Software gestione produzione: pianifichi su tempi ciclo che nessuno ha mai misurato

La commessa delle flange sembrava la migliore dell'anno: duemila pezzi, un cliente puntuale, un prezzo costruito sul ciclo che il gestionale riportava da sei anni, quattro minuti al pezzo. A consuntivo i minuti erano sei e mezzo, perché nel ciclo mancavano i due attrezzaggi, il controllo del primo pezzo e il cambio utensile. Il titolare, quarantacinque persone in provincia di Vicenza, ha scoperto a lotto finito che la commessa migliore dell'anno aveva lavorato in pari, e che su quel ciclo erano stati fatti gli ultimi trenta preventivi. È il problema che un software gestione produzione dovrebbe risolvere, e che quasi mai risolve da solo.

Se la scena la riconosci, in questo articolo trovi il conto vero di quanto ti costa produrre su numeri che non sono i tuoi, il numero unico che decide se un sistema di questo tipo ti servirà davvero o diventerà un altro terminale che gli operatori evitano, le tre cose diverse che i fornitori vendono tutte con il nome di MES, come esce il dato dal reparto senza fermare il reparto, le fasce di prezzo reali fra un prodotto, il modulo del gestionale che hai già e un sistema su misura, e la soglia in euro oltre cui la matematica cambia.

Scrivo software dal 1999 e i reparti li ho visti da dentro in aziende molto diverse: officine meccaniche conto terzi con dodici centri di lavoro e trecento codici attivi, stampatori di materie plastiche che vivono di attrezzaggi, carpenterie che lavorano su disegno e non fanno mai due volte lo stesso pezzo, aziende alimentari dove la tracciabilità del lotto è un obbligo di legge. Ho anche costruito e venduto un software professionale usato da molte aziende diverse, quindi il problema di far diventare numero quello che succede fuori dall'ufficio l'ho dovuto risolvere, non solo descrivere.

La cosa che ho imparato, e che nessun fornitore dice durante la dimostrazione, è questa: in una PMI manifatturiera il numero che vale non è quanti pezzi fai, è di quanto il tempo ciclo scritto nel gestionale si discosta da quello vero, attrezzaggio compreso. Se quello scarto è alto, tutto quello che costruisci sopra, la pianificazione a capacità finita, il Gantt colorato, il costo del prodotto, non risolve il problema: rende preciso un numero falso.

Che cos'è un software di gestione produzione, e che cosa non è

Un software di gestione produzione è il sistema che sa quattro cose che il tuo gestionale da solo non sa: che cosa sta facendo ogni macchina adesso, quanto tempo è costata davvero ogni fase di ogni lotto, che cosa bisogna fare domani e in che ordine, quali materiali e quali lotti sono finiti dentro ogni pezzo spedito. Serve a rispondere a una domanda sola, ma ogni giorno: stiamo producendo come pensavamo, e se non è così, ce ne accorgiamo in tempo per spostare qualcosa.

Sul mercato lo trovi con nomi diversi, e la confusione fa comodo a chi vende. MES, cioè manufacturing execution system, gestionale di produzione, modulo produzione dell'ERP, pianificazione avanzata, software di schedulazione, raccolta dati di produzione, monitoraggio macchine, piattaforma Industria 4.0. Sono cose che si sovrappongono solo in parte. Capire quale ti serve vale già metà della trattativa, perché i prezzi differiscono di un ordine di grandezza.

La differenza fra dire che cosa fare e sapere che cosa è successo

Il gestionale che hai già, quasi certamente, sa dire che cosa fare. Ha le distinte base, ha i cicli di lavoro, lancia gli ordini di produzione e calcola i fabbisogni di materiale. È tanto, ed è il motivo per cui moltissime aziende arrivano fin qui e si fermano. Quello che non sa è che cosa è successo dopo che l'ordine è stato stampato e portato in reparto. Per il gestionale un ordine di produzione è aperto o chiuso: in mezzo c'è il buio.

In quel buio vivono le domande che il titolare fa ogni mattina al capo reparto. A che punto è la commessa del cliente tedesco. Perché il centro di lavoro tre è fermo. Quanti pezzi buoni sono usciti ieri dalla pressa. Se riusciamo a consegnare venerdì. Quanto ci è costato davvero l'ultimo lotto di quel codice. Il capo reparto di solito risponde bene, perché è bravo. Il problema è che la risposta sta nella sua testa, e la sua testa non si somma, non si confronta con il preventivo e ad agosto va in ferie.

Non è un difetto del gestionale. Il gestionale registra le intenzioni, mentre governare un reparto significa decidere sui fatti, e la differenza è tutta nel tempo. Un ciclo sbagliato del venti per cento, se lo scopri al primo lotto, lo correggi nel preventivo successivo e magari rinegozi il prezzo. Se lo scopri dopo sei anni, hai fatto trenta preventivi sbagliati e non sai quali.

