Software gestione preventivi: parte dopo una settimana, e poi nessuno richiama

La titolare di un'azienda di serramenti e schermature solari in provincia di Treviso, trentotto addetti e sette milioni e due di fatturato, ha un'abitudine che conoscono tutti in ufficio: il lunedì mattina apre la cartella "Preventivi in corso" e conta. Ne trova quaranta. Alcuni sono partiti due settimane fa, altri sono ancora una bozza in Word con scritto "da finire", e per una dozzina nessuno ricorda se il cliente abbia mai risposto. Il listino del fornitore principale è cambiato a giugno, e quello nel foglio di calcolo, in alcune righe, è ancora di marzo.

Trovi che cosa significa davvero "software gestione preventivi" e che cosa non è, il numero che dice se ne hai bisogno o se ti basta un foglio ordinato, il conto di quanto costa ogni anno il preventivo scritto a mano, tre calcoli in codice che puoi rifare con i tuoi dati, e la soglia oltre cui un pezzo su misura si ripaga. Il caso che segue è un caso tipo, ricostruito da situazioni che ho visto in aziende che vendono su preventivo, con i numeri arrotondati.

Che cos'è un software di gestione preventivi, e che cosa non è

La ricerca "software gestione preventivi" mette insieme prodotti molto diversi, e chi compra quello sbagliato se ne accorge quando il preventivo continua a partire tardi. Conviene separarli subito.

Il primo è il generatore di documenti: un programma che prende un modello, ci mette i dati del cliente e produce un PDF ordinato. Risolve l'impaginazione, e l'impaginazione è la parte meno costosa del problema. Se il tuo preventivo è già bello e il tuo guaio è un altro, questo strumento ti dà un guaio più elegante.

Il secondo è il configuratore di prodotto e prezzo, quello che gli inglesi chiamano CPQ, dalle iniziali di configure, price, quote. Serve quando il prodotto ha molte varianti e regole tecniche: questa finestra con quel vetro non sta in quella dimensione, questo motore richiede quell'alimentazione. È potente e costoso, e ha senso quando le regole sono tante e fisse. Per una PMI che vende lavori diversi uno dall'altro, di solito è un cannone per una zanzara.

Il terzo è il modulo offerte del gestionale o del CRM: fa il preventivo dentro il programma che già conosce clienti, articoli e listini. È la strada più naturale, e funziona finché il tuo modo di preventivare somiglia a quello previsto dal modulo.

Il quarto, e quello che interessa a chi legge, è l'insieme di regole e di memoria che sta attorno al preventivo: da dove arriva la richiesta, chi la prende in carico, quale listino vale oggi, quale margine minimo non si scende, quando si richiama il cliente, che cosa è successo dopo. Questo non è un documento. È un processo, e il processo ha un tempo, un costo e un esito che si possono misurare.

Preventivo, offerta, ordine: tre parole che nel software pesano

Nel linguaggio comune sono sinonimi, ma nel sistema sono tre momenti con regole diverse. La richiesta è quello che il cliente chiede, a volte in due righe di email, a volte con una planimetria. Il preventivo è la tua risposta con prezzo, condizioni e validità. L'ordine è la sua accettazione, e da lì il lavoro entra in un altro mondo: la commessa, di cui ho scritto nell'articolo sul software di gestione delle commesse.

Il punto in cui le aziende perdono più soldi è l'intervallo fra richiesta e preventivo, e quello fra preventivo e ordine. Nel mezzo non c'è nessuno che lavora male: c'è un passaggio di mano che nessuno ha disegnato. Il cliente non vede il tuo ufficio, vede solo se ricevi la sua richiesta e quanto ci metti a rispondere.

Che cosa deve sapere fare, in una riga per funzione

Un sistema utile tiene insieme cinque cose: la richiesta con i suoi dati, il listino vero e aggiornato con le sue regole di prezzo, il documento che esce, il seguito dopo l'invio e l'esito finale, che sia un ordine o un no. Ogni programma del mercato fa bene una o due di queste cose. Quasi nessuno le tiene tutte e cinque nello stesso posto, ed è lì che nasce la cartella del lunedì mattina.

Perché il preventivo parte tardi senza che nessuno se ne accorga

Nell'azienda di Treviso nessuno faceva male il proprio lavoro. La segretaria smistava le richieste, i tecnici facevano i sopralluoghi, la titolare controllava i prezzi prima di firmare. Ogni pezzo funzionava. Quello che non funzionava era il tempo che passava fra una richiesta e il giorno in cui il cliente riceveva un numero.

Lo abbiamo misurato su un anno di richieste. Una richiesta tipica arrivava il lunedì per email o per telefono. Il giorno dopo qualcuno la leggeva e la assegnava. Il terzo giorno c'era il sopralluogo per le misure. Il quarto si confermava il prezzo con il fornitore, perché nessuno si fidava del listino nel foglio. Il quinto si compilava il documento, il sesto lo firmava la titolare e il settimo partiva. Sette giorni lavorativi, nel caso normale. In media erano 6,4, con una coda di preventivi che superava i dieci.

Sette giorni sono un problema per una ragione precisa: chi chiede un preventivo per dei serramenti ne chiede almeno tre, e la maggior parte decide con il primo che risponde in modo serio. Il cliente non ti sta aspettando. Sta confrontando, e ogni giorno di ritardo è un giorno in cui un altro gli ha già mandato un numero.

