono affidabili attribuisce le frenate di un conducente a un altro, e se la apri prima di aver chiarito lo scopo con i lavoratori diventa l'argomento che fa saltare l'accordo. Arriva dopo, se arriva, e quando arriva conviene presentarla come uno strumento per ridurre i consumi e i sinistri, che è quello che fa davvero.

Se il numero dice che non è il tuo problema

Può succedere, e vale la pena dirlo perché quasi nessuno lo dice. Se la tua quota di spesa non attribuita è sotto il cinque per cento, se sai quanto costa ogni mezzo al chilometro e se i verbali arrivano al conducente giusto in una settimana, un software gestione flotta aziendale nuovo non ti restituirà molto margine: ti darà comodità, continuità quando la persona che segue i mezzi cambia ruolo e qualche punto percentuale sul carburante. Sono cose che valgono, e in una PMI la seconda vale più di quanto sembri, perché quasi sempre esiste una persona sola che sa come stanno davvero i contratti. Ma valgono il prezzo di un abbonamento, non di un progetto.

In quel caso il collo di bottiglia è quasi sempre altrove, e nelle aziende con una flotta di servizio è uno di questi tre: la pianificazione degli interventi, cioè il fatto che i furgoni ci sono ma girano male perché gli appuntamenti si fissano senza guardare dove sono i tecnici; la manutenzione degli impianti che fai per i clienti, dove il furgone è solo il mezzo e il costo vero sta nei secondi giri, e ne ho scritto in software gestione manutenzione impianti; oppure il controllo di gestione, cioè che il costo della flotta lo conosci benissimo ma non lo ribalti su niente, e allora il tema è quello descritto in software controllo di gestione.

E c'è un caso in cui il software non è la risposta nemmeno quando i numeri sono brutti: quando le auto sono una forma di retribuzione mai dichiarata come tale. Se l'auto in condivisione è di fatto l'auto di una persona, o se il furgone torna a casa tutte le sere perché è più comodo così, nessun sistema cambierà quella scelta: ti dirà soltanto con precisione quanto costa. Il che, tra parentesi, è già un ottimo motivo per misurare, perché molte concessioni nate per trattenere qualcuno valgono più di quanto sembri, e finché il numero non esiste la discussione non si può nemmeno cominciare.

Se sei arrivato fin qui probabilmente hai in mente la tua cartella del cinque del mese e un'idea abbastanza precisa di quale delle cinque voci di costo ti riguarda di più. Calcola la quota di spesa non attribuita degli ultimi tre mesi prima di guardare qualunque dimostrazione: è una giornata di lavoro, non costa niente, e ti dice se stai comprando margine o soltanto comodità. Da lì in poi le decisioni sono molto più semplici, e le prendi tu invece di lasciarle prendere alla mappa più convincente.