Le tre famiglie di aziende che lo cercano, e cercano cose diverse

Chi produce su commessa e su disegno. Carpenterie, costruttori di macchine, officine conto terzi con lotti piccoli e codici che cambiano. Qui il problema è il costo della singola commessa e la data di consegna, perché ogni lavoro è diverso dal precedente e il preventivo lo fa una persona a memoria. Il valore sta nella consuntivazione per commessa e nella pianificazione della capacità. Chi vende gli parla di efficienza delle macchine, e sbaglia bersaglio.

Chi produce a lotti ripetitivi. Stampaggio, torneria da barra, lavorazioni in serie per l'automotive o per l'elettrodomestico. Qui il problema è la resa delle macchine e il costo degli attrezzaggi: gli stessi codici tornano ogni mese, e ogni minuto perso si moltiplica per migliaia di pezzi. Il valore sta nel monitoraggio delle macchine, nell'OEE e nella sequenza degli ordini.

Chi ha un obbligo di tracciabilità. Alimentare, farmaceutico, dispositivi medici, fornitori certificati dell'automotive. Qui il dato non serve solo a lavorare, serve a dimostrare: quale lotto di materia prima è finito in quale lotto di prodotto, chi l'ha lavorato, con quali parametri. Il costo di non averlo è il richiamo che non sai delimitare, e che quindi deve comprendere tutto.

Le tre famiglie comprano prodotti che si chiamano allo stesso modo e ne usano pezzi diversi. Prima di guardare qualsiasi dimostrazione, decidi in quale stai, perché è l'unica cosa che rende confrontabili due preventivi.

Il conto vero: quanto ti costa oggi produrre su numeri che non sono i tuoi

Questo è il conto che quasi nessuno fa, perché nessuna di queste voci ha una riga nel bilancio: sono margine che non si è formato e capacità che non sai di avere. Prendo come riferimento un'officina conto terzi da otto milioni di fatturato, quarantacinque persone di cui trenta in reparto, dodici macchine fra centri di lavoro, torni e una linea di assemblaggio. È una taglia molto comune fra chi mi scrive.

Le commesse prezzate su tempi ciclo sbagliati

È la voce più grossa e la meno visibile. Supponi che un terzo del fatturato, circa due milioni e mezzo, passi su codici con il ciclo sottostimato del venti per cento, perché è stato scritto per il pezzo e non per il lotto, o quando la macchina era nuova e l'operatore era un altro. Se macchina e manodopera pesano il trentacinque per cento del prezzo, venti per cento in meno su quel trentacinque vale il sette per cento del prezzo. Il sette per cento di due milioni e mezzo sono circa centosettantamila euro l'anno di margine che credi di fare e non fai.

Il danno però non finisce lì. Se una parte dei cicli è sottostimata, un'altra parte è quasi sempre sovrastimata, e su quei codici fai prezzi alti e perdi le gare senza sapere perché. Il risultato è un portafoglio ordini che scivola verso i lavori su cui perdi, perché sono quelli su cui sei più competitivo. È il modo più efficiente che conosco per crescere di fatturato e calare di utile, con la coscienza a posto.

Gli attrezzaggi che nessuno governa

In un reparto senza pianificazione la sequenza degli ordini la decide il capo reparto al mattino, guardando le urgenze. È ragionevole ed è costoso, perché la sequenza che rispetta le urgenze raramente è quella che riduce i cambi. Un attrezzaggio in più al giorno su dodici macchine, a tre quarti d'ora l'uno, fa quasi duemila ore l'anno di capacità. Non sono tutte soldi, perché una macchina non satura non costa di più se sta ferma. Diventano soldi quando per recuperarle paghi i sabati o mandi un lavoro a un terzista: fra i venti e i sessantamila euro l'anno in un'azienda di quella taglia.

I fermi che nessuno registra

Qui il conto è diverso, perché la perdita non arriva ogni anno ma tutta insieme. Nelle PMI che non l'hanno mai misurata, l'efficienza complessiva delle macchine, quella che si chiama OEE e moltiplica disponibilità, velocità e qualità, sta di regola fra il quaranta e il sessanta per cento. Il titolare di solito la stima intorno all'ottanta. La differenza fra le due è capacità che c'è e non si vede: microfermi, attese di materiale, l'operatore che segue due macchine, il controllo qualità che arriva dopo mezz'ora.

Quella capacità invisibile diventa soldi il giorno in cui il reparto sembra saturo e si decide di comprare una macchina nuova. Trecentomila euro di centro di lavoro ammortizzati in sette anni sono circa quarantacinquemila euro l'anno, spesi per risolvere un problema che forse si risolveva guardando dove stavano ferme le macchine che c'erano già. Non dico che la macchina nuova sia sempre sbagliata. Dico che senza il dato dei fermi non sai se lo è.

Le consegne in ritardo

Il ritardo di consegna costa in quattro modi: i sabati pagati per recuperare, i trasporti urgenti, le penali quando il cliente le ha scritte nel contratto, e il costo più alto di tutti, che nessuno misura, il cliente che la volta dopo chiede un'offerta anche a un altro. Le prime tre voci stanno di solito fra i quindici e i quarantamila euro l'anno. La quarta la scopri quando il fatturato di quel cliente cala e nessuno sa dire perché.