Le tre cose che si nascondono nei sette giorni

La prima è la coda invisibile. Le richieste arrivano da quattro posti: la casella dell'azienda, i telefoni dei commerciali, il modulo del sito, i messaggi su WhatsApp. Non c'è un elenco unico, quindi nessuno sa quante richieste siano in attesa. Una richiesta arrivata sul telefono di un commerciale in ferie può restare ferma dieci giorni senza che esista un solo posto in cui la cosa si veda.

La seconda è il listino che non è il listino. I prezzi di acquisto cambiano quando cambia il fornitore, e il foglio di calcolo cambia quando se ne ricorda qualcuno. Nel mezzo c'è una settimana, o due mesi, in cui il preventivo viene fatto con un prezzo che non esiste più. La reazione sensata è telefonare al fornitore ogni volta, e costa un giorno.

La terza è il preventivo che parte e poi sparisce. L'email esce, la pratica passa allo stato "inviato", e da quel momento nessuno ha il compito di richiamare. Il cliente aspetta un cenno che non arriva, interpreta il silenzio come disinteresse e firma con chi si è fatto sentire. Nel caso di Treviso il 36 per cento dei preventivi non riceveva alcun secondo contatto entro dieci giorni dall'invio.

Tutte e tre si vedono in un giorno se i dati sono in un solo posto, e si vedono in un anno se i dati stanno nella testa di cinque persone. È questa la differenza che un software gestione preventivi deve produrre, e la ragione per cui la parola che conta non è "gestione" ma tempestività.

Privati, imprese e committenti pubblici: dove cambia il problema

Con i clienti privati il tempo di risposta pesa quasi più del prezzo. Il privato che ristruttura casa chiede tre preventivi in un pomeriggio, e il primo credibile ha un vantaggio enorme. Il rischio è la lentezza.

Con le imprese il rischio è la versione. Un'impresa edile chiede un preventivo, poi lo cambia quattro volte perché cambia il progetto, e se non c'è un posto in cui ogni revisione resta legata alla precedente, ci si perde. Il numero giusto è nel preventivo di tre versioni fa, e nessuno lo ritrova.

Con i committenti pubblici il preventivo è formale e le scadenze sono rigide. Qui la perdita è più rara ma più grave: un documento fuori termine non si recupera, e un prezzo sbagliato diventa un vincolo contrattuale. Per i contratti che ne seguono vale il discorso del gestionale contratti, con date e clausole tenute nel sistema e non in una cartella.

Il conto vero: quanto costa ogni anno il preventivo scritto a mano

Prima di parlare di software conviene fare il conto della situazione di oggi. Nel caso di Treviso le voci erano cinque. Le riporto con il metodo, perché tu possa rifarlo con i tuoi numeri. Ho lasciato fuori il costo dei sopralluoghi e della scelta tecnica: sono lavoro vero, e nessun programma lo fa al tuo posto.

Le premesse sono poche. L'azienda inviava 1.600 preventivi l'anno, circa 133 al mese, e ne chiudeva il 25 per cento: 400 ordini da 18.000 euro di media, che fanno i sette milioni e due di fatturato. Il margine lordo su un ordine medio era del 28 per cento, cioè circa 5.000 euro. Un'ora di ufficio costava 36 euro, tutto compreso.

Le ore di compilazione evitabili. Compilare un preventivo prendeva in media due ore e mezza: aprire l'ultimo simile, controllare il listino, calcolare in Excel, impaginare in Word, esportare il PDF, scrivere l'email. Con i dati in un posto solo e un modello che calcola, ne bastava una, lasciando la scelta tecnica. Sono 1,5 ore risparmiabili per 1.600 preventivi, cioè 2.400 ore, che a 36 euro fanno circa 86.000 euro l'anno.

I preventivi senza seguito. Il 36 per cento dei preventivi, 576 su 1.600, non riceveva alcun contatto dopo l'invio. Chiudevano il 19 per cento. Quelli seguiti con almeno un secondo contatto chiudevano il 28. La differenza di nove punti non è tutta merito del richiamo, perché si richiama più facilmente chi sembra interessato. Ne ho preso solo un quarto, due punti e mezzo: su 576 preventivi sono 14 ordini in più, che a 5.000 euro di margine fanno circa 70.000 euro l'anno.

I preventivi partiti in ritardo. Il 30 per cento dei preventivi, 480, partiva entro due giorni lavorativi e chiudeva il 34 per cento. Un altro 32 per cento, 512, partiva fra tre e sette giorni e chiudeva il 26. Il 38 per cento, 608, partiva dopo oltre sette giorni e chiudeva il 17. Anche qui la differenza non è tutta causata dal ritardo: i preventivi più lenti sono anche i più complicati. Ho contato solo due punti di recupero su 608: 12 ordini, circa 60.000 euro l'anno.

Gli errori di listino e di calcolo. In una verifica a campione, il 6 per cento dei preventivi, cioè 96 l'anno, aveva un errore di prezzo: un listino vecchio, una riga dimenticata, uno sconto applicato due volte. I clienti, com'è naturale, accettano gli errori che li favoriscono: 24 ordini sono stati accettati con un prezzo troppo basso, con una perdita media di 1.100 euro. Sono circa 26.000 euro l'anno.