La pianificazione ricostruita a mano

Il capo reparto passa ogni sera due ore sul foglio di calcolo per decidere il giorno dopo. Una persona dell'ufficio va in reparto tre volte al giorno a chiedere a che punto è una commessa, perché un cliente ha telefonato. Sono fra le quattrocento e le seicento ore l'anno, fra i dodici e i ventimila euro, fatte dalle persone più preziose che hai nel modo più demoralizzante che c'è: ricostruire invece di decidere.

Il totale, per un'azienda da otto milioni, sta fra gli ottanta e i trecentotrentamila euro l'anno, e nessuna azienda prende tutte e cinque le voci al massimo. La forchetta è larga perché la variabile vera non è la dimensione: è quanto è vario il tuo mix. Chi fa sempre gli stessi dieci codici sta in basso, chi lavora su trecento codici con lotti piccoli sta in alto. Prima di leggere il resto, fai il conto con i tuoi numeri, anche a occhio, su un foglio solo. Se il tuo totale sta sotto i trentamila euro l'anno, il software non è il tuo problema più urgente, e più avanti ti dico qual è.

Lo scarto dei tempi ciclo: il numero che decide se il progetto ha senso

Se dovessi tenere un solo numero di tutto l'articolo, terrei questo: di quanto il tempo ciclo scritto nel gestionale si discosta, in mediana, da quello che la produzione impiega davvero, attrezzaggio compreso. Lo chiamo lo scarto dei tempi ciclo. Decide tutto, perché ogni funzione di un software di gestione produzione, dal preventivo alla pianificazione al costo del prodotto, moltiplica quel numero per qualcos'altro.

Come si misura, in una giornata

Prendi i dieci codici che hanno fatturato di più negli ultimi dodici mesi. Per ognuno cerca due numeri. Il primo è il tempo ciclo scritto nel gestionale, sommando le fasi, in minuti per pezzo. Il secondo è il tempo vero degli ultimi tre lotti: ore macchina e ore uomo effettive, attrezzaggi compresi, divise per i pezzi buoni. Se hai già delle dichiarazioni di produzione le trovi lì. Se non le hai, le trovi nei fogli di lavoro del reparto. Se non hai nemmeno quelli, il prossimo lotto di ciascun codice lo cronometri, dal primo attrezzaggio all'ultimo pezzo buono. La differenza fra i due numeri, divisa per il tempo del gestionale, è lo scarto di quel codice. La mediana dei dieci è il tuo numero.

Se le dichiarazioni sono già in un database, la misura è una query. Questa è la forma che uso su SQL Server. I nomi delle tabelle nel tuo gestionale saranno diversi, la sostanza no:

-- Scarto fra tempo ciclo del gestionale e tempo vero, sui dieci codici che fatturano di più
WITH Fatturato AS (
    SELECT TOP (10) CodiceArticolo, SUM(Importo) AS Totale
    FROM RigheFattura
    WHERE DataFattura BETWEEN DATEADD(MONTH, -12, GETDATE()) AND GETDATE()
    GROUP BY CodiceArticolo
    ORDER BY SUM(Importo) DESC
),
Reale AS (
    SELECT CodiceArticolo,
           SUM(MinutiLavoro + MinutiAttrezzaggio) * 1.0
             / NULLIF(SUM(PezziBuoni), 0) AS MinutiVeriPerPezzo
    FROM DichiarazioniFase
    WHERE DataFine BETWEEN DATEADD(MONTH, -6, GETDATE()) AND GETDATE()
    GROUP BY CodiceArticolo
)
SELECT f.CodiceArticolo,
       c.MinutiCicloPerPezzo,
       r.MinutiVeriPerPezzo,
       (r.MinutiVeriPerPezzo - c.MinutiCicloPerPezzo) * 100.0
         / c.MinutiCicloPerPezzo AS ScartoPercento
FROM Fatturato AS f
JOIN CicliStandard AS c ON c.CodiceArticolo = f.CodiceArticolo
LEFT JOIN Reale AS r ON r.CodiceArticolo = f.CodiceArticolo
ORDER BY ScartoPercento DESC;

La riga che conta è la divisione per i pezzi buoni. Un attrezzaggio da un'ora su un lotto da cinquanta pezzi aggiunge un minuto e dodici secondi a ogni pezzo, mentre su un lotto da cinquemila non aggiunge quasi niente. Per questo i cicli scritti per il pezzo sono giusti sui lotti grandi e sbagliati su tutti gli altri, e i lotti si stanno rimpicciolendo da vent'anni. I codici che escono con lo scarto vuoto sono quelli senza dichiarazioni, e sono già un'informazione.

Tre precisazioni, perché la misura è facile da falsare senza volerlo. Conta i pezzi buoni, non quelli prodotti: lo scarto di produzione è tempo speso e non venduto. Non escludere i lotti andati male perché sembrano l'eccezione: se su tre lotti uno va male, l'eccezione è la regola. E non scegliere tu i codici perché sai che sono in ordine: i dieci codici li sceglie il fatturato.