La ricerca dello storico. Cinque persone, tre commerciali e due dell'ufficio, perdevano in media due ore a settimana a cercare "che prezzo avevamo fatto a quel cliente", a ritrovare l'ultima versione e a ricostruire la storia di una trattativa. Due ore per quarantasei settimane per cinque persone fanno 460 ore, che a 36 euro sono circa 17.000 euro.

Il totale è di circa 259.000 euro l'anno, il 3,6 per cento del fatturato, in un'azienda con un margine operativo del 6 per cento. Detto in un altro modo: più della metà dell'utile se ne andava nel modo in cui i preventivi nascevano e venivano seguiti, non nel prezzo né nella qualità dei serramenti.

Due avvertenze oneste. La prima: le voci sul ritardo e sul seguito sono mancati guadagni, non perdite contabili, e si sovrappongono in parte, perché un preventivo lento è spesso anche un preventivo senza seguito. Per questo ho preso recuperi prudenti, una frazione piccola della differenza osservata. La seconda: la voce delle ore è la più solida, perché si misura con un cronometro.

Il tuo conto sarà diverso, ma le voci sono quasi sempre queste cinque. Se il totale, rifatto con i tuoi numeri, sta sotto l'1 per cento del fatturato, un software gestione preventivi non è la tua priorità. Se supera il 2, lo è quasi certamente, anche se in azienda nessuno lo chiama così.

Come si rifà il conto in un pomeriggio

Servono quattro dati, e quasi tutti stanno nella posta inviata. Il primo è il numero di preventivi dell'ultimo anno, contando le email con il PDF allegato. Il secondo è il numero di ordini e il loro valore medio, che lo sa l'amministrazione. Il terzo è il tempo di compilazione: fate cronometrare a tre persone cinque preventivi veri, senza avvisare che sia una prova. Il quarto è il margine lordo medio, che è quello che usa il commercialista.

Con questi quattro dati le voci si calcolano da sole. Non serve un'analisi: serve onestà sul fatto che il tempo vero è quasi sempre il doppio di quello che si pensa.

Il numero che decide: quanto ci metti a rispondere, e quanti preventivi restano soli

Il conto delle cinque voci ti dice quanto perdi. Non ti dice se un software ti farà recuperare quei soldi, perché una parte delle perdite dipende da decisioni commerciali che nessun programma prende al tuo posto. Il numero che lo dice è un altro, e lo chiamo tempo di risposta: la media, pesata sull'importo dei preventivi, dei giorni lavorativi che passano fra l'arrivo della richiesta e l'invio del preventivo al cliente.

Le soglie che uso sono quattro. Sotto i due giorni la situazione è sotto controllo: basta un foglio ben tenuto, e forse nemmeno quello. Fra due e cinque il problema è di metodo: il lavoro è lo stesso ma arriva in ordine sparso, e prima del software serve decidere chi prende in carico che cosa e in quanto tempo. Fra cinque e dieci un sistema che calcola da solo si ripaga, perché il ritardo è strutturale e nessuna disciplina lo elimina. Oltre i dieci giorni stai perdendo clienti prima ancora di rispondere: il preventivo arriva quando la decisione è già presa.

Nell'azienda di Treviso il tempo di risposta era di 6,4 giorni, nella fascia in cui il sistema si ripaga. E la distribuzione diceva più della media: i preventivi di importo più alto, quelli complessi con tre o quattro tipologie di serramento, erano i più lenti, e arrivavano in media dopo nove giorni.

Il secondo numero: quanti preventivi restano soli

Accanto al tempo di risposta ne misuro un secondo: la percentuale di preventivi che non riceve alcun contatto entro dieci giorni dall'invio. È la misura del seguito, e vale quanto la prima. Sotto il 10 per cento stai facendo bene. Fra il 10 e il 25 c'è un buco di metodo. Sopra il 25 il preventivo, dopo l'invio, non è più di nessuno. A Treviso era il 36.

I due numeri raccontano due punti diversi dello stesso imbuto. Il primo dice quanto ci metti a presentarti, il secondo se ti presenti ancora dopo. Si può avere uno bene e l'altro male, e i rimedi sono diversi: nel primo caso si lavora sul listino e sui modelli, nel secondo su un elenco di richiami che qualcuno guardi ogni mattina.

Come si calcolano, con i dati che hai

Non serve un sistema nuovo per la prima misura. Servono due tabelle: una con la data di arrivo di ogni richiesta, una con la data di invio di ogni preventivo, e un elenco dei contatti successivi. Se non esistono, si ricostruiscono dalla posta: la data della prima email del cliente e la data della email con il PDF allegato. Per i giorni lavorativi serve un calendario con i festivi a zero. Con questi dati la misura è una query.

-- Tempo di risposta e preventivi senza seguito, ultimi dodici mesi.
-- Calendario(Giorno date, Lavorativo bit): una riga per ogni giorno, festivi e ponti a zero.
-- Contatti(IdPreventivo, DataContatto): telefonate, email e visite dopo l'invio.
WITH Base AS (
    SELECT p.IdPreventivo,
           p.Importo,
           lav.GiorniLavorativi,
           CASE WHEN EXISTS (SELECT 1
                             FROM Contatti AS c
                             WHERE c.IdPreventivo = p.IdPreventivo
                               AND c.DataContatto >  p.DataInvio
                               AND c.DataContatto <= DATEADD(day, 10, p.DataInvio))
                THEN 0 ELSE 1 END AS SenzaSeguito
    FROM Preventivi AS p
    JOIN Richieste AS r ON r.IdRichiesta = p.IdRichiesta
    CROSS APPLY (SELECT COUNT(*) AS GiorniLavorativi
                 FROM Calendario AS g
                 WHERE g.Lavorativo = 1
                   AND g.Giorno >  CAST(r.DataRichiesta AS date)
                   AND g.Giorno <= CAST(p.DataInvio AS date)) AS lav
    WHERE p.DataInvio >= DATEADD(month, -12, CAST(GETDATE() AS date))
      AND p.DataInvio <  DATEADD(day, -10, CAST(GETDATE() AS date))  -- solo preventivi con dieci giorni di storia
)
SELECT COUNT(*) AS PreventiviInviati,
       CAST(AVG(1.0 * GiorniLavorativi) AS decimal(5, 1)) AS TempoRispostaMedio,
       CAST(SUM(1.0 * GiorniLavorativi * Importo) / NULLIF(SUM(Importo), 0) AS decimal(5, 1)) AS TempoRispostaPesato,
       CAST(100.0 * SUM(SenzaSeguito) / COUNT(*) AS decimal(5, 1)) AS PercentualeSenzaSeguito
FROM Base;

La query restituisce quattro valori: quanti preventivi, il tempo medio, il tempo pesato sull'importo e la percentuale senza seguito. Due avvertenze. La prima: se la data di arrivo della richiesta non è mai stata scritta da nessuna parte, la misura è già un dato, e brutto, perché vuol dire che il tempo di risposta non lo controlla nessuno. La seconda: conta la data in cui la richiesta è arrivata, non quella in cui qualcuno l'ha aperta. Sono giorni diversi, e il primo è quello che vede il cliente.

Listino, sconti e margine minimo: il calcolo che nessuno fa due volte uguale

Quasi tutto il valore di un software gestione preventivi sta in una funzione sola: mettere accanto, per ogni riga del preventivo, tre numeri che oggi stanno in tre posti. Il costo di acquisto valido oggi, il prezzo che il cliente vedrà e il margine che resta. Se il terzo scende sotto una soglia, qualcuno deve saperlo prima che il documento parta, non a fine mese.

La parte che sembra banale, e che non lo è, è la validità del listino. Un prezzo di acquisto ha una data di inizio e a volte una di fine. Il preventivo di oggi usa il prezzo di oggi, quello di tre mesi fa usava quello di allora, e se il cliente accetta dopo trenta giorni conta il prezzo che gli avevi dichiarato. Un foglio di calcolo con una sola colonna "prezzo" non può tenere queste cose, e per questo si sbaglia.

Un calcolo che si scrive in un'ora

Ecco il nucleo in C#, con i tipi minimi. Cerca il prezzo valido alla data del preventivo, applica il ricarico e lo sconto richiesto, e restituisce il margine con gli avvisi che servono a chi firma. Il sistema non decide mai al posto della persona: segnala.

// Prezzatura di una riga di preventivo: listino valido alla data, ricarico, sconto, margine minimo.
public sealed record VoceListino(string Codice, decimal CostoAcquisto, DateOnly ValidoDal, DateOnly? ValidoAl);

public sealed record RigaRichiesta(string Codice, decimal Quantita, decimal ScontoPercentuale);

public sealed record RigaPreventivo(
    string Codice,
    decimal Quantita,
    decimal PrezzoUnitario,
    decimal MarginePercentuale,
    IReadOnlyList<string> Avvisi);

public sealed class Prezzatore
{
    private readonly IReadOnlyList<VoceListino> _listino;
    private readonly decimal _ricarico;
    private readonly decimal _margineMinimo;
    private readonly int _giorniMassimiListino;

    public Prezzatore(IReadOnlyList<VoceListino> listino, decimal ricarico,
                      decimal margineMinimoPercentuale, int giorniMassimiListino = 90)
    {
        _listino = listino;
        _ricarico = ricarico;
        _margineMinimo = margineMinimoPercentuale;
        _giorniMassimiListino = giorniMassimiListino;
    }

    public RigaPreventivo Prezza(RigaRichiesta riga, DateOnly oggi)
    {
        var voce = _listino
            .Where(v => v.Codice == riga.Codice && v.ValidoDal <= oggi
                       && (v.ValidoAl is null || v.ValidoAl >= oggi))
            .OrderByDescending(v => v.ValidoDal)
            .FirstOrDefault();

        if (voce is null)
        {
            return new RigaPreventivo(riga.Codice, riga.Quantita, 0m, 0m,
                new[] { "Nessun listino valido a questa data: prezzo da inserire a mano." });
        }

        var avvisi = new List<string>();
        var eta = oggi.DayNumber - voce.ValidoDal.DayNumber;
        if (eta > _giorniMassimiListino)
        {
            avvisi.Add($"Listino vecchio di {eta} giorni: confermare il costo con il fornitore.");
        }

        var prezzo = Math.Round(voce.CostoAcquisto * _ricarico * (1 - riga.ScontoPercentuale / 100m), 2);
        var margine = prezzo == 0 ? 0m : Math.Round((prezzo - voce.CostoAcquisto) / prezzo * 100, 1);
        if (margine < _margineMinimo)
        {
            avvisi.Add($"Margine {margine}% sotto il minimo del {_margineMinimo}%: serve l'approvazione.");
        }

        return new RigaPreventivo(riga.Codice, riga.Quantita, prezzo, margine, avvisi);
    }
}

Una porta-finestra con un costo di acquisto di 612 euro e un ricarico di 1,45 viene venduta a 887,40 euro, con un margine del 31 per cento. Se il cliente chiede il 12 per cento di sconto, il prezzo scende a 780,91 euro e il margine al 21,6, sotto il minimo del 24 che l'azienda si è data. Il sistema non rifiuta niente: scrive in cima alla riga che serve l'approvazione della titolare, e la titolare decide in dieci secondi, con il numero davanti, invece di scoprirlo a fine mese.