Nelle PMI che non l'hanno mai misurato, il risultato sta quasi sempre fra il venti e il quaranta per cento. Lo scarto non è casuale: va quasi tutto nella stessa direzione, perché il tempo vero è più lungo di quello scritto. Il motivo è sempre lo stesso. Il ciclo lo ha scritto l'ufficio tecnico guardando il disegno e il programma della macchina, cioè il tempo in cui il truciolo vola. Tutto quello che succede prima e dopo nel ciclo non c'è: attrezzare, misurare il primo pezzo, aspettare il carrello, cambiare l'inserto.

Le quattro soglie, e che cosa puoi fare a ciascuna

Sotto il dieci per cento: hai i numeri. Sei in minoranza, e il tuo problema non è la misura ma la sequenza. Qui un sistema di pianificazione ripaga subito quello che costa, perché riordinare gli ordini per famiglie di attrezzaggio su tempi affidabili produce capacità vera. Puoi saltare buona parte di quello che segue e andare dritto alla scelta del prodotto.

Dal dieci al venticinque per cento: giusti in media, sbagliati sul singolo codice. Il preventivo regge sul totale dell'anno e perde sui codici nuovi, sui lotti piccoli e sulle urgenze, cioè esattamente dove i margini dovrebbero essere più alti. Qui serve la consuntivazione per codice, non la pianificazione. Una volta che i tempi veri tornano nel ciclo, lo scarto scende da solo in pochi mesi.

Oltre il venticinque per cento: prezzi di fantasia. Stai vendendo su numeri inventati, e ogni funzione avanzata costruita sopra è denaro anticipato per un risultato che non arriverà. La sequenza obbligata è una: prima si misura, poi si correggono i cicli, poi si pianifica. Chi ti propone di partire dalla schedulazione ti sta vendendo la parte con il ritorno più basso.

Ciclo assente: non lo sai. È la situazione normale di chi lavora su disegno, dove il tempo lo stima il preventivista a memoria. Il primo lavoro non è comprare un software, è scrivere i cicli dei codici che si ripetono, cioè di solito quel venti per cento dei codici che assorbe l'ottanta per cento delle ore. Bastano un foglio di calcolo e tre settimane.

La regola pratica è una sola: prima di comprare un software che ti dice che cosa fare, compra un modo di sapere che cosa è successo, perché un piano costruito su tempi sbagliati del trenta per cento è preciso e falso. Se il tuo scarto è alto, non hai un problema di pianificazione. Hai un problema di misura, costa poco risolverlo, e senza di lui niente del resto funziona.

Come il dato esce dal reparto senza fermare il reparto

Il dato esce dal reparto in tre modi: lo dichiara l'operatore, lo manda la macchina, oppure tutte e due le cose insieme. Qui si decide se il progetto vive o muore, e qui quasi nessuno guarda durante la scelta, perché nelle dimostrazioni si guardano i cruscotti. I cruscotti sono la parte facile, la conseguenza di un dato che entra. Se il dato non entra, il cruscotto è una schermata vuota che dopo tre mesi nessuno apre più.

Dichiarazione dell'operatore, macchina collegata, o tutte e due

La dichiarazione dell'operatore è il metodo più vecchio e quello che funziona dappertutto. Un terminale o un tablet a bordo macchina, fra i trecento e gli ottocento euro di hardware per postazione, dove l'operatore dichiara inizio e fine di una fase, pezzi buoni, scarti e il motivo di un fermo. Costa poco e dice il perché delle cose. Sul quando è impreciso, perché l'operatore dichiara quando si ricorda.

La macchina collegata è il metodo preciso. I controlli numerici recenti espongono lo stato e il contapezzi attraverso protocolli standard come OPC UA o MTConnect, e collegarli costa poco. Le macchine più vecchie richiedono un piccolo dispositivo che legge i segnali elettrici, fra i cinquecento e i tremila euro a macchina a seconda dell'età. La macchina sa esattamente quando è ferma. Non sa perché.

Il metodo ibrido è quello che vince quasi sempre: la macchina dice quando, l'operatore dice perché. Quando la macchina si ferma per più di qualche minuto, il terminale chiede il motivo e l'operatore sceglie fra poche voci. È l'unico modo per avere insieme la precisione del tempo e la spiegazione del fermo, cioè le due metà dell'OEE che contano per decidere.

Le sei condizioni che rendono praticabile la raccolta

Si dichiara in dieci secondi, a bordo macchina. Se il terminale è in fondo al reparto, vicino all'ufficio, l'operatore dichiara quando ci passa, cioè a fine turno, tutto insieme e a memoria. Il dato sembra buono ed è ricostruito, che è peggio del dato mancante perché ci prendi decisioni.

Si legge il codice sulla bolla di lavoro. Commessa, fase e codice articolo non si digitano: si legge un codice a barre o un QR stampato sulla bolla. Ogni campo digitato a mano in reparto è un errore che aspetta di succedere.

Otto causali di fermo, non quaranta. Guasto, attesa materiale, attesa operatore, attrezzaggio, controllo qualità, manutenzione programmata, mancanza di ordini, altro. Con quaranta voci vince sempre "altro", e l'analisi dei fermi diventa un grafico con una barra sola.