Non c'è niente di sofisticato, ed è proprio questo il punto. Il valore non sta nella formula: sta nel fatto che il listino sia uno solo, che abbia le date, e che la regola del margine minimo la applichi una macchina ogni volta, e non la memoria di chi è stanco il venerdì pomeriggio.

Le regole che vanno scritte una volta e ricordate sempre

Ogni azienda che vende su preventivo ha cinque o sei regole che spostano soldi: il ricarico per famiglia di prodotto, lo sconto massimo che un commerciale può dare senza chiedere, il margine sotto cui serve l'approvazione, la validità del preventivo in giorni, le condizioni di pagamento standard e quando si può derogare. Non servono cinquanta parametri: servono queste, scritte bene, in un posto dove le legge il sistema e non un file che qualcuno ha salvato sul desktop. Un lavoro di un pomeriggio, fatto una volta.

Chi gestisce anche un magazzino aggiunge un'altra riga: la disponibilità. Non è obbligatoria, ma un preventivo che promette una consegna in due settimane per un articolo con tempi di sei è la fonte più comune di contestazioni, e collegare i due sistemi vale quanto scritto nell'articolo sul software di gestione del magazzino.

Dopo l'invio: come si segue un preventivo senza dipendere dalla memoria

Il preventivo non finisce quando parte. Finisce quando il cliente dice di sì, di no, o smette di rispondere. Nel mezzo c'è il lavoro che le aziende fanno peggio, perché è un lavoro senza scadenza. Nessuno ti chiama per dirti che hai dimenticato di richiamare un cliente.

Il metodo che propongo è semplice. Ogni preventivo ha un calendario di richiami fissato quando parte: il primo dopo tre giorni, per sapere se è arrivato e se ci sono domande; il secondo dopo dieci, per capire a che punto è la decisione; il terzo dopo ventuno, per chiudere con un sì, un no o una nuova data. Ogni mattina il sistema mostra l'elenco dei richiami previsti per quel giorno, ordinato per importanza.

La parola importante è ordinato. Un elenco di quaranta richiami non lo fa nessuno, un elenco di otto in cui il primo vale venticinquemila euro lo fanno tutti. L'ordine si dà con una regola semplice: l'importo conta, e conta di più se il cliente ha aperto il documento, perché un preventivo aperto è un preventivo letto.

Un elenco del mattino che si scrive in mezz'ora

// Elenco dei richiami di oggi: tre contatti previsti a 3, 10 e 21 giorni dall'invio.
public sealed record PreventivoAperto(
    string Id, string Cliente, decimal Importo, DateOnly DataInvio,
    int ContattiDopoInvio, bool Visualizzato);

public sealed record DaRichiamare(
    string Id, string Cliente, decimal Importo, int GiorniDallInvio, decimal Priorita, string Motivo);

public static class Seguito
{
    private static readonly int[] GiorniPrevisti = { 3, 10, 21 };

    public static IReadOnlyList<DaRichiamare> Oggi(
        IEnumerable<PreventivoAperto> aperti, DateOnly oggi, int giorniValidita = 30)
    {
        var elenco = new List<DaRichiamare>();

        foreach (var p in aperti)
        {
            var giorni = oggi.DayNumber - p.DataInvio.DayNumber;
            if (giorni > giorniValidita || p.ContattiDopoInvio >= GiorniPrevisti.Length)
            {
                continue; // scaduto, o già seguito tre volte: esce dall'elenco del mattino
            }

            var scadenza = GiorniPrevisti[p.ContattiDopoInvio];
            if (giorni < scadenza)
            {
                continue; // non è ancora il momento
            }

            // Pesa di più chi ha aperto il documento e chi aspetta da più tempo dopo la scadenza.
            var peso = (p.Visualizzato ? 1.3m : 1.0m) * (1 + (giorni - scadenza) * 0.02m);
            elenco.Add(new DaRichiamare(
                p.Id, p.Cliente, p.Importo, giorni, Math.Round(p.Importo * peso, 0),
                $"Contatto {p.ContattiDopoInvio + 1} di {GiorniPrevisti.Length}, previsto al giorno {scadenza}"
                + (p.Visualizzato ? ", documento aperto" : "")));
        }

        return elenco.OrderByDescending(d => d.Priorita).ToList();
    }
}

Su quarantotto preventivi aperti, un lunedì, la funzione ne mette in elenco dodici. Il primo è un preventivo da 31.000 euro per una scuola dell'infanzia, inviato undici giorni prima, aperto due volte, con un solo contatto già fatto: priorità alta, perché è grande, letto e fermo. L'ultimo è un balcone da 2.400 euro inviato quattro giorni prima e mai aperto. Il sistema non richiama nessuno. Dice alla persona giusta chi richiamare, ed è la cosa che un foglio non fa.