La macchina dice quando, l'operatore dice perché. Collegare cento parametri per macchina è un errore frequente: si spende nel collegamento e nessuno guarda i dati. Stato e contapezzi bastano per il primo anno.

Pezzi buoni e scarti si dichiarano al cambio fase. Se gli scarti si contano a fine mese in magazzino, non sai più su quale lotto e su quale macchina sono nati, e il dato non serve a correggere niente.

L'operatore vede qualcosa in cambio. Se a bordo macchina vede il suo tempo contro quello del ciclo e i prossimi lavori in coda, il dato lo cura perché è anche suo. Se il sistema è solo un controllo, dopo un mese diventa un adempimento e la qualità crolla.

La prova che vale più di tre dimostrazioni

Prima di firmare, prendi l'operatore più anziano del reparto, non il più giovane e appassionato. Mettigli davanti il terminale del prodotto in valutazione e chiedigli, con i guanti e con il cronometro acceso, di dichiarare l'inizio di una fase, un fermo per attesa materiale e la fine con tre scarti. Poi chiedigli di correggere una dichiarazione sbagliata. Se la prima operazione supera i quindici secondi, o la correzione è impossibile senza chiamare l'ufficio, quel prodotto in reparto non entrerà.

Le macchine che hai già pagato per collegare

C'è un dettaglio che vale soldi. Molte PMI hanno comprato negli ultimi anni macchine con gli incentivi per l'Industria 4.0, e fra i requisiti c'era l'interconnessione con i sistemi informatici di fabbrica. Spesso quella macchina è interconnessa sulla carta e nessuno legge i suoi dati. Quel dato l'hai già pagato, ed è il punto di partenza più economico che hai. Su che cosa comporta un cambio della configurazione rispetto all'incentivo, la parola è del tuo perito e del tuo commercialista. La parte tecnica, cioè come si fanno parlare macchine, SCADA e MES con .NET e OPC UA, l'ho descritta in questa guida all'integrazione fra SCADA e MES.

MES, pianificazione e fabbisogni: tre cose diverse con lo stesso nome

MES, pianificazione e fabbisogni sono tre mestieri distinti che i preventivi mettono sotto la stessa voce, con tre prezzi diversi e tre ritorni diversi. Averne uno non vuol dire avere gli altri. E l'ordine in cui li compri decide se funzionano, perché ognuno lavora sui numeri prodotti dal precedente.

Avanzamento e consuntivazione: il MES in senso stretto

Il MES raccoglie quello che succede in reparto: dichiarazioni di fase, pezzi buoni e scarti, stato delle macchine, fermi con il loro motivo, tempi veri contro tempi ciclo, e in molti settori la genealogia dei lotti. Nella classificazione dello standard ISA-95 sta a metà strada fra le macchine e il gestionale, ed è esattamente il pezzo che manca al buio di cui parlavo prima. È la funzione da cui partire sempre, perché è l'unica che produce numeri veri. Quello che non fa: non ti dice che cosa fare domani.

Pianificazione e schedulazione: che cosa fare, in che ordine

La pianificazione a capacità finita, che i fornitori chiamano APS, prende gli ordini aperti, la capacità di ogni macchina e i tempi ciclo, e propone una sequenza che rispetta le date di consegna e riduce gli attrezzaggi. Quando funziona è la funzione con il ritorno più visibile, perché trasforma capacità nascosta in capacità vera e ti dà date di consegna che puoi promettere. Richiede però una cosa che molte aziende non hanno: tempi ciclo affidabili. Su tempi sbagliati del trenta per cento produce un Gantt bellissimo che il reparto ignora dal secondo giorno, e ha ragione a farlo.

Distinte, cicli e fabbisogni: quello che c'è già

Distinte base, cicli di lavoro, calcolo dei fabbisogni di materiale e lancio degli ordini di produzione e di acquisto stanno quasi sempre già nel gestionale che hai, nel modulo che si chiama MRP. Raramente il problema è che manca. Il problema è che i cicli dentro l'MRP sono stati scritti anni fa e nessuno li aggiorna, perché nessuno ha i tempi veri per aggiornarli. Comprare un secondo MRP per risolvere questo è una spesa inutile: ti serve il MES che gli restituisce i numeri.

La tracciabilità, quando è un obbligo e non una scelta

In alcuni settori il MES non è un'ottimizzazione, è il modo di rispettare un obbligo. Nell'alimentare il regolamento europeo 178 del 2002, all'articolo 18, chiede di sapere da chi hai ricevuto ogni materia prima e a chi hai consegnato ogni prodotto. Nei dispositivi medici il regolamento europeo 745 del 2017 ha introdotto l'identificazione univoca dei dispositivi. Nell'automotive i clienti certificati secondo IATF 16949 chiedono ai fornitori la tracciabilità dei lotti come requisito contrattuale. Non sono un consulente di conformità, e su questi obblighi la parola definitiva è del tuo. Quello che posso dirti è che la tracciabilità fatta a mano regge finché non arriva il primo richiamo. A quel punto la differenza fra richiamare un lotto e richiamare tre mesi di produzione è tutta nel sistema.