Il richiamo non deve essere un messaggio automatico: quello i clienti lo leggono come spam. Deve essere una persona con una frase vera, magari preparata da un modello, che chieda se serve altro per decidere. La differenza fra i due si sente subito.

Perché il seguito è anche il lavoro del CRM

Una buona metà di ciò che serve per il seguito sta già in un CRM, se l'azienda ne ha uno ben tenuto: clienti, contatti, storia delle conversazioni, promemoria. Ne ho scritto nell'articolo sul gestionale CRM. Il motivo per cui spesso non basta è che il CRM conosce il cliente, ma non il preventivo: non sa quale listino valeva, quale margine, quale versione è l'ultima. Il sistema dei preventivi e il CRM devono scambiarsi l'esito, e basta. Nessuno dei due deve diventare l'altro.

Come deve girare un software gestione preventivi: dalla richiesta all'ordine

La domanda che mi fanno più spesso è se debba essere un prodotto o un sistema nuovo. Prima conviene capire che cosa deve succedere, perché il flusso è lo stesso qualunque strada si scelga.

Ogni richiesta entra in un elenco unico. Email, telefono, modulo del sito, WhatsApp: qualunque sia il canale, la richiesta finisce in un posto con una data di arrivo e un responsabile. Non serve eliminare i canali, serve che tutti scrivano nello stesso elenco. Nell'azienda di Treviso bastò una casella dedicata e un modulo di tre campi per il telefono.

Il listino ha le date. Ogni prezzo di acquisto ha un inizio e una fine, e quando arriva un nuovo listino dal fornitore si carica una volta sola, non si ricorda di cambiare in venti celle. È il punto in cui si recuperano più ore e si evitano più errori.

Il preventivo si genera da un modello. Le righe arrivano dalla richiesta e dal listino, il margine si calcola da solo, le condizioni standard sono già scritte. A chi lo prepara resta la parte che richiede mestiere: le misure, la scelta tecnica, le note per quel cliente.

Le revisioni restano legate. Quando il cliente chiede una modifica, il preventivo diventa la versione due, e la versione uno resta consultabile. Così non si manda per sbaglio un prezzo vecchio, e si può mostrare al cliente che cosa è cambiato e quanto.

Il calendario dei richiami parte con l'invio. Non c'è nessuna scelta da fare: parte da solo, e ogni mattina chi deve richiamare vede l'elenco. Se uno è in ferie, l'elenco passa a un collega.

L'esito torna indietro. Un ordine, un no con il motivo, un silenzio dopo tre contatti. Il motivo del no, scelto da una lista corta, è il dato più prezioso che l'azienda possa raccogliere: dopo sei mesi dice se si perde sul prezzo, sui tempi o sulla fiducia.

L'ordine passa alla commessa. Quando il preventivo si trasforma in lavoro, i dati non si riscrivono: le righe, i prezzi e il margine promesso diventano la base della commessa, e il margine reale si confronta con quello del preventivo. È la chiusura del cerchio, ed è il pezzo che per le aziende di servizi è descritto nell'articolo sul controllo di gestione.

Nessuno di questi passaggi richiede di cambiare la contabilità o la fatturazione. Nell'azienda di Treviso il gestionale amministrativo è rimasto lo stesso. È cambiato quello che stava in mezzo: la cartella dei Word e il foglio dei prezzi.

Che cosa non deve fare

Un sistema di questo tipo non deve rendere il preventivo più rigido di quello che è. Una parte del mestiere sta nell'eccezione: il cliente storico a cui si fa un prezzo di favore, il lavoro strano che non sta in nessuna categoria, la deroga che nasce da una stretta di mano. Il sistema deve permettere tutto questo, chiedendo solo che la deroga sia scritta e abbia un nome accanto. Un programma che impedisce di fare l'eccezione verrà aggirato in una settimana, e la cartella dei Word tornerà.

Quanto costa un software gestione preventivi: prodotto, modulo del gestionale o su misura

Le strade sono tre, e i prezzi che seguono sono quelli che vedo nel 2026 per aziende italiane che vendono su preventivo, fra i tre e i trenta milioni di fatturato.

Il prodotto di preventivazione. Esistono programmi pensati per fare preventivi, con modelli, listini, firma elettronica e un minimo di seguito. Costano di solito fra i duemila e i quindicimila euro l'anno, a seconda di utenti e funzioni, con un avviamento fra zero e diecimila euro. Fanno bene le cose generiche: documento ordinato, invio, firma. Fanno meno bene le cose particolari della tua azienda: il listino con le date, le regole di margine, il collegamento con la tua commessa.

Il modulo del gestionale. Il modulo offerte del gestionale amministrativo o del CRM costa fra cinquemila e venticinquemila euro fra licenza e configurazione. Ha il vantaggio di conoscere già clienti e articoli. È pensato per preventivi che somigliano a una fattura anticipata, e questo si sente quando il tuo preventivo ha tre versioni, un sopralluogo e un calendario di richiami.

Il sistema su misura. Anche qui due cifre. Un pezzo su misura che si affianca a quello che c'è, cioè listino con le date, regole di prezzo e di margine, generazione del documento, calendario dei richiami e collegamento con il CRM e con la commessa, costa fra i venticinque e i cinquantacinquemila euro, più il quindici o venti per cento l'anno di manutenzione. Un sistema completo, con un configuratore che conosce le regole tecniche del prodotto, costa fra gli ottanta e i centosessantamila euro e serve raramente sotto gli ottocento preventivi l'anno.