L'ordine in cui comprare è quindi quasi sempre lo stesso: prima l'avanzamento, poi la pianificazione, mentre i fabbisogni di solito li hai già. Quasi tutti fanno il contrario, perché la pianificazione è la parte che si vede meglio in dimostrazione.

Quanto costa un software di gestione produzione: prodotto, modulo o su misura

Le strade sono tre e hanno tre economie diverse. I numeri che seguono sono le fasce che vedo praticate in Italia su aziende fra i due e i trenta milioni di fatturato. Servono a capire l'ordine di grandezza, non a sostituire un preventivo.

Il modulo produzione del gestionale che hai già

È la strada da valutare per prima, e il fornitore del tuo gestionale è la prima telefonata da fare. Molti gestionali italiani hanno un modulo di produzione, e se distinte e cicli sono già lì, attivarlo costa fra gli ottomila e i quarantamila euro fra licenza e avviamento, oppure un canone. Il vantaggio è che il costo non entra due volte nel sistema. Il limite è quasi sempre la raccolta in reparto, che in questi moduli è spesso una maschera pensata per l'ufficio: va provata con la prova dell'operatore anziano prima di firmare.

Il prodotto specializzato in abbonamento

Costa fra i quaranta e i centocinquanta euro al mese per macchina o per postazione, a seconda di quante funzioni attivi. L'avviamento, cioè collegamento delle macchine, configurazione, anagrafiche e formazione, sta fra i quindicimila e i sessantamila euro, e la voce che pesa di più è il collegamento delle macchine vecchie. Per dodici macchine e venti postazioni il primo anno sta di regola fra i quaranta e gli ottantamila euro. È la strada giusta per la maggioranza delle PMI sotto i venti milioni, e lo dico anche se ho interesse a dire il contrario. Il vantaggio non è il prezzo: i problemi del tuo settore qualcuno li ha già risolti e tu li erediti.

Il sistema su misura

Parte dai trentacinque ai settantamila euro per il nucleo: dichiarazioni a bordo macchina, stato delle macchine, consuntivo per commessa e per codice, integrazione con il gestionale. Sale fino ai centottantamila con pianificazione a capacità finita e tracciabilità dei lotti. La manutenzione annua è fra il quindici e il venti per cento di quello che hai speso, e va messa a bilancio dal primo giorno. Ha senso in tre casi. Quando il tuo modo di produrre è il vantaggio competitivo e non lo vuoi piegare a un prodotto. Quando le macchine sono tante e diverse, e nessun prodotto le collega tutte senza personalizzazioni che costano più del canone. Quando il gestionale che hai funziona, magari è vecchio di vent'anni e nessuno vuole toccarlo, e il problema è costruirgli intorno invece di sostituirlo. Quest'ultimo è il caso che vedo più spesso, ed è quello in cui un sistema su misura costa meno di quanto si pensi.

La soglia, in euro

La regola pratica che uso è questa: sotto i trentamila euro l'anno di spesa complessiva prevista, canoni e personalizzazioni comprese, vince quasi sempre il prodotto o il modulo del gestionale. Sopra, il conto va rifatto, perché a quel livello il canone su cinque anni raggiunge il costo di costruire e la differenza è tutta manutenzione, che paghi in entrambi i casi. Nel grafico il punto di pareggio cade intorno al quarto anno. A quel punto conta una variabile che non è economica: quanto cambierà la tua azienda in cinque anni. Se prevedi di raddoppiare le macchine o di entrare in un settore con obblighi di tracciabilità, la flessibilità di un sistema tuo vale il premio. Se il tuo modo di produrre è stabile da dieci anni, il prodotto è la scelta razionale. Il ragionamento completo fra le due strade, sui numeri, sta in gestionale aziendale, pacchetto o su misura.

L'integrazione con il gestionale: chi comanda su distinta, ciclo e ordine

Un software di gestione produzione vive in mezzo fra il gestionale e le macchine, e la domanda che nei preventivi non compare mai è chi comanda su ciascun dato. Il costo di un lotto nasce in tre posti diversi. L'ordine nasce nel gestionale, il tempo nasce in reparto, il materiale consumato nasce dal magazzino. Se non decidi prima chi comanda su ciascuno, avrai tre numeri diversi per lo stesso lotto e passerai le riunioni a discutere di quale sia giusto invece che di che cosa fare.

Le tre decisioni da prendere prima di firmare

Dove nasce l'ordine di produzione. Quasi sempre nel gestionale, che conosce il cliente, la distinta e il fabbisogno. Il MES lo riceve e non lo crea. Deve esserci un posto solo dove l'ordine nasce e dove si chiude: un ordine chiuso in reparto ma aperto nel gestionale produce fabbisogni fantasma, e il contrario produce pezzi che nessuno sa di avere.