La soglia, con i numeri

Il confronto più utile è fra restare con Word ed Excel e costruire un pezzo su misura. Il costo del pezzo è quasi fisso, mentre il costo del tempo che si perde cresce con il numero dei preventivi.

Con i numeri di Treviso, il pezzo è costato 46.000 euro, con una manutenzione del quindici per cento, cioè 6.900 euro l'anno. In cinque anni fanno 80.500 euro. Ogni preventivo preparato in un'ora invece che in due ore e mezza fa risparmiare 1,5 ore, cioè 54 euro. In cinque anni ogni preventivo l'anno di volume vale 270 euro. Contando solo il tempo, le due strade si incrociano intorno ai trecento preventivi l'anno, venticinque al mese. Sotto quella soglia un foglio ben fatto e un'ora di disciplina bastano.

// Quanti preventivi l'anno servono perché un pezzo su misura si ripaghi in N anni.
public static class Pareggio
{
    public static (int SoloTempo, int ConOrdiniRecuperati) Preventivi(
        decimal costoRealizzazione, decimal manutenzioneAnnuaPercentuale, int anni,
        decimal oreRisparmiate, decimal costoOra, decimal ordiniRecuperatiPerPreventivoAnno)
    {
        var costoTotale = costoRealizzazione * (1 + manutenzioneAnnuaPercentuale * anni);
        var risparmioTempo = oreRisparmiate * costoOra * anni;           // per ogni preventivo l'anno
        var risparmioOrdini = ordiniRecuperatiPerPreventivoAnno * anni;  // idem, in margine recuperato

        return (
            (int)Math.Ceiling(costoTotale / risparmioTempo),
            (int)Math.Ceiling(costoTotale / (risparmioTempo + risparmioOrdini)));
    }
}

// Pareggio.Preventivi(46000m, 0.15m, 5, 1.5m, 36m, 98m)  =>  (299, 106)

E il solo tempo è la parte più piccola del conto. A Treviso gli ordini recuperati con i richiami, la risposta più rapida e i prezzi corretti valevano circa 98 euro per ogni preventivo l'anno: 60.000, 70.000 e 26.000 euro di prima, divisi per 1.600 preventivi, e prudenti. Aggiungendoli, la soglia scende a circa cento preventivi l'anno, meno di nove al mese. Il pezzo su misura, costato 46.000 euro, si è ripagato in otto mesi dall'avvio del progetto, contando i tre del piano.

La strada che consiglio nella maggior parte dei casi è mista: il gestionale o il CRM che già hai per clienti, articoli e fatture, e un pezzo su misura per quello che nessun prodotto sa fare bene, cioè il listino con le date, le regole di margine, i richiami e l'esito. Se in tutta l'azienda i preventivi sono meno di cento l'anno, non serve né l'una né l'altra: bastano un buon modello, un foglio dei richiami e un'ora la settimana.

Le domande da fare a chi ti propone un prodotto

Cinque domande separano i prodotti che risolvono il problema da quelli che lo spostano.

Il listino ha le date? Se il prezzo di un articolo è un solo numero, il preventivo di tre mesi fa e quello di oggi useranno lo stesso, e uno dei due è sbagliato. Chiedi di vedere come si carica un listino nuovo e che cosa succede ai preventivi già inviati.

Chi mi avvisa se il margine scende sotto il minimo? Se la regola è un campo di testo libero, nessuno ti avviserà mai. Chiedi di fare una prova con uno sconto del quindici per cento.

Dove vedo i preventivi che nessuno ha richiamato? Se il programma non ha un elenco del giorno, il seguito resterà un'intenzione. Chiedi di vedere la schermata di un lunedì mattina.

Come passa l'esito al CRM e alla commessa? Se ogni passaggio è un'esportazione da fare a mano, i dati torneranno in ordine sparso entro un mese.

Come escono i miei dati? Un prodotto che non espone i suoi dati con un'interfaccia documentata è un'altra isola, e lo storico dei tuoi prezzi e dei tuoi no è l'ultima cosa che un'azienda può permettersi di lasciare chiusa nel programma di un fornitore.

L'intelligenza artificiale in un software di gestione preventivi: dove aiuta e dove no

Molti prodotti del 2026 promettono un assistente basato sull'intelligenza artificiale. Uso modelli linguistici ogni giorno nel mio lavoro dal 2023, e per chi fa preventivi ho visto tre usi che rendono e uno che no.

La bozza dalla richiesta. Un modello legge l'email o il messaggio del cliente e prepara la bozza della richiesta strutturata: che cosa chiede, per quale indirizzo, con quali misure se ci sono, che cosa manca per rispondere. Una persona controlla e completa. Il lavoro di leggere e ricopiare, che occupava la prima mezz'ora, diventa un controllo di due minuti, e soprattutto la richiesta finisce nell'elenco con i campi giusti invece che in una casella.

La lettera di accompagnamento. Il modello scrive il testo che accompagna il preventivo, con il tono giusto per quel cliente e i riferimenti alla conversazione. I prezzi sono quelli calcolati dal listino, non scritti dal modello. La firma è di una persona.

Il testo del richiamo. Quando l'elenco del mattino dice di richiamare un cliente, il modello propone due frasi che tengono conto dell'ultima conversazione: "Ti scrivo per sapere se hai potuto guardare la proposta per la scuola, e se serve che ti mandi la scheda del vetro". La persona le legge, le cambia e le manda.