Chi aggiorna i cicli. È la decisione che vale di più, perché è quella che fa scendere lo scarto dei tempi ciclo. Il sistema raccoglie i tempi veri, propone un aggiornamento quando lo scarto su un codice supera una soglia, e l'ufficio tecnico approva. L'aggiornamento automatico senza approvazione è un errore: un lotto andato male riscrive il ciclo, e il preventivo successivo diventa caro senza motivo. Chiedi al fornitore come funziona questo giro, perché parecchi prodotti raccolgono i tempi veri e poi li lasciano in un rapporto che nessuno legge.

Dove torna il consuntivo, e quando. Il tempo e gli scarti devono tornare sul costo della commessa, e il materiale consumato deve scaricare il magazzino. Si può scaricare a consumo, fase per fase, oppure a fine lotto. A consumo il magazzino è sempre vero ma serve disciplina in reparto; a fine lotto è più semplice ma per qualche giorno il magazzino mente. Va deciso prima, perché cambia il lavoro di chi sta in reparto. Il magazzino è la metà del problema che molti trascurano, e l'ho trattata in software gestione magazzino.

Come si chiede a un fornitore

Non chiedere se il prodotto si integra con il tuo gestionale, perché la risposta è sempre sì. Chiedi tre cose concrete. Quali dati passano in quale direzione e con quale frequenza, per esempio se gli ordini arrivano ogni minuto o una volta al giorno. Che cosa succede quando un ordine viene modificato nel gestionale mentre in reparto è già in lavorazione. E chi paga se l'anno prossimo il fornitore del gestionale cambia versione e il tracciato di scambio si rompe. Le risposte a queste tre domande, scritte nel contratto, valgono più di venti pagine di funzionalità.

Se il gestionale è vecchio, un sistema scritto anni fa in Visual Basic, in Access o su un server che nessuno osa spegnere, la tentazione è sostituire tutto. Quasi sempre è sbagliato, perché si rischia di fermare la contabilità per sistemare la produzione. Si costruisce uno strato di scambio, tabelle o interfacce ben definite, e il gestionale vecchio continua a fare il suo lavoro finché non arriva il momento giusto per sostituirlo.

Come si sceglie un software di gestione produzione in tre settimane

Un software di gestione produzione si sceglie bene in tre settimane: una sui tuoi numeri, una sulle dimostrazioni, una di prova in reparto. La selezione lunga non produce scelte migliori, produce scelte più difendibili. Questo è il metodo che uso con i clienti, fatto di lavoro vero e non di attesa.

Prima settimana: i tuoi numeri

Misura lo scarto dei tempi ciclo sui dieci codici, come descritto sopra: una giornata. Fai il conto delle cinque voci di perdita con i tuoi numeri, anche a occhio: mezza giornata. Poi segui una bolla di lavoro vera, dall'ordine del cliente alla spedizione, e scrivi su una pagina sola chi la tocca, dove si ferma e quante volte qualcuno ricopia un dato a mano. Di solito è il documento che apre gli occhi più di tutti, perché saltano fuori due passaggi che nessuno sapeva esistessero.

Poi scegli i tuoi cinque casi. Non le funzionalità: i casi. Per esempio: l'operatore dichiara una fase con tre scarti e un fermo per attesa materiale; la macchina si ferma e il sistema chiede il motivo; il titolare vede il lunedì mattina i dieci codici con il tempo vero contro il ciclo; arriva un ordine urgente e il sistema dice quali consegne slittano; un cliente chiede in quali prodotti è finito un lotto di materia prima. Cinque, non venti.

Seconda settimana: le dimostrazioni, fatte come si deve

Chiedi a due o tre fornitori di mostrarti quei cinque casi, nell'ordine che decidi tu e con dati che assomigliano ai tuoi. Non lasciare che la dimostrazione la guidi il venditore, perché il suo copione è costruito sui punti di forza del prodotto. Il momento più informativo è quando chiedi una cosa fuori copione e guardi come reagisce. Chi conosce il prodotto ti dice subito che quella cosa non si fa e come si aggira. Chi non lo conosce promette, e poi manda una richiesta di sviluppo.

Le domande da fare a tutti sono sempre le stesse, per poterle confrontare. Quanto costa in totale il terzo anno, con le macchine e le persone che avrai fra tre anni. Quanto costa collegare le tue due macchine più vecchie, con nome e modello. Che cosa succede se dopo due anni smetti, in che formato escono i tuoi dati e quanto costa l'estrazione. Chi fa l'avviamento, qualcuno che conosce il tuo settore o un tecnico generico. E se puoi parlare con due aziende come la tua, senza il venditore presente.

Terza settimana: la prova in reparto

Una macchina, un turno, un operatore vero, con il prodotto che è arrivato primo. Non una demo in sala riunioni, ma la prova dell'operatore anziano fatta sul serio, più una giornata di dichiarazioni vere confrontate la sera con quello che il capo reparto sa. Se alla sera i due numeri tornano, hai trovato il prodotto. Se non tornano, hai scoperto dove sta il problema prima di pagarlo.

Le tre cose da sistemare prima di comprare qualsiasi cosa

Ci sono tre lavori che costano poco, si fanno in poche settimane e senza i quali qualunque software di gestione produzione rende la metà: separare l'attrezzaggio nei cicli, ridurre le causali di fermo, decidere chi dichiara e perché. Vanno fatti prima, non dopo, perché dopo il progetto è già partito e nessuno torna indietro.

I cicli con l'attrezzaggio separato. Ogni fase dei codici principali deve avere due tempi distinti: il tempo di attrezzaggio, che si paga una volta per lotto, e il tempo per pezzo. Senza questa separazione nessun sistema può calcolare il costo di un lotto piccolo, e nessuna pianificazione può capire che raggruppare due ordini risparmia un'ora. È un lavoro dell'ufficio tecnico con il capo reparto, sui venti codici che assorbono più ore: una settimana, e vale più di metà del software.

Le causali di fermo. Otto voci, decise insieme al reparto, scritte in parole che l'operatore usa davvero. Conviene sceglierle guardando dove si pensa di perdere tempo, perché quelle sono le voci su cui vuoi vedere i numeri. Una causale che nessuno sceglie mai dopo un mese si toglie, e una voce "altro" scelta troppo spesso significa che ne manca una.

La decisione su chi dichiara, e perché. Il dato di produzione serve a governare il reparto, non a controllare le persone, e va detto chiaramente prima di partire. C'è anche un aspetto di legge. L'articolo 4 dello Statuto dei lavoratori regola gli strumenti da cui può derivare un controllo a distanza dell'attività dei dipendenti. Un sistema che registra chi ha lavorato su quale macchina e per quanto tempo può ricadere in quella disciplina, che in certi casi richiede un accordo sindacale o un'autorizzazione dell'Ispettorato. Non sono un consulente del lavoro: parlane con il tuo prima di comprare, non dopo, perché cambia come si imposta il sistema e non solo che cosa si firma.

Aggiungo un modo di partire che non è un lavoro ma una scelta: una cella pilota, una sola, con due o tre macchine e un capo turno che non ti odia. Fai andare tutto lì per sei settimane prima di estendere. Le aziende che partono su tutto il reparto insieme finiscono per tornare alle bolle di carta al primo mese difficile. La seconda volta è molto più dura, perché a quel punto in azienda tutti sanno che quella cosa non ha funzionato.

Se il tuo totale delle cinque voci stava sotto i trentamila euro l'anno, ecco il tuo problema più urgente: sono questi tre lavori, non il software. Falli, rifai la misura dopo tre mesi, e solo allora guarda i prodotti.

Da dove si comincia

Si comincia da un primo rilascio piccolo, perché un sistema di gestione produzione non è un progetto informatico: è un progetto di raccolta dati, e i progetti di raccolta riescono quando chiedono poco a chi sta in reparto. Il primo rilascio che funziona quasi sempre è questo. Bolle di lavoro con un codice leggibile. Dichiarazione di inizio, fine, pezzi buoni e scarti per ogni fase. Stato delle tre o quattro macchine più cariche. Un rapporto solo che il lunedì mattina mostra i venti codici principali con il tempo vero contro il ciclo e i fermi della settimana divisi per causale. Nient'altro.

Con quel perimetro sei operativo in poche settimane con un prodotto, in due o tre mesi se costruisci su misura. Da quel momento la misura dello scarto dei tempi ciclo la puoi rifare ogni mese sugli stessi dieci codici. Se scende, il progetto sta funzionando. Se non scende, il problema è nella raccolta o nel giro di aggiornamento dei cicli, e nessuna funzione in più lo aggiusterà. Tutto il resto, la pianificazione a capacità finita, la tracciabilità completa, il collegamento di tutte le macchine, si costruisce sopra un dato di cui ti puoi fidare. Costa meno, perché a quel punto sai che cosa ti serve davvero.

Il titolare delle flange, alla fine, non ha comprato niente per i primi due mesi. Ha fatto misurare i dieci codici, ha scoperto che sei avevano cicli sottostimati di più del venticinque per cento, e ha rifatto i prezzi di tre clienti prima di scegliere qualunque prodotto. Il software è arrivato dopo, e ha funzionato perché aveva numeri veri su cui lavorare.

Se stai facendo questo conto adesso e vuoi capire da che parte della soglia sei prima di spendere qualcosa, mandami due pagine: il percorso di una tua bolla di lavoro dall'ordine alla spedizione, più i due numeri della prova, cioè lo scarto dei tempi ciclo sui dieci codici e il totale delle cinque voci. In mezz'ora ti dico se il tuo è un problema di prodotto, di modulo del gestionale che hai già o di su misura. Nei casi in cui è un problema di organizzazione te lo dico lo stesso, perché un cliente che compra la cosa sbagliata torna arrabbiato. Puoi chiedere una consulenza per fare quel conto insieme, oppure guardare come lavoriamo sul software gestionale su misura.

Se invece stai ancora inquadrando il problema, tre letture che stanno intorno a questa. Il controllo dei costi quando lavori su commessa, che è lo stesso problema visto dall'ufficio invece che dal reparto, sta in software gestione commesse. I fermi per guasto e la manutenzione delle macchine, che sono metà dell'OEE, stanno in software gestione manutenzione impianti. E se ti chiedi quando conviene costruire invece di comprare in generale, il punto di partenza è sviluppo software su misura.