Non rende, invece, e qui sono netto, la decisione del prezzo. Un modello linguistico non sa quanto costa il tuo fornitore oggi, quanto margine puoi permetterti con quel cliente, che cosa ha offerto il concorrente. Può produrre un numero verosimile, e un numero verosimile sbagliato è peggio di nessun numero. Il prezzo lo decide il listino con le sue regole, e se il listino non basta lo decide una persona. Il modello prepara, la persona decide.

C'è un secondo limite, meno visibile. Un modello che lavora su dati sporchi, cioè con listini vecchi, versioni confuse e storie incomplete, produce bozze sbagliate con grande sicurezza, e le persone smettono di fidarsi in un giorno. Per questo l'intelligenza artificiale va aggiunta dopo i dati, non prima.

Da dove si comincia: il primo rilascio in novanta giorni

Che tu scelga un prodotto, il modulo del gestionale o un pezzo su misura, l'ordine in cui si fanno le cose conta più della scelta. Questo è il piano che uso per un'azienda che vende su preventivo, e sta in novanta giorni.

Le prime due settimane: la misura. Si calcolano il tempo di risposta e la percentuale di preventivi senza seguito, ricostruendo le date dalla posta. Si cronometrano cinque preventivi veri. Si rifà il conto delle cinque voci. Alla fine c'è un numero e un elenco dei preventivi aperti più grandi da richiamare subito, che di solito vale da solo il costo del lavoro.

Dalla terza alla sesta settimana: l'elenco unico e il listino. Si apre una casella e un modulo per tutte le richieste, con una data di arrivo e un responsabile. Si carica il listino del fornitore principale con le sue date, e si scrivono le regole di margine. Si parte dalle famiglie di prodotto che pesano di più sul fatturato.

Dalla settima alla decima settimana: il documento e il calcolo. Si accende il modello del preventivo, che prende le righe dal listino e calcola il margine. Chi prepara i preventivi lo usa per un mese in parallelo ai vecchi file, e si confrontano i risultati riga per riga. È la fase in cui si perdono le illusioni e si guadagna la fiducia.

Le ultime tre settimane: il seguito e l'esito. Si accende il calendario dei richiami con l'elenco del mattino, e si chiede a chi chiude un preventivo di segnare il motivo di un eventuale no. Da qui in poi i dati nascono una volta sola.

Il resto, dalla bozza della richiesta al testo dei richiami, arriva dopo, quando i dati sono affidabili. Alla fine dei novanta giorni si rimisurano i due numeri: è l'unico modo di sapere se il progetto ha funzionato, e se non è così, di capire dove guardare.

Che cosa chiedere alla persona che lo costruisce

Se scegli il pezzo su misura, tre richieste prima di cominciare. Chiedi che i due numeri, tempo di risposta e preventivi senza seguito, siano calcolati dal sistema fin dal primo giorno, in modo che il risultato si veda senza una riunione. Chiedi che il listino e le regole siano modificabili da chi lavora in azienda, senza passare da chi ha scritto il programma. Chiedi che i dati escano in un formato aperto, così non resti in ostaggio nemmeno di chi lo ha fatto bene.

Se il numero dice che non è il tuo problema

Può darsi che, fatta la misura, il tempo di risposta sia sotto i due giorni, che i richiami li faccia qualcuno e che il listino sia tenuto con ordine. È una buona notizia, e vale la pena dirlo chiaramente: in quel caso un software gestione preventivi su misura non ti serve, e chi ti dice il contrario ti sta vendendo qualcosa.

In quel caso il collo di bottiglia, se c'è, è quasi sempre altrove. Se rispondi presto e segui bene ma chiudi pochi ordini, il problema è nell'offerta: nel prezzo, nel prodotto o nel modo in cui lo racconti, e nessun software lo risolve. Si risolve parlando con i clienti che hanno detto di no e chiedendo perché. Se i preventivi sono pochi e grandi, dieci o venti l'anno che valgono mezzo milione l'uno, non serve un sistema: serve una persona che li segua uno per uno, come un progetto.

E c'è un caso in cui il software non è la risposta nemmeno con numeri brutti: quando il ritardo non dipende dagli strumenti ma dal fatto che il preventivo lo sa fare una sola persona, il titolare. Lì il problema è delegare, e un programma ti aiuta solo se prima hai scritto, anche su un foglio, come ragioni quando fai un prezzo.

Se sei arrivato fin qui, probabilmente hai in mente la cartella del lunedì mattina. Prima di guardare qualunque dimostrazione, prendi gli ultimi dieci preventivi che hai mandato e scrivi, per ciascuno, in che giorno è arrivata la richiesta e in che giorno è partito il numero. Poi guarda quanti hanno ricevuto una telefonata dopo l'invio. Se la media supera i cinque giorni, o più di un preventivo su quattro è rimasto solo, hai già la risposta. Il resto è un progetto, non una scelta di prodotto.

Se vuoi un secondo sguardo sul tuo caso, la strada è la consulenza software, e quando la soluzione giusta è un pezzo costruito attorno al tuo modo di lavorare lo trovi spiegato nella pagina sul software su misura. Per il metodo con cui si legge il margine di un'azienda intera, dall'alto, c'è l'articolo sul software per il controllo di gestione.